政府采购制度及管理办法

PAGE政府采购制度及管理办法一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。财政性资金包括财政预算资金和预算外资金。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，采购信息、采购程序、采购结果等应向社会公开，确保公众的知情权和监督权。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等的参与机会，促进市场竞争，实现资源的优化配置。3.公正原则在政府采购活动中，应公正对待所有参与方，不偏袒任何一方，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成采购管理委员会由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议和批准政府采购政策、制度和年度采购计划。研究决定重大采购项目的采购方式、采购预算等重要事项。监督政府采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责组织实施政府采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立和管理供应商库及采购档案。对采购项目进行跟踪和验收，确保采购合同的履行。收集、整理和分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）其他相关部门1.需求部门根据实际业务需求，提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、技术要求等。参与采购项目的技术谈判、验收等工作。2.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。根据采购合同和验收报告办理资金支付手续。对采购资金的使用情况进行监督和审计。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购预算编制依据公司/组织年度工作计划和业务发展需要。上一年度采购执行情况及本年度预计需求。相关项目预算批复文件及资金安排。2.预算编制流程需求部门根据业务需求，提出采购项目申请，包括项目名称、规格、数量、预算金额等。采购部门对需求部门提交的采购申请进行汇总审核，结合市场行情和历史采购数据，提出采购预算建议。财务部门对采购预算建议进行审核，综合考虑公司/组织财务状况和资金安排，确定采购预算草案。采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报公司/组织决策层批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算金额。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购管理委员会批准。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行中的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金的合理使用。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程和服务的预算金额达到规定标准以上的。采用公开招标以外的采购方式可能影响采购公正的。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高顺序提出成交候选人。采购部门根据谈判小组的推荐确定成交供应商，并与其签订采购合同（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门组织成立单一来源采购小组，由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。起草单一来源采购文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、价格等内容，并报采购管理委员会批准。与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。发布单一来源采购公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，与供应商签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购采购程序2.询价程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与其签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（二）合同履行1.供应商按照合同约定履行义务，提供货物、工程和服务。2.采购部门对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.如供应商未能按照合同约定履行义务导致采购项目出现问题，采购部门有权追究供应商的违约责任，并要求其采取补救措施或赔偿损失。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如出现法定情形或合同约定的终止条件，采购部门和供应商应按照相关规定办理合同终止手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行清算和结算。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购部门应及时组织验收工作。验收小组由需求部门、采购部门、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。2.验收小组应明确分工，各司其职，确保验收工作的顺利进行。（二）验收标准1.验收应严格按照采购合同约定的技术规格、质量标准、数量等要求进行。2.对于国家有强制性标准的，应按照国家标准进行验收；对于行业标准或企业标准的，应按照相应标准进行验收。（三）验收程序1.供应商提交验收申请，提供货物、工程和服务的相关资料。验收小组对供应商提交的资料进行审查，并对采购项目进行实地检查、测试和评估。验收小组根据验收情况出具验收报告，验收报告应包括验收结论、存在问题及整改建议等内容。验收合格的，采购部门按照合同约定办理资金支付手续；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改，整改后仍不符合要求的，采购部门有权追究供应商的违约责任，并采取相应措施。七、质疑与投诉处理**（一）质疑**1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购部门提出质疑。2.采购部门应当在收到质疑书后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。（二）投诉1.质疑供应商对采购部门的答复不满意或者采购部门未在规定时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。2.政府采购监督管理部门应当在收到投诉后三十个工作日内，对投诉事项作出处理决定，并以书面形式通知投诉人和与投诉事项有关的当事人八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等。2.政府采购监督管理部门对本公司/组织的政府采购活动进行监督检查，有权查阅、复制有关文件