文体局采购管理制度

PAGE文体局采购管理制度一、总则（一）目的为了规范文体局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文体局机关及所属事业单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励和支持符合条件的供应商参与采购活动。4.公正原则：采购活动应当公正，对所有供应商一视同仁，不得偏袒或歧视。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购管理制度、采购计划，组织采购活动，对采购过程进行监督和管理。2.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购资金使用情况进行监督。3.需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，对采购项目的质量和验收负责。4.监察部门：负责对采购活动进行监察，受理有关采购活动的投诉举报，查处采购活动中的违法违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据本部门工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应当按照财政部门规定的格式和要求进行编制，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。3.采购预算应当与部门预算同步编制，经财务部门审核后，报局领导审批。（二）预算执行1.采购管理部门应当按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照规定的程序报经批准。3.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金使用情况进行分析和通报。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场变化、政策调整等原因需要调整采购预算的，需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购管理部门应当对申请进行审核，提出审核意见，报局领导审批。3.经批准调整的采购预算，应当及时通知财务部门和相关部门。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标采购项目应当按照规定在指定媒体上发布招标公告，招标公告应当包括采购人、采购项目名称、采购内容、数量、预算金额、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门指定的政府采购评审专家库中，通过随机方式抽取评标专家。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购人与供应商应当遵循本制度规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。四、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要和预算安排，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.审核通过的采购项目，报局领导审批。局领导应当根据采购项目的性质、金额等情况进行审批。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应当明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（四）发布采购信息1.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应当按照规定在指定媒体上发布采购公告。2.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购管理部门应当向符合相应资格条件的供应商发出采购文件。（五）供应商报名与资格审查1.供应商应当按照采购文件的要求报名参加采购活动，并提供相关证明材料。2.采购管理部门应当对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）采购评审1.采购管理部门应当按照规定组建评审小组，对供应商的响应文件进行评审。评审小组应当按照采购文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人或成交供应商。2.评审过程应当严格保密，评审小组成员应当独立评审，不得泄露评审情况。（七）中标（成交）公示与合同签订1.采购管理部门应当将中标（成交）供应商名单在指定媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示无异议后，采购人与中标（成交）供应商应当按照采购文件和中标（成交）供应商的响应文件签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。（八）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应当组织对采购项目进行验收。验收应当按照采购合同的要求进行，确保采购项目的质量和数量符合合同约定。2.验收合格的，需求部门应当出具验收报告；验收不合格的，需求部门应当要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应当按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当由采购人与中标（成交）供应商按照采购文件和中标（成交）供应商的响应文件签订。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应当包括合同编号、采购项目名称、采购内容、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.采购人和供应商应当按照采购合同的约定履行各自的义务。采购人应当按照合同约定及时支付货款，供应商应当按照合同约定按时、按质、按量提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，采购人和供应商应当协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购人应当按照采购合同的要求组织验收。验收应当包括对货物的数量、质量、规格型号等进行检查，对工程的质量、进度、安全等进行评估，对服务的内容、标准、效果等进行评价。2.验收合格的，采购人应当出具验收报告；验收不合格的，采购人应当要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，应当按照合同约定追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.采购人应当按照采购合同的约定及时支付货款。付款方式应当在采购合同中明确约定，可以采用一次性付款方式，也可以采用分期付款方式。2.采用分期付款方式的，采购人应当在合同签订后支付一定比例的预付款，在货物、工程和服务交付验收合格后支付剩余款项。预付款比例应当符合财政部门的规定。（五）合同档案管理1.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本归档保存。合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、中标（成交）供应商的响应文件、验收报告、付款凭证等相关资料。2.合同档案应当按照档案管理的要求进行整理、分类、编号，妥善保管，以备查阅。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监察部门应当对采购活动进行全程监察，重点监察采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否合法等。2.财务部门应当加强对采购资金使用情况的监督，定期对采购资金的预算执行情况、支付情况等进行检查，确保采购资金使用安全、规范、有效。3.采购管理部门应当建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为，提高采购效率。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购活动的有关资料和情况