政府采购货物制度及流程

PAGE政府采购货物制度及流程一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购货物行为，加强对政府采购货物活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度及流程适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购货物活动应当遵循公开透明原则，采购信息应当及时、准确、完整地向社会公开，确保采购活动的透明度。2.公平竞争原则：政府采购货物活动应当遵循公平竞争原则，通过公平竞争，实现采购效益最大化，保证采购质量。3.公正原则：政府采购货物活动应当遵循公正原则，采购人、采购代理机构和供应商在采购活动中应当依法行使权利、履行义务，保证采购活动的公正性。4.诚实信用原则：政府采购货物活动应当遵循诚实信用原则，采购人、采购代理机构和供应商在采购活动中应当诚实守信，严格履行约定的义务。二、采购预算编制（一）采购需求确定1.需求调研：各部门根据工作需要，对所需采购货物进行详细的需求调研，明确货物的规格、型号、数量、质量标准、技术参数等要求。2.需求论证：采购需求应当进行论证，确保需求的合理性和必要性。对于技术复杂、专业性强的采购项目，应当组织相关专家进行论证。（二）采购预算编制1.预算编制依据：采购预算应当根据采购需求、市场价格等因素进行编制，确保预算的准确性和合理性。2.预算编制方法：采购预算应当采用零基预算、综合预算等方法进行编制，避免简单地按照上年预算进行增减。3.预算审核与批复：采购预算编制完成后，应当提交财务部门进行审核，经审核通过后，报公司/组织领导审批。审批通过后的采购预算应当及时批复给各部门。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.招标程序：公开招标应当按照以下程序进行：发布招标公告：采购人或者采购代理机构应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。发售招标文件：采购人或者采购代理机构应当按照招标公告规定的时间、地点发售招标文件。开标、评标：采购人或者采购代理机构应当按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。中标、成交结果公告：采购人或者采购代理机构应当在中标、成交供应商确定之日起2个工作日内，发出中标、成交通知书，并在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告中标、成交结果。（二）邀请招标1.适用范围：邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物采购项目。2.招标程序：邀请招标应当按照以下程序进行：发布邀请招标公告：采购人或者采购代理机构应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布邀请招标公告。发售招标文件：采购人或者采购代理机构应当按照邀请招标公告规定的时间、地点发售招标文件。开标、评标：采购人或者采购代理机构应当按照招标文件规定的时间、地点组织开标、评标活动。中标、成交结果公告：采购人或者采购代理机构应当在中标、成交供应商确定之日起2个工作日内，发出中标、成交通知书，并在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告中标、成交结果。（三）竞争性谈判1.适用范围：竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的货物采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的货物采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的货物采购项目；不能事先计算出价格总额的货物采购项目。2.谈判程序：竞争性谈判应当按照以下程序进行：成立谈判小组：采购人或者采购代理机构应当成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购人或者采购代理机构应当制定谈判文件，谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单：采购人或者采购代理机构应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判：谈判小组应当与供应商逐一进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的货物采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的货物采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的货物采购项目。2.采购程序：单一来源采购应当按照以下程序进行：成立采购小组：采购人或者采购代理机构应当成立采购小组，采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定采购文件：采购人或者采购代理机构应当制定采购文件，采购文件应当明确采购程序、采购内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定唯一供应商：采购人或者采购代理机构应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定唯一的供应商参加采购，并向其发出采购文件。协商：采购小组应当与供应商进行协商，采购文件有实质性变动的，采购小组应当以书面形式通知供应商。确定成交供应商：协商结束后，采购小组应当要求供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从采购小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加采购的未成交的供应商。（五）询价1.适用范围：询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：询价应当按照以下程序进行：成立询价小组：采购人或者采购代理机构应当成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：采购人或者采购代理机构应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组应当对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。四、采购文件编制（一）招标文件编制1.招标文件内容：招标文件应当包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、评标标准和方法、合同主要条款等内容。2.招标文件编制要求：招标文件应当符合法律法规和行业标准的要求，内容应当完整、准确、清晰，不得含有倾向性或者排斥性条款。（二）谈判文件编制1.谈判文件内容：谈判文件应当包括谈判公告、谈判须知、谈判文件格式、技术规格、谈判程序、合同草案的条款以及评定成交的标准等内容。2.谈判文件编制要求：谈判文件应当符合法律法规和行业标准的要求，内容应当完整、准确、清晰，不得含有倾向性或者排斥性条款。（三）询价通知书编制1.询价通知书内容：询价通知书应当包括询价通知书正文、报价表、技术规格、合同主要条款等内容。2.询价通知书编制要求：询价通知书应当符合法律法规和行业标准的要求，内容应当完整、准确、清晰，不得含有倾向性或者排斥性条款。五、采购活动组织实施（一）采购代理机构选择1.代理机构资格要求：采购人可以委托采购代理机构办理采购事宜，采购代理机构应当具备相应的资格条件。2.代理机构选择方式：采购人可以通过公开招标、邀请招标等方式选择采购代理机构。（二）采购活动组织1.采购文件发售：采购代理机构应当按照采购文件规定的时间、地点发售采购文件。2.开标、评标、谈判、询价等活动组织：采购代理机构应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判、询价等活动。（三）采购活动监督1.内部监督：本公司/组织应当建立健全内部监督机制，加强对政府采购货物活动的监督检查。2.外部监督：本公司/组织应当接受财政部门等有关部门的监督检查，如实提供有关情况和资料。六、合同签订与履行（一）合同签订1.中标、成交供应商确定后：中标、成交供应商确定后，采购人应当在规定时间内与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.合同内容：政府采购合同应当包括采购人与中标、成交供应商的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限及地点和方式、验收要求、违约责任、解决争议的方法等条款。（二）合同履行1.供应商履行合同：中标、成交供应商应当按照政府采购合同约定履行义务，提供货物和服务。2.采购人履行合同：采购人应当按照政府采购合同约定及时支付采购资金。（三）合同变更与终止1.合同变更：政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。2.合同终止：政府采购合同终止的，采购人应当及时与供应商办理结算手续。七、验收管理（一）验收标准制定1.验收标准依据：验收标准应当根据采购文件和政府采购合同的要求制定。2.验收标准内容：验收标准应当包括货物的规格、型号、数量、质量标准、技术参数等内容。（二）验收组织实施1.验收小组组成：采购人应当组织成立验收小组，验收小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.验收程序：验收小组应当按照验收标准对采购货物进行验收，并出具验收报告。（三）验收结果处理1.验收合格：验收合格的，采购人应当按照政府采购合同约定及时支付采购资金。2.验收不合格：验收不合格的，采购人应当及时与供应商协商解决，供应商应当按照政府采购合同约定承担违约责任。八、资金支付管理（一）资金支付申请1.申请依据：采购人应当根据政府采购合同约定和验收报告，向财务部门提出资金支付申请。2.申请内容：资金支付申请应当包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、申请支付金额等内容。（二）资金支付审核1.审核内容：财务部门应当对资金支付申请进行审核，审核内容包括采购项目是否符合规定、采购合同是否签订、验收报告是否出具、采购资金是否落实等。2.审核程序：财务部门应当按照规定的程序对资金支付申请进行审核，审核通过后，报公司/组织领导审批。（三）资金支付1.支付方式：财务部门应当按照公司/组织领导审批意见，及时办理资金支付手续，支付方式应当符合国家有关规定。2.支付时间：财务部门应当按照政府采购合同约定的时间及时支付采购资金。九、档案管理（一）档案内容政府采购货物活动档案应当包括采购预算编制、采购方式选