施工单位招标采购制度

PAGE施工单位招标采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范施工单位招标采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，保证工程质量和进度，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司所有施工项目涉及的招标采购活动，包括工程物资、设备、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保招标采购活动合法合规。公正性原则：遵循公平、公正、公开的原则，对待所有潜在供应商，不偏袒任何一方。透明性原则：招标采购过程应清晰、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。二、招标采购管理机构及职责1.招标采购领导小组组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审批招标采购计划和重大采购项目方案。监督招标采购活动的全过程，协调解决采购过程中的重大问题。对招标采购结果进行决策。2.招标采购工作小组组成：由采购部门、工程管理部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。职责：负责编制招标采购文件，组织招标采购活动。对供应商进行资格审查、考察和评估。参与合同谈判，起草采购合同。整理和归档招标采购文件及相关资料。3.采购部门职责负责制定招标采购管理制度和流程。组织实施招标采购活动，包括发布招标公告、接收投标文件、开标、评标等。建立和维护供应商数据库，管理供应商信息。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。4.工程管理部门职责参与招标采购文件的编制，提出技术要求和工程需求。协助对供应商进行考察和评估，提供技术方面的意见和建议。负责对采购物资和设备的质量进行验收，确保符合工程要求。5.技术部门职责提供技术支持，参与招标采购文件中技术条款的制定。对投标文件中的技术方案进行评审，提出技术评估意见。协助解决采购过程中的技术问题。6.财务部门职责参与招标采购预算的编制和审核。负责对采购成本进行核算和控制，审核采购合同付款条款。监督采购资金的使用情况。三、招标采购计划1.编制依据工程建设项目的总体计划和进度要求。工程设计文件和技术规范。公司物资库存情况和资金状况。2.编制内容采购项目名称、规格型号、数量、技术要求等。采购预算金额和资金来源。采购时间安排，包括招标公告发布时间、投标截止时间、开标时间、评标时间等。采购方式选择，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。3.编制流程工程管理部门根据工程进度和需求，提出采购申请，明确采购项目的详细要求。采购部门汇总采购申请，结合库存情况和资金状况，编制招标采购计划草案。招标采购计划草案经财务部门审核预算后，提交招标采购领导小组审批。经审批后的招标采购计划下达至采购部门组织实施。四、招标采购方式1.公开招标适用范围：适用于采购金额较大、技术规格较为明确、潜在供应商数量较多的项目。程序：采购部门在指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。向合格投标人发售招标文件。组织开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标人签订合同。2.邀请招标适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。程序：采购部门根据项目特点和需求，从供应商数据库中选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。对受邀供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。向合格投标人发售招标文件，并组织开标、评标、定标及签订合同等后续工作，程序与公开招标类似，但邀请对象范围相对较小。3.竞争性谈判适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。程序：采购部门成立谈判小组，小组成员应包括采购代表和有关专家。通过发布谈判文件或与不少于三家供应商进行谈判邀请，明确谈判程序、内容、要求等事项。谈判小组与供应商进行谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和技术方案阐述。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人名单。采购部门根据谈判小组推荐确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物或者服务的名称、数量、规格型号、资金预算等情况。招标采购领导小组对单一来源采购申请进行审核，必要时组织相关部门和专家进行论证。审核通过后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格、技术要求、服务条款等内容，并签订采购合同。五．招标采购文件编制1.编制原则符合法律法规和行业标准要求，确保文件合法有效。明确采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、交货时间、地点等关键条款，避免模糊不清。体现公平、公正、公开原则，为所有潜在供应商提供平等的竞争机会。2.文件内容招标公告（或投标邀请书）：包括项目名称、采购内容、采购方式、投标人资格要求、报名时间、地点、获取招标文件的方式等。投标人须知：对投标文件的编制要求、投标报价说明、开标和评标程序、合同授予标准等进行详细说明。技术规格和要求：明确采购物资或服务的技术参数、性能指标、质量标准、验收方法等。商务条款：包括合同条款、付款方式、交货期、售后服务要求等。投标文件格式：规定投标文件应包含的内容和格式，如投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等。3.编制流程采购部门组织相关人员，根据采购项目特点和需求，编制招标采购文件初稿。工程管理部门、技术部门、财务部门等相关部门对初稿进行审核，提出修改意见。采购部门根据审核意见对招标采购文件进行修改完善，形成征求意见稿。将征求意见稿发送给潜在供应商或相关专家，广泛征求意见。根据反馈意见进一步修改招标采购文件，形成最终稿。招标采购文件最终稿经招标采购领导小组审批后发布。六、供应商管理1.供应商准入资格要求：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。准入程序：潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况等相关资料。采购部门对申请资料进行初审，符合基本要求的供应商进入实地考察环节。考察小组由采购部门、工程管理部门、技术部门等人员组成分别从企业规模、生产能力、技术水平、产品质量、售后服务、信誉等方面进行考察评估。考察合格的供应商纳入公司供应商数据库，并分配唯一的供应商编码。2.供应商评价与考核评价指标：包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。评价周期：定期（每年一次）对供应商进行全面评价，不定期对供应商的重大合同履行情况进行专项评价。考核方式：采购部门收集供应商的相关数据和信息，组织工程管理部门、技术部门、使用部门等进行综合评价打分。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。结果应用：对于评价优秀的供应商，在后续采购中给予优先考虑、增加采购份额等奖励措施；对于评价不合格的供应商，发出整改通知，要求限期整改。整改后仍不符合要求的，暂停或取消其供应商资格。3.供应商动态管理根据供应商评价与考核结果，对供应商数据库进行动态更新。对于表现优秀的供应商，可提升其在数据库中的等级和分类；对于不符合要求的供应商，及时进行调整或淘汰。关注供应商的经营状况、市场动态等信息，及时发现潜在风险，采取相应措施进行防范和应对。如供应商出现重大经营问题、产品质量问题等，应立即暂停与其的合作，并进行调查处理。七、招标采购程序1.招标公告发布公开招标项目，采购部门在国家指定的招标公告发布媒体、公司官网等平台发布招标公告。招标公告应明确项目基本情况、采购内容、投标人资格要求、报名时间、地点、获取招标文件的方式等内容。邀请招标项目，采购部门向选定的潜在供应商发出投标邀请书，邀请书应包含招标公告的主要内容。2.报名及资格审查潜在供应商在规定时间内按照招标公告或投标邀请书的要求进行报名，提交报名资料。采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉等。对于符合资格要求的供应商，发放招标文件。3.招标文件答疑投标人在阅读招标文件后，如有疑问，可在规定时间内以书面形式向采购部门提出。采购部门对投标人提出的疑问进行整理汇总，必要时组织相关部门和人员进行讨论研究。对于普遍性问题，以书面形式统一答复所有投标人，并作为招标文件的补充文件。4.投标文件编制与提交投标人按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照规定格式进行装订和密封。投标人在投标截止时间前，将投标文件送达指定地点。采购部门在投标截止时间后，不再接收任何投标文件。5.开标采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，并邀请所有投标人代表参加。开标时当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期、主要技术参数等内容，并记录在案。开标过程应进行全程录像或记录，以备后续查询。6.评标采购部门组建评标委员会，评标委员会由采购代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、技术、商务、售后服务等方面，确保评标过程公平、公正、科学合理。评标委员会成员应独立评标，对投标文件进行详细评审和比较，提出评标意见和推荐中标候选人名单。评标过程中，如有投标人对评标结果提出质疑，评标委员会应进行解释和说明。7.中标候选人公示与定标采购部门将评标委员会推荐的中标候选人名单在公司官网等平台进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期间，接受公司内部员工和社会公众的监督，如有异议，可向采购部门提出。公示期满无异议后，采购部门将中标候选人名单报招标采购领导小组审批。招标采购领导小组根据评标结果和项目实际情况，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。8.合同签订采购部门与中标人按照招标文件和投标文件的内容，进行合同谈判，起草采购合同。合同条款应明确双方的权利和义务、采购内容、价格、交货期、质量标准、验收方法、付款方式、售后服务等内容。合同谈判过程中，双方应充分沟通协商，确保合同条款公平合理、明确具体，符合法律法规和公司利益。采购部门将起草好的采购合同提交给相关部门进行审核，审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与中标人签订采购合同。采购合同签订后，应及时发放给相关部门，并按照合同约定履行各自的职责。八、招标采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利义务关系。合同内容应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同签订前，采购部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。审核通过后，按照公司合同管理规定，由法定代表人或授权代表签署合同。2.合同执行采购部门负责跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。定期与供应商沟通协调，确保合同按约定履行。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前与采购部门协商一致，并签订书面补充协议。工程管理部门负责对采购物资和服务进行验收，确保符合工程要求。验收合格后，出具验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门，并要求供应商采取整改措施。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应遵循法律法规的规定，确保双方权益不受损害。合同变更或解除后，采购部门应及时调整相关记录和文件，并对合同变更或解除的原因、过程、结果等进行归档保存。4.合同付款财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，审核付款申请。付款申请应包括合同编号、供应商名称、付款金额、付款依据等信息，并经采购部门、工程管理部门等相关部门审核签字确认。财务部门在审核无误后，按照公司资金管理规定办理付款手续。对于预付款项，应严格控制风险，确保供应商按照合同约定履行义务。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到相关部门的验收报告后及时付款。九、招标采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范完整、采购合同是否履行等情况。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为发生。采购人员应定期轮岗，避免长期与同一供应商合作形成利益关系。公司设立举报邮箱和电话，接受员工对招标采购活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。2.外部监督主动接受政府相关部门、行业协会等的监督检查