旅游局采购业务管理制度

PAGE旅游局采购业务管理制度总则目的为规范旅游局采购业务管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于旅游局机关及所属事业单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购过程公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，保证采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购职责分工采购管理部门职责1.负责制定和完善采购业务管理制度、流程和操作规范。2.审核采购预算，编制采购计划，报相关领导审批后组织实施。3.建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和评价。4.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的实施。5.协调采购过程中的相关事宜，处理采购争议和投诉。6.监督采购合同的签订、履行和验收，负责采购文件的归档管理。财务部门职责1.负责审核采购预算，安排采购资金。2.参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。3.对采购资金使用情况进行财务核算和监督检查。使用部门职责1.根据实际工作需要，提出采购需求，填写采购申请单。2.参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和验收工作。3.负责采购项目的使用和管理，及时反馈使用过程中的问题。审计部门职责1.对采购活动进行审计监督和检查，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。2.对采购合同进行审计，监督采购资金的使用情况。3.对采购过程中的违规行为提出处理建议，督促整改落实。采购预算管理预算编制1.使用部门应根据年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对各部门的采购预算草案进行汇总审核，结合财政部门下达的预算控制指标，编制全局采购预算草案，报局领导审核后，提交财政部门审批。预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，并向局领导报告。2.审计部门应对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金合理使用。采购计划管理计划编制1.采购管理部门根据批准的采购预算和实际工作进度，编制采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应报局领导审批后组织实施。计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，应提前提出书面申请，说明调整原因和调整内容，报局领导批准。2.采购计划调整后，应及时通知相关部门和供应商。采购方式及程序公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定供应商投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。3.公开招标程序：采购管理部门发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间和开标时间等。供应商报名并获取招标文件，按照招标文件要求编制投标文件。采购管理部门组织开标、评标和定标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人，采购人根据评标委员会的推荐确定中标供应商。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定供应商投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购;采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。3.邀请招标程序：采购管理部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购管理部门组织开标、评标和定标，评标委员会按照招标文件规定进行评标，推荐中标候选人，采购人根据评标委员会的推荐确定中标供应商。采购管理部门向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，并向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。供应商按照谈判邀请书要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出成交候选人名单中确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有未成交的供应商。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购;发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商采购;必须保证原有采购项目一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。3.单一来源采购程序：采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的货物、工程和服务的名称、数量、预算金额等内容，报局领导审批。采购管理部门组织与供应商进行协商，确定采购价格和其他采购条件。采购管理部门与供应商签订采购合同，并将采购结果报财政部门备案。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，并将成交结果通知所有未成交的供应商。采购合同管理合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号及数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并符合法律法规和行业标准的要求。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交付货物、提供服务或完成工程。2.使用部门应配合供应商做好合同履行工作，及时验收货物、服务或工程，并在验收合格后出具验收报告。3.采购管理部门应跟踪采购合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。合同变更1.在采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报财务部门备案。合同终止1.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，合同终止。2.合同终止后应及时办理相关手续，包括货物交接清算、资金结算、合同归档等。采购验收管理验收组织1.采购项目完成后，采购管理部门应组织使用部门、财务部门等相关人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应根据采购合同和相关标准要求，制定验收方案，并按照验收方案进行验收。验收内容1.货物验收应包括货物的数量、规格型号、质量、外观包装等方面，同时应检查货物的技术资料、产品合格证、质量检验报告等文件是否齐全。2.工程验收应按照工程设计文件和施工合同要求，对工程质量、工程进度、工程安全等方面进行验收。3.服务验收应根据服务合同约定，对服务内容、服务质量、服务期限等方面进行验收。验收程序1.供应商完成采购项目后，应向采购管理部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.采购管理部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。3.验收小组按照验收方案进行验收，验收合格后出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改，整改后重新验收。验收报告1.验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、供应商名称、验收内容、验收标准、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。2.验收报告作为支付采购资金的依据之一。采购资金管理资金支付1.财务部门应根据采购合同和验收报告，按照规定的程序和时间支付采购资金。2.采购资金支付应严格执行国库集中支付制度和财政资金管理规定，确保资金安全、规范、高效使用。资金核算1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行核算，准确记录采购项目的资金收支情况。定期对采购资金使用情况进行统计和分析，为采购决策提供依据。资金监督1.审计部门应加强对采购资金使用情况的审计监督，检查采购资金是否专款专用，有无截留、挪用、浪费等问题。2.采购管理部门和财务部门应配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请单、采购预算、采购计划、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等相关资料。档案整理采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购档案进行分类、编号、装订、保管。档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案的完整性和安全性。档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经批准后按照规定的程序查阅。查阅档案时不得擅自涂改、复制、转借或销毁档案资料，并应做好查阅记录。监督检查与责任追究监督检查1.采购管理部门应定期对采购业务进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购业务的合法性、合规性和效益性。3.