敬老院采购询价议价制度

PAGE敬老院采购询价议价制度一、总则（一）目的为了规范敬老院采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障敬老院物资和服务的质量，特制定本询价议价制度。（二）适用范围本制度适用于敬老院各项物资采购、服务采购等活动，包括但不限于食品、药品、生活用品、医疗设备、设施维修、物业服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价议价过程的公正性。3.公开透明原则：采购信息、询价议价过程及结果应向相关人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，通过询价议价降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总分析，结合敬老院的库存情况、预算安排等，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间安排、采购预算等。（三）供应商选择与询价1.供应商筛选采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。对供应商进行资格审查，包括营业执照、经营范围、生产经营资质、信誉状况等，确保供应商具备提供合格物资和服务的能力。2.询价采购部门向至少三家符合要求的供应商发出询价函，询价函应包含采购项目的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。要求供应商在规定时间内报价，报价应包括物资或服务的单价、总价、交货方式、付款方式等内容。（四）议价1.采购部门组织相关人员与供应商进行议价，议价人员应包括采购部门人员、使用部门代表、财务人员等。2.议价过程中，双方就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购方案。3.采购部门应记录议价过程，包括双方提出的意见、协商结果等。（五）确定供应商与签订合同1.根据询价议价结果，采购部门确定最终供应商，并填写供应商选定审批表，报相关领导审批。2.审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。（六）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备。2.物资到货后，使用部门按照合同要求进行验收，验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等。3.验收合格后，使用部门填写验收单，采购部门凭验收单办理付款手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，直至达到合同要求。（七）付款1.财务部门根据采购合同和验收单，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间支付款项。三、询价议价管理（一）询价议价人员职责1.采购部门人员负责采购项目的整体组织和协调工作，包括供应商选择、询价、议价等环节。收集、整理供应商信息，建立和维护供应商名录。与供应商进行沟通谈判，争取有利的采购条件。负责采购合同的起草、签订和执行跟踪。2.使用部门代表参与采购需求的提出和审核，提供专业意见和建议。协助采购部门进行供应商选择和询价议价工作，对采购物资或服务的质量、适用性等进行评估。负责采购物资或服务的验收工作，确保符合实际需求。3.财务人员参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的意见和建议。审核采购款项的支付申请，确保资金支付的合理性和合规性。对采购成本进行核算和分析，为采购决策提供财务支持。（二）询价议价记录与档案管理1.采购部门应建立完善的询价议价记录档案，记录采购项目的全过程，包括采购申请表、询价函、报价单、议价记录、供应商选定审批表、采购合同、验收单等相关文件。2.询价议价记录档案应妥善保管，保存期限按照相关法律法规和公司规定执行，以便日后查阅和审计。（三）监督与投诉处理1.敬老院设立采购监督小组，负责对采购询价议价过程进行监督检查，确保采购活动符合制度要求和相关法律法规。2.任何部门或个人发现采购过程中有违规行为或不合理现象，均可向采购监督小组投诉。采购监督小组应及时受理投诉，并进行调查核实，根据调查结果提出处理意见。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据敬老院的年度工作计划和实际需求，结合上一年度采购情况，编制采购预算。2.采购预算应明确各项采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照费用类别进行分类汇总。3.采购预算编制过程中，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定预算金额，确保预算的科学性和合理性。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请调整采购预算：因政策变化、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足实际需求。因工作需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整内容、调整金额等，并经采购部门负责人、财务部门负责人审核后，报相关领导审批。五、供应商管理（一）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信誉等方面。2.建立供应商评估考核指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评价。3.根据评估考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、淘汰等处理。（二）供应商培训与沟通1.采购部门定期组织供应商培训，向供应商传达敬老院的采购要求、质量标准、服务规范等信息，提高供应商的服务水平和质量意识。2.加强与供应商的沟通交流，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况等，协调解决合作过程中出现的问题。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商建立良好的合作关