政府采购机票管理制度

PAGE政府采购机票管理制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织政府采购机票行为，加强机票采购管理，提高资金使用效益，根据国家有关法律法规及相关行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金进行的机票采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和政府采购相关规定，确保采购活动合法合规。2.厉行节约原则：在满足出行需求的前提下，优先选择经济合理的机票，降低采购成本。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购机构及职责（一）采购管理部门1.负责制定和完善政府采购机票管理制度，并组织实施。2.审核机票采购计划，确保采购需求合理合规。3.监督采购过程，协调解决采购中的问题。4.定期对采购情况进行统计分析和总结评估。（二）财务部门1.负责审核机票采购资金预算，确保资金安排合理。2.按照规定及时支付机票采购款项。3.对机票采购资金使用情况进行监督检查。（三）使用部门1.根据工作需要，提出机票采购申请，明确出行人员、时间、行程等信息。2.配合采购管理部门做好采购相关工作，如提供必要的证明材料等。3.对采购的机票进行验收，确保符合出行要求。三、采购方式及流程（一）采购方式1.协议采购：通过与政府采购机票供应商签订协议，确定采购价格、服务标准等，按照协议进行采购。2.网上竞价：利用政府采购机票电子交易平台，组织供应商进行网上竞价，选择价格最优、服务良好的供应商。（二）采购流程1.采购申请使用部门根据出行计划，填写《政府采购机票申请表》，详细注明出行人员姓名、身份证号、出行时间、行程安排、航班信息等，并提交相关证明材料（如出差审批单、会议通知等）。将申请表提交至采购管理部门审核。2.采购审核采购管理部门对申请表及相关证明材料进行审核，重点审核采购需求的合理性、合规性以及资金预算情况。对于符合要求的申请，确定采购方式，并下达采购任务。3.采购实施若采用协议采购方式，采购管理部门按照已签订的协议，向指定供应商发出采购通知，明确采购航班、舱位、数量等信息。若采用网上竞价方式，采购管理部门在政府采购机票电子交易平台发布采购信息，组织供应商进行网上竞价。供应商应在规定时间内提交报价及相关服务承诺。采购管理部门根据竞价结果，选择中标供应商，并发出采购通知。4.机票预订与确认供应商收到采购通知后，按照要求及时预订机票，并将预订信息反馈给采购管理部门或使用部门。使用部门或采购管理部门对预订信息进行确认，确保机票信息准确无误。如发现问题，及时与供应商沟通解决。5.机票获取与报销供应商按照约定提供机票，使用部门或采购管理部门签收机票。使用部门人员凭机票及相关证明材料到财务部门办理报销手续。财务部门审核无误后，按照规定支付机票款项。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定政府采购机票供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、服务质量、价格水平、航班资源等因素。2.对参与政府采购机票的供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资质、良好的商业信誉和完善的售后服务体系。（二）供应商考核1.建立供应商考核机制，定期对供应商的服务质量、航班执行情况、价格执行情况等进行考核。2.考核内容包括但不限于：机票预订的准确性和及时性、航班变更通知的及时性和有效性、退票改签服务的便捷性和合理性、服务态度和响应速度等。3.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改或取消合作资格。（三）供应商培训1.定期组织供应商培训，使其熟悉政府采购机票管理制度、采购流程及相关要求。2.培训内容包括法律法规、政策解读、操作规范、服务标准等，提高供应商的业务水平和服务意识。五、机票价格及舱位管理（一）价格管理1.政府采购机票价格应按照国家有关规定执行，不得高于市场同类机票价格。2.采购管理部门应定期收集市场机票价格信息，与供应商协商确定合理的采购价格，并根据市场变化适时调整。3.在采购过程中，应严格控制机票价格，避免不必要的价格波动和浪费。（二）舱位管理1.根据出行人员的职级、工作需要等因素，合理确定机票舱位等级。2.优先选择经济舱出行，确因工作需要乘坐商务舱或头等舱的，应按照规定履行审批手续。3.严格控制特殊舱位的使用，避免滥用特权和浪费资源。六、机票预订与变更管理（一）预订管理1.采购管理部门或使用部门应按照规定的采购流程和要求进行机票预订，确保预订信息准确无误。2.在预订机票时，应充分考虑出行时间、航班衔接、行程安排等因素，选择合适的航班和舱位。3.预订机票后，应及时确认航班信息，如有变更应及时通知相关人员。（二）变更管理1.因特殊原因需要变更机票的，应提前按照规定办理相关手续。2.变更机票时，应遵循航空公司的相关规定和本公司/组织的内部审批程序，确保变更行为合法合规。3.对于变更产生的费用，如退票费、改签费等，按照航空公司规定和本公司/组织的财务制度执行。七、机票报销管理（一）报销凭证1.机票报销应提供正规的航空运输电子客票行程单，作为报销的有效凭证。2.行程单应加盖航空公司发票专用章或业务专用章，并确保信息完整、准确。（二）报销流程1.使用部门人员将机票及相关证明材料（如出差审批单、会议通知等）整理齐全后，提交至财务部门。2.财务部门对报销凭证进行审核，重点审核机票的真实性、合法性、关联性以及报销金额的合理性。3.审核无误后，财务部门按照规定的报销标准和流程进行报销支付。（三）报销标准1.严格按照本公司/组织制定的机票报销标准执行，不得超标准报销。2.报销标准应根据不同的出行目的、职级等因素进行合理设定，并适时进行调整。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.采购管理部门、财务部门等应定期对政府采购机票采购活动进行监督检查，确保采购行为合法合规、资金使用安全合理。2.监督检查内容包括采购流程执行情况、供应商管理情况、机票价格及舱位管理情况、机票预订与变更管理情况、机票报销管理情况等。3.对发现的问题及时进行整改，确保采购活动规范有序进行。（二）责任追究1.对于在政府采购机票采购活动中违反法律法规、本制度及相关规定的单位和个人，将依法依规追究责任。2.责任追究