旭辉采购制度

PAGE旭辉采购制度一、总则（一）目的为规范旭辉集团采购活动，加强采购管理，确保采购工作的合规、高效、透明，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于旭辉集团总部及各下属公司、项目公司的采购活动，包括但不限于工程建设、物资采购、服务采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，杜绝不正当竞争。4.专业性原则：采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规，确保采购工作的专业性和准确性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会采购决策委员会是公司采购活动的最高决策机构，负责审议重大采购项目、采购政策及采购管理制度等。成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等，由公司总经理担任主任委员。2.职责审批年度采购计划和预算。审议重大采购项目的采购方式、采购文件、评标标准等。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商的选定、合同的签订等。监督采购制度的执行情况，对违规行为进行处理。（二）采购执行部门1.采购部门采购部门是公司采购活动的具体执行部门，负责组织实施各类采购项目。职责包括采购需求的收集与整理、采购计划的制定与执行（含采购预算的编制）、供应商的开发与管理、采购合同的签订与执行、采购款项的支付申请等。2.采购人员职责负责采购项目的具体操作，包括市场调研、供应商筛选、采购谈判、合同起草与签订等工作。及时了解市场动态和供应商信息，为公司提供采购决策支持。严格遵守采购制度和工作流程，确保采购工作的合规性和准确性。负责采购项目的进度跟踪和协调，及时解决采购过程中出现的问题。建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。（三）相关部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等详细信息。参与采购项目的评标工作，提供专业意见和建议。负责采购物品或服务的验收工作，确保符合公司需求。2.财务部门负责审核采购预算，参与采购合同条款的审核，确保采购成本的合理性和可控性。按照公司财务制度和采购合同的约定，办理采购款项的支付手续。对采购活动进行财务监督，定期进行采购成本分析，提供财务数据支持。3.法务部门参与采购合同的起草、审核工作，确保合同条款符合法律法规要求，并维护公司合法权益。对采购过程中的法律风险进行评估和防范，提供法律咨询和建议。处理采购活动中的法律纠纷，保障公司正常运营。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司业务发展需要、项目进度安排等，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间、预算金额等信息。申请表应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应在申请表中注明紧急原因，并尽可能提前与采购部门沟通协调。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求申请表后，对需求进行初步审核审核需求的合理性和必要性，确保与公司业务目标相符。核实预算金额的准确性，如有疑问及时与需求部门沟通。2.根据审核结果制定采购计划明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）。确定采购时间节点，包括招标公告发布时间、投标截止时间、开标时间、评标时间、合同签订时间等。将采购计划报采购决策委员会审批，经批准后的采购计划作为采购活动的执行依据。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。收集渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加各类展会等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等。对于符合基本条件的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，了解其实际运营情况、生产工艺、质量管理体系等，形成考察报告。2.供应商评估采购部门定期（至少每年一次）对现有供应商进行评估，评估内容包括供货质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会和优惠政策，对于不合格供应商及时淘汰，并寻找新的替代供应商。3.供应商选择根据采购项目的特点和需求，从合格供应商名单中选择若干家供应商参与投标或谈判。对于公开招标项目，通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商报名投标。采购部门负责编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购项目，采购部门向选定的供应商发出邀请文件，组织供应商进行投标或谈判。在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购价格、质量标准、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，并形成谈判记录。评标委员会或谈判小组按照既定的评标标准或谈判原则，对供应商的投标文件或谈判方案进行评审，推荐中标候选人或确定成交供应商。采购决策委员会根据评标委员会或谈判小组的推荐意见，最终确定中标供应商或成交供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，必须经法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。审核通过后的合同由采购部门负责签订，并加盖公司合同专用章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行各自职责。（五）采购项目执行与监控1.采购项目执行采购部门负责跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行交货义务。需求部门应积极配合采购部门，及时提供必要的协助和支持，共同推进采购项目的顺利实施。在采购项目执行过程中，如出现合同变更、交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题，并将情况及时反馈给相关部门。2.采购项目监控采购部门定期对采购项目的执行情况进行检查和评估，检查内容包括采购进度、采购质量、采购成本、合同执行情况等方面。财务部门负责对采购款项的支付情况进行监控，确保支付符合合同约定和公司财务制度。公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购过程是否合规、采购制度是否执行到位等，发现问题及时提出整改意见。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行逐一核对和检验。2.验收合格后，需求部门填写《采购验收报告》，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购部门将验收报告作为办理采购款项支付的依据之一。3.如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决问题，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购款项支付1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《采购款项支付申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、供应商名称、支付金额、支付方式等信息，并附上采购合同、验收报告等相关证明文件提交至财务部门。2.财务部门收到支付申请表后，对申请内容进行审核审核支付金额是否与合同约定相符，是否有超付情况。检查相关证明文件是否齐全、有效。核实采购项目是否已完成验收，验收结果是否合格。3.经财务部门审核通过后，按照公司财务制度和采购合同的约定办理采购款项支付手续。支付方式可包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。风险等级分为高、中、低三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险建立市场价格监测机制，及时关注市场价格动态，分析价格走势。对于价格波动较大的采购项目，可采取套期保值、签订长期合同、分批采购等方式降低价格风险。加强与供应商的沟通协商，争取在价格调整方面达成共识，共同应对市场价格波动。2.供应商违约风险加强供应商管理，严格筛选供应商，确保供应商具备良好的信誉和履约能力。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。建立供应商履约保证金制度，要求供应商缴纳一定金额的履约保证金，以保障公司利益。定期对供应商进行评估和考核，及时发现供应商的潜在风险，采取相应的措施进行防范和化解。3.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购过程中的质量监控，可委托专业机构对采购物品或服务进行质量检验。建立质量反馈机制，及时处理采购过程中出现的质量问题，要求供应商采取整改措施，直至质量符合要求为止。4.法律风险加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购行为合法合规。采购合同签订前必须经法务部门审核，避免合同条款存在法律漏洞或风险。对于重大采购项目，可聘请专业律师提供法律咨询和服务，防范法律风险。五、采购档案管理(一)档案内容1.采购项目相关文件，包括采购需求申请表、采购计划、招标文件、投标文件、谈判记录、采购合同、验收报告等。2.供应商资料，包括供应商营业执照、资质证书、业绩证明、考察报告、评估记录等。3.采购活动过程中的其他文件，如会议纪要沟通函件等。(二)档案整理与归档1.采购部门负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对相关文件进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案应采用纸质和电子两种形式保存，纸质档案应装订成册，编制目录，便于查阅；电子档案应进行备份存储，并建立索引，方便检索。(三)档案保管与查阅1.采购档案由专人负责保管，保管期限按照公司档案管理制度执行。2.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到