旅游局采购管理制度

PAGE旅游局采购管理制度一、总则（一）目的为了规范旅游局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于旅游局机关及所属事业单位（以下统称“局内各部门”）使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择质量可靠、价格合理、服务优良的供应商，实现采购效益最大化。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立旅游局采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购政策、采购计划、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立旅游局采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购评审、合同签订与执行等工作。（三）采购监督机构成立旅游局采购监督小组，由局纪检监察部门及相关人员组成。采购监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等，对违规行为进行查处。（四）各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等采购文件编制所需资料，并对采购项目的实施和验收负责。2.财务部门：负责审核采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照财政部门的相关规定和要求进行编制，确保预算的准确性和完整性。采购预算应报经采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购办公室应根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购活动顺利进行。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期检查采购资金的使用情况，确保资金使用合规、安全、有效。2.审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，检查预算编制的准确性、执行的合规性和资金使用的效益性，对发现的问题及时提出整改意见。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应通过政府采购信息发布平台发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应通过随机方式选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要，填写《旅游局采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式等内容，并报部门负责人审核签字。2.需求调研：采购办公室收到采购申请后，应组织相关人员对采购项目进行需求调研，了解采购项目的技术要求、市场情况等，为采购文件编制提供依据。3.采购文件编制：采购办公室根据需求调研结果，编制采购文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应报采购领导小组审议通过。4.发布采购信息：采购办公室根据采购方式，通过政府采购信息发布平台、局内公告栏等渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。5.供应商报名与资格审查：供应商应按照采购文件要求，进行报名并提供相关资格证明文件。采购办公室对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。6.采购评审：采购办公室组织成立评审小组，按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，确定中标候选人或成交供应商。7.中标（成交）公示：采购办公室将中标（成交）候选人名单在政府采购信息发布平台、局内公告栏等渠道进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间，如有异议，应及时进行核实处理。8.合同签订：采购办公室与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报财务部门备案。9.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件要求进行验收。验收合格后，填写《旅游局采购项目验收报告》报采购办公室备案。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件或响应文件签订，明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应采用书面形式，由采购办公室与中标（成交）供应商双方签字（盖章）确认。采购合同一式多份，分别由采购办公室、财务部门、需求部门等留存。（二）合同履行1.采购办公室应督促中标（成交）供应商按照采购合同约定履行义务，及时掌握合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.中标（成交）供应商应按照采购合同约定的时间、地点和质量要求，及时提供货物、工程或服务，并负责安装调试、培训等工作。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，应经采购办公室与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，应按照法律法规规定的程序办理，并及时通知相关部门。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购项目的验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.采购办公室应协助财务部门做好采购合同付款工作，及时提供采购合同执行情况等相关信息。六、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购项目的采购申请、需求调研资料、采购文件、投标文件或响应文件、评审记录、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、发票等与采购活动有关的各类文件和资料。（二）档案整理采购办公室应指定专人负责采购档案的整理工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理、装订成册，并编制档案目录。（三）档案保管采购档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全和完整。采购档案的保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《旅游局采购档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.财务部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，确保资金使用合规、安全、有效。3.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性，并出具审计报告。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购办公室提出投诉。采购办公室应及时受理投诉，并组织相关人员进行调查核实。2.采购办公室应在规定时间内对投诉事项作出处理决定，并将处理结果书面通知投诉人。如投诉事项属实，应依法依规追究相关人员的责任。（三）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应依法依规追