政府采购单位管理制度

PAGE政府采购单位管理制度一、总则（一）目的为了规范政府采购单位的采购行为，加强对政府采购活动的管理与监督，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于本单位在政府采购活动中涉及的采购预算编制、采购计划制定、采购实施、合同签订与履行以及采购监督等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：在政府采购过程中，应公正对待所有参与供应商，不偏袒、不歧视，维护公平竞争的市场环境。3.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等依法不予公开的信息外，政府采购的相关信息应及时、准确地向社会公开，接受社会监督。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，应充分考虑采购成本和资金使用效益，合理确定采购方式和采购标准，节约财政资金。二、采购预算编制与管理（一）预算编制依据1.本单位的事业发展规划和年度工作计划。2.上一年度政府采购执行情况及本年度采购需求预测。3.国家有关政策法规和财务制度规定确定的采购标准和范围。（二）预算编制流程1.需求申报：各部门根据工作需要，于每年规定时间前向单位财务部门申报下一年度的采购需求，包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等详细信息，并提供必要的说明和依据。2.审核汇总：财务部门对各部门申报的采购需求进行初步审核，重点审核采购项目的必要性、合规性和预算金额的合理性。审核通过后，进行汇总整理，形成年度政府采购预算草案。3.预算审批：年度政府采购预算草案提交单位领导班子会议审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。经批准后的政府采购预算具有法律效力，必须严格执行。（三）预算调整如因特殊情况需要调整政府采购预算，应按照以下程序进行：1.提出申请：由需求部门填写《政府采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、项目内容、调整金额等，并提供相应证明材料。2.审核审批：申请表经本单位财务部门审核后，报单位领导审批。属于重大预算调整的，还需报上级主管部门和财政部门批准。3.预算调整执行：经批准的预算调整事项，由财务部门及时调整相关预算指标，并通知采购部门按照新的预算安排组织实施采购活动。三、采购计划制定（一）采购计划制定原则1.根据已批准的政府采购预算，结合采购项目的实际情况，合理安排采购时间和采购方式，确保采购活动的顺利进行。2.采购计划应具有前瞻性和灵活性，充分考虑市场供应情况和可能出现的变化因素，预留适当弹性空间应对突发情况。（二）采购计划编制内容1.采购项目概述：包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额等基本信息。2.采购方式选择：根据采购项目的特点和相关法律法规规定，确定合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，并说明选择该采购方式的理由。3.采购时间安排：明确采购项目的实施进度计划，包括招标公告发布时间、投标截止时间、开标时间、评标时间、合同签订时间等关键节点。4.采购组织实施：确定采购项目的具体组织实施部门和责任人，明确各部门和人员在采购过程中的职责分工。（三）采购计划审批采购计划编制完成后，提交单位采购管理部门审核。采购管理部门应重点审核采购计划的合理性、合规性以及与预算的一致性。审核通过的采购计划报单位领导审批后实施。四、采购实施（一）采购方式选择1.公开招标：适用于采购货物、工程或服务的金额较大且具有广泛市场竞争的项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式采购。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术规格、价格、交付时间等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和合理价格的前提下，确定成交供应商。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低原则确定成交供应商。（二）采购文件编制1.招标文件编制：公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术规格和要求、评标标准和方法、投标报价要求、交货时间和地点等实质性内容，确保投标人能够准确理解采购项目需求并作出响应。2.谈判文件编制：竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知及前附表、谈判程序、合同条款及格式、采购需求、响应文件格式等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则和要求，以及采购项目的技术规格、价格范围、交货时间等关键信息，为谈判提供明确依据。3.询价通知书编制：询价项目应编制询价通知书。询价通知书应包括询价邀请书、供应商须知、询价内容及要求、报价表格式、合同条款及格式等内容。询价通知书应详细说明采购货物的规格、数量及质量要求，以及报价要求和交货时间等，确保供应商能够准确报价。（三）采购文件发布与获取1.采购文件发布：公开招标和邀请招标项目的招标文件应在规定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，同时提供招标文件的获取方式和时间地点等信息。竞争性谈判和询价项目的采购文件应向符合资格条件的供应商发出。2.采购文件获取：供应商应按照采购文件规定的方式和时间获取采购文件。获取采购文件时，应向采购代理机构或采购人提供有效的证明材料，并缴纳相应的费用（如有）。供应商应认真阅读采购文件，按照要求编制投标或响应文件。（四）开标、评标与定标1.开标：采购项目开标应按照招标文件规定的时间和地点进行。开标时，由采购人或采购代理机构主持，邀请所有投标人参加。开标过程应包括唱标、记录等环节，确保开标过程公开、公正、透明。开标记录应经投标人签字确认。2.评标：评标由依法组建的评标委员会负责。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得与投标人私下接触或接受其贿赂等不正当利益。评标委员会应根据评审结果向采购人提交评标报告，推荐中标候选人或成交供应商。3.定标：采购人应根据评标报告确定中标供应商或成交供应商。中标供应商或成交供应商确定后，应在规定的政府采购信息发布媒体上发布中标公告或成交公告，并向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。中标通知书或成交通知书对采购人和中标供应商或成交供应商具有法律效力。（五）合同签订与履行1.合同签订：采购人与中标供应商或成交供应商应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并严格按照合同约定执行违约责任条款。2.合同履行：合同签订后双方应严格履行合同义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，监督供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准提供货物、工程或服务。供应商应按照合同约定的要求组织生产、运输、安装和调试等工作，并按时交付货物、工程完工或提供服务。在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议，但补充协议不得对原合同实质性内容进行修改，且不得违反法律法规和政策规定。五、采购监督与管理（一）内部监督机制1.成立采购监督小组：由单位纪检监察部门、财务部门、审计部门等相关人员组成采购监督小组，负责对政府采购活动全过程进行监督检查，并负责受理供应商和其他利害关系人的投诉举报。2.监督内容：采购监督小组应重点监督采购活动是否符合法律法规和政策规定和采购程序是否规范、采购文件编制是否合规采购过程是否公正透明、评标结果是否客观公正、合同签订与履行是否符合约定等情况。对发现的问题应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.监督方式：采购监督小组可通过查阅采购文件、开标评标记录、合同档案等资料，现场监督开标评标活动，参与采购项目验收工作等方式实施监督。对发现的违规行为应及时制止，并按照有关规定进行处理。（二）投诉处理1.投诉受理：供应商认为采购活动不符合法律法规和采购文件规定的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。对采购人的质疑答复不满意或者采购人未在规定时间内作出答复的，供应商可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。采购监督管理部门应在收到投诉后五个工作日内进行审查，决定是否受理投诉，并书面通知投诉人。2.投诉处理程序：采购监督管理部门受理投诉后，应依法组建投诉处理小组，对投诉事项进行调查取证。投诉处理小组应在规定时间内作出处理决定，并书面通知投诉人、被投诉人和其他与投诉处理结果有利害关系的当事人。投诉处理决定应包括投诉事项是否成立、采购活动是否违法违规以及是否需要重新开展采购活动等内容。（三）档案管理1.档案分类：政府采购档案应按照采购项目类别进行分类归档，包括采购预算文件、采购计划文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价通知书等）、投标或响应文件、开标评标记录、中标通知书或成交通知书、政府采购合同及相关补充协议、验收报告及付款凭证等资料。2.档案保管：政府采购档案应由专人负责保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为十五年，重要采购项目档案保管期限为永久。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫等条件，防止档案损