机场科技公司采购制度

PAGE机场科技公司采购制度一、总则（一）目的为规范机场科技公司（以下简称“公司”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，确保采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于设备采购、物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议采购战略规划和年度采购计划。2.审批重大采购项目的采购方案、预算及合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购部职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程及标准。2.根据公司需求，编制采购计划，组织采购活动。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同纠纷。5.建立采购档案，做好采购信息的统计、分析和报告工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部进行采购工作。其职责如下：1.根据业务需要，准确填写采购申请单，详细描述采购需求。2.参与采购项目的技术谈判、商务谈判等工作。3.协助采购部对采购物资进行验收。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请单，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请单后，对其进行初步审核，核实采购需求的合理性、完整性等。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间安排等。2.选择供应商：采购部通过多种渠道收集供应商信息，对供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。3.采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款达成一致。4.签订合同：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经公司法律顾问审核后，与供应商签订合同。合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部通知需求部门做好验收准备工作。2.物资到货后，由需求部门会同采购部等相关部门按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等。3.验收合格后，需求部门填写验收报告，经相关人员签字确认。如验收不合格，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购部根据合同约定和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件。采购部组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、技术规格复杂且难以明确、市场竞争不充分的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。采购部组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术、商务等条款进行谈判。谈判结束后，采购部要求供应商进行最后报价，根据报价和谈判情况确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。采购部对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部填写单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的理由及相关情况。采购申请经采购决策委员会审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部根据公司业务需求和采购战略，制定供应商开发计划。2.通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息。3.对潜在供应商进行初步筛选，实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术水平等，评估其是否具备合作条件。（二）供应商评估1.建立供应商评估指标体系，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。2.定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评估不合格的供应商，及时采取整改措施或终止合作。（三）供应商选择1.在采购项目实施前，采购部根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。2.对于新的采购项目，优先选择与公司合作良好、信誉度高、产品质量可靠的供应商。3.在选择供应商时，应充分考虑供应商的综合实力、价格优势、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司的采购需求。（四）供应商关系维护1.采购部与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司的采购需求和质量要求，了解供应商的生产经营状况和合作意向。2.对于供应商提出的问题和困难，采购部应积极协调解决，建立良好的合作关系。3.对供应商的表现进行定期评价，根据评价结果给予相应的奖励或惩罚，激励供应商不断提高服务质量和产品质量。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险（价格波动、供应短缺等）、质量风险（产品质量不合格、售后服务不到位等）、合同风险（合同条款不完善、合同执行纠纷等）、人员风险（采购人员违规操作、受贿等）等。2.建立风险预警机制，对识别出的风险进行实时监测，及时发现风险变化情况。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和风险应对策略。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，确保在市场价格波动时能够保持相对稳定的采购成本。拓展采购渠道，增加供应商选择范围，降低供应短缺风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对采购物资进行质量检验。在采购合同中明确质量标准和验收条款，对质量不合格的物资，严格按照合同约定处理。建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资，及时追溯原因，采取相应的整改措施。3.合同风险应对：加强合同管理，严格审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时与供应商沟通协商，确保合同顺利履行。加强对合同纠纷的处理能力，依法维护公司合法权益。4.人员风险应对：加强对采购人员的培训和教育，提高其业务水平和职业道德素养，防止违规操作和受贿行为的发生。建立健全采购人员考核机制，对采购人员的工作表现进行定期考核，激励其积极履行职责。加强内部监督和审计，对采购活动进行全过程监督，发现问题及时处理。七、采购信息管理（一）采购档案管理1.采购部负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件资料进行分类整理、归档保存。2.采购档案内容包括采购申请单、采购审批文件、采购合同、供应商资料、验收报告、付款凭证等。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司