政府采购流程及管理制度

PAGE政府采购流程及管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应具有较高的透明度，采购信息要公开，采购过程要公正，采购结果要公示，确保社会公众能够及时、准确地了解政府采购的相关情况。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，防止不正当竞争行为，保证采购项目能够获得最佳的性价比。3.公正原则在政府采购活动中，采购人员及相关工作人员应严格按照法律法规和采购程序进行操作，公正地对待每一个供应商，确保采购结果公平合理。4.诚实信用原则供应商应诚实守信，如实提供有关资料和信息，遵守采购合同约定；采购人和采购代理机构应诚信履行职责，维护政府采购的良好秩序。二、采购流程（一）采购需求确定1.使用部门根据实际工作需要，提出采购项目的详细需求，包括货物的规格、型号、数量、质量要求，工程的技术标准、建设规模、施工要求，服务的内容、标准、期限等。2.采购需求应进行充分论证，确保其合理性、必要性和可行性。可以组织内部相关部门、专业技术人员以及外部专家进行论证，形成论证报告。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购需求和市场价格情况，编制采购项目的预算。采购预算应包括采购项目所需的全部费用，如货物价款、运输费、安装调试费、售后服务费，工程价款，服务费用等。2.采购预算应严格按照财政部门的相关规定进行编制，确保预算的准确性和完整性。预算一经确定，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。（三）采购方式选择1.公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标应通过指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。采用邀请招标方式的，采购人应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足采购需求的前提下，与供应商协商确定成交价格。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购预算、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、验收标准、售后服务等实质性内容，确保采购文件的完整性和准确性。采购文件不得含有歧视性条款或者不合理的要求，不得设定特定的资格条件排斥潜在供应商。（五）采购信息发布1.按照规定的媒体和渠道发布采购信息。公开招标项目应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等项目应在本公司/组织内部网站或其他指定渠道发布采购信息。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式（招标公告应明确招标项目的性质、数量、实施地点和时间、获取招标文件的办法等）、供应商资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保供应商能够及时、准确地获取采购信息。（六）供应商资格审查1.对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查应按照采购文件规定的供应商资格条件进行，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉状况等。2.可以通过实地考察、查阅资料、信用查询平台等方式对供应商进行资格审查，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。对不符合资格条件的供应商，应取消其参与采购项目的资格。（七）开标、评标或谈判1.开标公开招标、邀请招标项目应按照规定的时间和地点开标。开标时，应邀请所有投标人参加，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。2.评标评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人或者根据采购人的授权直接确定中标人。评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得与投标人进行私下接触。3.谈判（竞争性谈判、单一来源采购）谈判小组应与供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者更正，也可以要求供应商在规定的时间内提交补充材料。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行最后报价，采购人应从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商。（八）中标或成交结果确定1.根据评标或谈判结果，确定中标或成交供应商。中标或成交供应商确定后，应在规定的媒体或渠道发布中标或成交公告，公告内容包括采购项目名称、中标或成交供应商名称、中标或成交金额、主要中标或成交标的规格型号、数量、服务要求等内容。2.向中标或成交供应商发出中标或成交通知书，并同时将中标或成交结果通知所有未中标的供应商。中标或成交通知书对采购人和中标或成交供应商具有法律效力。中标或成交通知书发出后，采购人改变中标或成交结果的，或者中标或成交供应商放弃中标或成交项目的，应当依法承担法律责任。（九）合同签订1.采购人与中标或成交供应商应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购货物、工程和服务的名称、规格型号、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、验收标准、售后服务等内容。2.政府采购合同签订后，采购人应将合同副本报同级财政部门备案。合同履行过程中，如果需要对合同内容进行变更，应按照规定的程序进行审批，并签订补充合同。补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。（十）验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的验收标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收可以采取采购人自行验收、委托第三方机构验收等方式。验收过程中，应形成验收报告，验收报告应包括采购项目名称、验收依据、验收标准、验收内容、验收结论等内容。验收合格的采购项目，方可支付采购资金。（十一）资金支付1.财务部门应按照政府采购合同约定和财政部门的相关规定，及时支付采购资金。支付采购资金时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付资金的真实性、合法性和准确性。2.采购资金可以采用财政直接支付或财政授权支付等方式。财政直接支付是指由财政部门向中国人民银行和代理银行签发支付指令，代理银行根据支付指令通过国库单一账户体系将资金直接支付到供应商或收款人账户；财政授权支付是指预算单位按照财政部门的授权，自行向代理银行签发支付指令，代理银行根据支付指令，在财政部门批准的预算单位的用款额度内，通过国库单一账户体系将资金支付到供应商或收款人账户。三、管理制度（一）采购决策制度1.建立采购决策机制，明确采购决策的程序和责任。采购项目应根据采购金额大小、采购项目性质等因素，分别由不同层次的决策机构进行决策。2.对于重大采购项目，应成立专门的采购决策委员会，成员包括公司/组织领导、相关部门负责人、专业技术人员等。采购决策委员会应根据采购需求、采购预算、采购方式等情况，进行综合评估和决策，确保采购决策的科学性和合理性。（二）采购执行制度1.设立专门的采购部门或岗位，负责具体的采购执行工作。采购部门或岗位应配备专业的采购人员，采购人员应熟悉政府采购法律法规和采购业务流程，具备良好的职业道德和业务能力。2.采购人员应严格按照采购流程进行操作，确保采购活动的合法性、合规性和公正性。采购人员应与供应商保持良好的沟通和合作关系，及时了解供应商的情况，协调解决采购过程中出现的问题。（三）采购监督制度1.建立健全采购监督机制，加强对政府采购活动的全过程监督。监督部门应定期对采购项目进行检查和审计，确保采购活动符合法律法规和本制度的规定。2.采购监督可以采取内部监督和外部监督相结合的方式。内部监督由公司/组织内部的审计部门、纪检监察部门等负责，对采购项目的预算编制、采购方式选择、采购文件编制、开标评标、合同签订、验收支付等环节进行监督检查；外部监督由财政部门、审计机关等负责，对政府采购活动进行监督管理。（四）采购档案管理制度1.建立采购档案管理制度，对政府采购活动过程中形成的各类文件、资料进行归档管理。采购档案应包括采购项目的采购需求文件、采购预算文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件、验收报告、支付凭证等。2.采购档案应妥善保管，保管期限应按照国家有关规定执行。采购档案应便于查阅和使用，以满足后续审计、监督等工作的需要。（五）供应商管理制度1.建立供应商信息库，对参与本公司/组织政府采购活动的供应商进行登记和管理。供应商信息库应包括供应商的基本信息、资质情况、业绩情况、信誉情况等内容。2.对供应商进行分类管理，根据供应商的信誉、业绩等情况，将供应商分为不同的等级。对于信誉良好、业绩突出的供应商，可以给予优先采购、简化采购程序等优惠待遇；对于信誉较差、存在违规行为的供应商，应限制其参与本公司/组织的政府采购