材料采购询价函管理制度

PAGE材料采购询价函管理制度一、总则（一）目的为规范公司材料采购询价函的管理，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及材料采购询价函的编制、发送、接收、评审及相关后续工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保采购询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.透明性原则：采购询价函的内容、评审标准等应向所有供应商公开，接受监督。4.效益性原则：在保证材料质量的前提下，通过合理询价、比价，实现采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责材料采购询价函的发起，根据采购需求确定询价范围、询价内容等关键要素。2.收集、整理供应商报价，组织相关部门对报价进行评审。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。（二）需求部门1.明确材料的规格、型号、数量、质量要求等采购需求，并及时提交给采购部门。2.参与采购询价函的评审工作，提供专业意见和建议。（三）财务部门1.协助采购部门制定采购预算，对采购成本进行核算和控制。2.审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容。（四）法务部门1.对采购询价函及采购合同进行合法性审查，确保符合法律法规要求。2.处理采购过程中的法律纠纷和风险防范。三、材料采购询价函的编制（一）询价函内容要求1.公司基本信息：包括公司名称、地址、联系方式等。2.询价项目概述：清晰描述所需采购材料的名称、规格、型号、数量、质量标准等详细信息。3.交货要求：明确交货时间、地点、交货方式等。4.报价要求：规定报价的有效期、报价方式（如含税价、不含税价等）、报价包含的费用明细等。5.技术规格要求：如有特殊技术要求，应详细说明，确保供应商能够准确理解。6.售后服务要求：如维修、保养、退换货等方面的要求。7.附件：可附上相关技术文件、图纸等资料，以便供应商更好地了解采购需求。（二）编制流程1.采购部门收到需求部门提交的采购需求后，进行初步审核，确保需求明确、合理。2.根据审核后的采购需求，采购部门安排专人编制询价函。编制过程中应与需求部门充分沟通，确保询价函准确反映采购要求。3.询价函编制完成后，由采购部门负责人进行审核，审核内容包括询价函的完整性、与采购需求的一致性、表述的准确性等。审核通过后，方可发送给供应商。四、材料采购询价函的发送（一）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，名录中的供应商应具备良好的信誉、生产能力、质量保证能力等。2.根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名录中选择合适的供应商发送询价函。对于新的采购项目，也可通过市场调研、行业推荐等方式寻找潜在供应商，并进行资格审查后发送询价函。（二）发送方式1.询价函可通过邮件、传真、信函等方式发送给供应商。邮件发送时应确保邮件主题明确，正文清晰，附件完整。传真和信函发送时应注意确认对方是否收到。2.在发送询价函时，应记录发送时间、发送方式、接收对象等信息，以便后续跟踪和查询。五、材料采购询价函的接收与评审（一）接收1.采购部门负责接收供应商的报价文件。供应商应在询价函规定的报价有效期内提交报价。2.对接收的报价文件进行登记，记录报价供应商名称、报价时间、报价内容等关键信息，并检查报价文件的完整性。（二）评审1.成立评审小组：评审小组由采购部门牵头，成员包括需求部门、财务部门、技术部门等相关人员。根据采购项目的复杂程度和金额大小，确定评审小组的组成人员。2.评审标准制定：评审小组根据采购需求和公司利益，制定评审标准。评审标准可包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，各项标准应明确权重和评分细则。3.评审过程：评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，按照评审标准进行打分或评价。评审过程中应充分讨论，确保评审结果客观、公正。4.评审结果记录：评审小组应将评审过程和结果进行详细记录，形成评审报告。评审报告应包括供应商名称、报价情况、评审得分、推荐意见等内容。六、采购决策与合同签订（一）采购决策1.根据评审报告，采购部门综合考虑各方面因素，确定最终的供应商和采购价格。2.采购决策应报公司相关领导审批，审批通过后方可进行合同签订。（二）合同签订1.采购部门根据采购决策，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应与询价函及评审结果一致。2.合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。审查通过后，方可签订合同。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行各自职责。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对材料采购询价函的管理情况进行审计，检查询价过程是否合规、评审结果是否公正、合同签订是否符合规定等。2.公司设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）外部监督1.主动接受供应商及相关行业协会、监管部门的监督，对于提出的意见和建议，应认真对待并及时整改。2.定期向供应商通报公司采购询价函管理制度的执行情况，听取供应商的意见和建议，不断完善管理制度。八、档案管理（一）档案内容材料采购询价函管理过程中形成的各类文件和资料，包括询价函、报价文件、评审报告、采购合同等，均应作为档案进行管理。（二）档案整理与归档1.采购部门负责对询价函管理过程中的文件和资料进行整理，按照时间顺序和类别进行分类。2.整理后的文件和资料应及时归档，建立电子档案和纸质档案。电子档案应进行备份，确保数据安全。纸质档案应存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏档案。2.因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经公司相关领导批准后，办理借