政府采购集体决策制度

PAGE政府采购集体决策制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购决策的科学性、公正性和透明度，加强对政府采购活动的内部控制，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本集体决策制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法合规原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正公平原则：在采购决策过程中，应秉持公正公平的态度，对待所有参与采购的供应商，不偏袒、不歧视，保障各方合法权益。3.科学决策原则：运用科学的方法和程序，对采购项目的需求、预算、供应商选择等进行全面评估和分析，确保决策的科学性和合理性。4.集体决策原则：重大采购项目的决策应通过集体讨论、集体审议的方式进行，充分发挥集体智慧，避免个人独断。5.公开透明原则：采购过程和决策结果应保持公开透明状态，接受内部监督和外部监督，确保采购活动的公信力。二、采购决策组织架构（一）采购决策委员会1.组成人员采购决策委员会由公司/组织内部相关部门负责人、专业技术人员、法务人员等组成。成员应具备丰富的业务知识、专业技能和良好的职业道德。2.职责负责审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购文件等重要事项。对采购过程中的重大问题进行决策，如供应商的选择、合同条款的确定等。监督采购项目的执行情况，对采购结果进行评估和审查。（二）采购部门1.职责负责采购项目的具体实施，包括采购需求的调研、采购文件的编制、采购信息的发布、供应商的邀请和评审等工作。收集、整理采购项目的相关资料，为采购决策提供数据支持和信息参考。按照采购决策委员会的决策意见，与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。（三）其他相关部门1.需求部门提出采购项目的需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等。参与采购项目的前期调研和采购文件的评审工作，提供专业意见和建议。2.财务部门负责审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关，防范财务风险。负责采购项目的资金支付和账务处理。3.法务部门审查采购文件和采购合同的合法性，确保采购活动符合法律法规要求。为采购决策提供法律咨询和建议，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购决策程序（一）采购项目立项1.需求部门根据公司/组织的业务需求，提出采购项目申请，填写《采购项目立项申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、预算金额、采购时间要求等信息。2.《采购项目立项申请表》经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。3.采购部门对采购项目申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性、采购时间的可行性等。如审核通过，采购部门将申请表提交至采购决策委员会。（二）采购计划制定1.采购决策委员会对采购项目申请进行审议，根据公司/组织的战略规划、业务需求和资源状况，决定是否批准该采购项目立项。2.如采购项目立项获得批准，采购部门组织相关人员制定采购计划。采购计划应包括采购方式的选择、采购文件的编制要求、采购进度安排、供应商资格条件等内容。3.采购计划制定完成后，提交至采购决策委员会进行审议。采购决策委员会对采购计划的合理性、可行性进行审查，提出修改意见和建议。采购部门根据审议意见对采购计划进行调整和完善。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购计划，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求说明书、采购合同条款、评审标准等内容。2.采购文件编制过程中，采购部门应充分征求需求部门、财务部门、法务部门等相关部门的意见和建议，确保采购文件的准确性、完整性和合法性。3.采购文件编制完成后，提交至采购决策委员会进行审议。采购决策委员会对采购文件进行审查，重点审查采购需求的明确性、评审标准的公正性、合同条款的合理性等内容。如发现问题，采购决策委员会应及时提出修改意见并要求采购部门进行整改。（四）供应商选择与评审1.采购部门按照采购文件规定的方式发布采购信息邀请供应商参与采购项目。供应商应具备相应的资质条件和良好的信誉。2.采购部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，确保供应商符合采购文件要求。3.采购部门组织评审小组对供应商提交的响应文件进行评审。评审小组由采购部门、需求部门、专业技术人员等组成，人数应符合相关规定。评审过程应严格按照评审标准进行，确保评审结果的公正公平。4.评审结束后，评审小组应出具评审报告，推荐中标候选人或成交供应商。采购部门将评审报告提交至采购决策委员会。（五）采购决策1.采购决策委员会根据评审报告，对采购项目的中标候选人或成交供应商进行审议。审议内容包括供应商的资质、信誉、报价、技术方案、售后服务等方面。2.采购决策委员会通过集体讨论、投票表决等方式，确定最终的中标供应商或成交供应商。决策结果应形成书面记录，由采购决策委员会成员签字确认。3.如采购项目存在重大争议或特殊情况，采购决策委员会可组织相关人员进行深入调研和论证，必要时可邀请外部专家参与决策过程，确保决策的科学性和合理性。（六）采购合同签订1.采购部门根据采购决策委员会的决策结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购货物或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。2.采购合同签订前，应提交至财务部门和法务部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式等内容，确保采购资金的合理使用和支付安全。法务部门重点审核合同的合法性、完整性和风险防范条款，确保合同符合法律法规要求，保障公司/组织的合法权益。3.采购合同经审核通过后，由采购部门负责人与供应商签字盖章生效。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。四、采购决策监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对政府采购活动进行定期审计和专项审计，重点审查采购决策程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合理性等内容。2.采购决策委员会成员应严格遵守决策程序和职业道德规范，对采购决策过程进行全程监督，确保决策过程公正透明。3.采购部门应建立健全采购项目档案管理制度，对采购项目的立项申请、采购计划、采购文件、评审报告、采购合同等资料进行妥善保管，以便接受内部监督和外部检查。（二）外部监督1.政府采购活动应接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门等。公司/组织应积极配合政府部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。2.公司/组织应主动接受社会公众的监督，通过公司网站、公告栏等渠道及时公开政府采购项目的相关信息，保障公众的知情权和监督权。（三）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规、本制度