新公司采购制度范本

PAGE新公司采购制度范本一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保证供应商之间的平等竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供详细的采购规格、数量、质量要求等信息，并对采购物品或服务进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字后提交采购部。（二）采购预算审核1.采购部收到采购申请后，将其与采购预算进行核对。如采购申请超出预算范围，采购部应及时与需求部门沟通，协商调整采购内容或预算。2.对于重大采购项目，采购部应将采购申请提交财务部门进行预算审核。财务部门根据公司预算安排，对采购申请的预算合理性进行审核，并出具审核意见。（三）采购计划制定1.采购部根据采购申请和预算审核意见，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物品或服务的特点和要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面。2.供应商实地考察对于重要采购项目，采购部应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。考察结束后，采购部应撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否选择该供应商的建议。3.供应商确定根据供应商评估和考察结果，采购部确定最终供应商名单，并报公司分管领导审批。对于单一来源采购项目，采购部应提供充分的理由和相关证明材料，经公司采购决策委员会批准后确定供应商。4.供应商管理采购部与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（五）采购合同签订1.采购部根据采购计划和供应商确定结果，起草采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、完整。2.采购合同经采购部负责人审核后，提交公司法律顾问进行合法性审查。法律顾问对合同条款的合法性、合规性进行审查，并出具审查意见。3.根据法律顾问的审查意见，采购部对采购合同进行修改和完善。修改后的采购合同经采购部负责人、公司分管领导签字后，加盖公司公章，与供应商签订正式合同。（六）采购订单下达1.采购合同签订后，采购部根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产和供货。（七）采购验收1.需求部门在收到采购物品或服务后，应按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量、性能等方面。2.需求部门验收合格后，填写《采购验收单》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部与供应商协商解决办法，如退货、换货、补货等。3.采购部负责跟踪采购物品或服务的验收情况，确保验收工作顺利完成。对于验收过程中出现的问题，及时协调相关部门进行处理。（八）采购款项支付1.采购部根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，确认采购业务的真实性、合法性和合规性，以及发票的真实性和有效性。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于重大采购项目或金额较大的采购款项支付，财务部门应报公司分管领导审批后支付。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：采购部制定招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在公司内部网站、相关行业网站等媒体上发布。接收供应商投标文件，对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的供应商进入评标环节。组织评标委员会进行评标，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。评标委员会根据评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购部根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。3.签订合同：采购部与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部成立谈判小组，谈判小组由采购部人员、相关技术专家、财务人员等组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、价格范围等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、价格等条款进行协商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出成交候选人名单中确定成交供应商。3.签订合同：采购部与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）询价采购1.适用范围：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。供应商收到询价通知书后，在规定时间内报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。3.签订合同：采购部与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购理由等内容，并附上相关证明材料。采购申请经公司采购决策委员会批准后，采购部与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、交货时间等条款。签订合同：采购部与单一来源供应商签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等因素可能导致采购成本上升或采购渠道受限。2.质量风险：供应商提供的产品或服务质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动的正常进行。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等，可能导致公司利益受损。4.人员风险：采购人员的职业道德、业务能力等因素可能影响采购活动的顺利开展。（二）风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量，降低市场价格波动带来的风险。拓展供应商渠道，避免对单一供应商的过度依赖，降低供应商垄断带来的风险。2.质量风险应对：加强供应商质量管理，建立供应商质量评估体系，定期对供应商进行质量考核。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购验收环节的管理，确保采购产品或服务的质量符合要求。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同条款清晰、准确、完整，避免合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时与供应商协商解决。4.人员风险应对：加强采购人员培训，提高采购人员的职业道德水平和业务能力。建立采购人员绩效考核制度，对采购人员的工作表现进行考核评价，激励采购人员积极履行职责。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部建立内部监督机制，定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改