机关事务采购管理制度

PAGE机关事务采购管理制度一、总则（一）目的为加强机关事务采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门及所属单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和承包商，确保采购项目的质量和效益。4.公正诚信原则：采购活动应公正对待所有参与方，诚实守信，履行合同约定。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，注重节约采购资金，提高采购效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善机关事务采购管理制度，并组织实施。审核采购预算，编制采购计划，下达采购任务。建立和管理采购供应商库，组织采购招标、谈判、询价等采购活动。监督采购合同的签订、履行和验收，协调处理采购过程中的争议和问题。负责采购项目的绩效评价和统计分析工作。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，编制采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等。参与采购项目的调研、论证、招标等工作，提供技术支持和商务意见。负责采购项目的验收工作，对采购货物、工程和服务的质量、数量、规格等进行检验和评估。配合采购管理部门做好采购项目的绩效评价工作。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用。参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。负责采购项目的财务核算和审计工作。4.纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，受理采购活动中的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和工作实际需要，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算，报采购管理部门审核。2.采购管理部门应会同财务部门对各需求部门报送的采购预算进行审核，结合机关事务采购计划和资金状况，提出审核意见，报机关领导审批。3.采购预算经审批后，由采购管理部门下达给各需求部门执行。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购方式等内容。（二）预算调整1.采购预算一经批准，原则上不得调整。因特殊情况确需调整的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，报采购管理部门审核。2.采购管理部门应会同财务部门对需求部门提出的预算调整申请进行审核，提出审核意见，报机关领导审批。3.采购预算调整经审批后，由采购管理部门下达给各需求部门执行。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据机关事务采购预算和工作实际需要，于每年[具体时间]前编制下一年度采购计划，报机关领导审批。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、金额、采购方式、采购时间等内容。采购计划应根据采购项目的特点和实际情况，合理安排采购时间，确保采购项目按时完成。（二）计划执行1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.需求部门应按照采购计划的要求，配合采购管理部门做好采购项目的各项工作，及时提供采购项目的相关资料和信息。3.采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决采购过程中存在的问题，确保采购计划的顺利执行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到[具体金额]以上的。工程采购项目单项采购金额达到[具体金额]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应为三人以上的单数。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报机关领导审批。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请单，明确采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、采购预算等内容，并报部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请单进行审核，签署审核意见后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到需求部门报送的采购申请单后，应会同财务部门对采购申请进行审核，提出审核意见。2.采购申请经审核通过后，报机关领导审批。机关领导根据采购申请的内容和实际情况，签署审批意见。（三）采购实施1.采购管理部门根据机关领导的审批意见，组织实施采购活动。采购活动应按照采购方式管理的规定，选择合适的采购方式进行。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购管理部门、需求部门、财务部门等相关人员组成，成员人数应为三人以上的单数。5.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报机关领导审批。6.采用询价方式采购的，采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。采购管理部门应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同财务部门对采购合同进行审核，提出审核意见。采购合同经审核通过后，报机关领导审批。3.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应督促成交供应商按照合同约定履行义务，及时提供采购货物、工程和服务。2.需求部门应按照合同约定，对采购货物、工程和服务进行验收。验收合格后，需求部门应签署验收意见。3.财务部门应按照合同约定，及时办理采购款项的支付手续。（六）验收管理1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程和服务进行验收。验收内容包括采购项目的规格、数量、质量、技术要求等。2.验收人员应按照验收标准和程序进行验收，填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应签署验收意见。验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与成交供应商协商解决。六、采购监督管理（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全采购内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期对采购项目的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决采购过程中存在的问题。3.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金的合理使用。4.纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，受理采购活动中的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督1.采购管理部门应及时、准确、完整地公开采购信息，接受社会监督。2.在采购活动中，采购管理部门应邀请机关内部的纪检监察部门、审计部门等相关人员参与监督，确保采购活动的公正、公平、公开。3.采购管理部门应积极配合财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，及时提供采购项目的相关资料和信息。七、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、售后服务等方面。3.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合准入条件的供应商中选择供应商，并建立供应商库。(二)供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，并根据评价结果对供应商进行分类管理。2.供应商评价应采用定性评价和定量评价相结合的方式，评价结果应作为供应商选择、采购合同签订、采购款项支付等方面的重要依据。（三）供应