政府采购业务制度

PAGE政府采购业务制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修以及拆除、修缮等。本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括交通、信息工程、水利工程、医疗卫生、教育、文化、体育、社会保障等。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应当公开透明，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。采购信息应当在指定媒体上及时、准确、完整地发布，采购过程应当公开进行，接受社会监督。2.公平竞争原则政府采购应当通过公平竞争方式选择供应商，所有符合条件的供应商均有平等参与竞争的机会。不得设置不合理的条件限制或者排斥潜在供应商参与政府采购活动。3.公正原则政府采购应当按照事先规定的条件和程序进行，对所有供应商一视同仁，不得有歧视性待遇。采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。4.诚实信用原则供应商和采购代理机构在政府采购活动中应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得提供虚假材料，不得恶意串通，不得采取不正当手段谋取中标、成交。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立政府采购领导小组，作为公司/组织政府采购的决策机构。领导小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责如下：1.审议公司/组织年度政府采购预算和采购计划。2.研究决定重大政府采购项目的采购方式、采购文件、中标/成交供应商等重要事项。3.协调解决政府采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体的政府采购业务执行工作。采购部门应配备专业的采购人员，其职责如下：1.根据公司/组织需求和采购预算，编制采购计划和采购文件。2.组织实施政府采购活动，包括发布采购公告、接受供应商报名、组织开标、评标、谈判等。3.对供应商进行资格审查和实地考察，确保供应商的资质和信誉符合要求。4.与中标/成交供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）监督管理部门公司/组织内部审计部门或纪检监察部门作为政府采购的监督管理部门，其职责如下：1.对政府采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规。2.审查采购文件、采购合同等相关文件，防止出现违规条款。3.受理供应商的质疑和投诉，对违规行为进行调查处理。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门根据本部门业务需求和工作计划，提出年度采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.财务部门对各部门的采购申请进行汇总审核，结合公司/组织年度财务预算，编制年度政府采购预算草案。3.采购预算草案经政府采购领导小组审议通过后，报上级主管部门或财政部门审批。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的采购预算，结合项目实施进度，制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应提前向相关部门和人员通报，征求意见和建议，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划一经确定，应严格按照计划组织实施，不得擅自变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务应当采用公开招标方式的，其具体数额标准，属于中央预算的政府采购项目，由国务院规定；属于地方预算的政府采购项目，由省、自治区、直辖市人民政府规定；因特殊情况需要采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门的批准。公开招标应按照以下程序进行：1.采购人委托采购代理机构编制招标文件。2.采购代理机构在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。4.采购代理机构组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人名单。5.采购人根据评标报告确定中标供应商，并在指定媒体上发布中标公告。（二）邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购人从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。2.被邀请的供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。3.采购代理机构组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人名单。4.采购人根据评标报告确定中标供应商，并在指定媒体上发布中标公告。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购人成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。4.供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，并在规定的时间内进行谈判。5.谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。6.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购人组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.单一来源采购小组对采购项目的必要性、单一来源采购的理由等进行论证，并形成论证意见。3.采购人将单一来源采购项目、单一来源采购理由、论证意见等报上级主管部门或财政部门审批。4.经批准后，采购人向单一供应商发出采购文件，供应商按照采购文件的要求提交响应文件。5.单一来源采购小组与供应商进行协商，确定成交价格和成交合同条款。6.采购人根据协商结果与供应商签订采购合同，并将采购结果通知所有潜在供应商。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购人成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。3.询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内一次报出不得更改的价格。4.询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购文件编制与审核（一）采购文件编制采购文件包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应根据采购方式和采购项目的特点进行编制，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合以下要求：1.符合法律法规和行业标准的规定。2.明确采购项目的需求和要求，不得含有倾向性、歧视性条款。3.评标标准应科学合理，具有可操作性。4.合同条款应明确、具体，符合公平、公正、平等的原则。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人和监督管理部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。审核通过后的采购文件应加盖采购部门印章，并按照规定的程序进行发布。六、供应商管理（一）供应商资格要求1.具有独立承担民事责任的能力。2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.法律、行政法规规定的其他条件。采购人可以根据采购项目的特殊要求，规定供应商的特定条件，但不得含有歧视性、排他性条款。（二）供应商注册与登记1.采购部门建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况等进行登记管理。2.供应商应向采购部门提交注册申请，提供相关证明材料，经审核通过后纳入供应商信息库。3.采购部门定期对供应商信息库进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。（三）供应商考核与评价1.采购部门建立供应商考核评价机制，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并作为供应商后续参与政府采购活动的重要依据。3.对于考核评价不合格的供应商，采购部门有权暂停其参与政府采购活动的资格，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，将其从供应商信息库中删除。七、采购活动实施（一）采购公告发布采购公告应在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布。采购公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间和开标时间等内容。（二）报名与资格审查1.供应商应在采购公告规定的时间内，按照要求提交报名材料，进行报名登记。2.采购部门对供应商提交的报名材料进行资格审查，核实供应商的资质和信誉情况。3.对于资格审查合格的供应商，采购部门向其发放采购文件，并告知其后续采购活动的相关事宜。（三）开标、评标、谈判等活动组织1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标、谈判等活动。2.开标活动应公开进行，由采购代理机构主持开标仪式，宣布开标纪律、公布供应商名单、宣读投标文件的主要内容等事项。3.评标、谈判活动应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会、谈判小组应独立评审，客观公正地评价供应商的投标文件和谈判响应文件。4.在评标、谈判过程中，采购部门应做好记录工作，对评审过程中出现的问题及时进行处理。（四）中标/成交结果确定与公告1.评标委员会、谈判小组完成评审工作后，应向采购人提交评标报告、谈判结果报告等文件。2.采购人根据评标报告、谈判结果报告确定中标/成交供应商，并在指定媒体上发布中标/成交公告。3.中标/成交公告应包括采购项目的名称、中标/成交供应商名称、中标/成交金额、主要中标/成交标的规格型号、服务要求等内容。（五）采购合同签订与履行1.中标/成交供应商确定后，采购人应在规定的时间内与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标/成交供应商的投标文件、谈判响应文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。八、质疑与投诉处理（一）质疑处理1.供应商认为采购文件、采购过程和中标、成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购人提出质疑。2.采购人应当在收到供应商的质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商，但答复的内容不得涉及商业秘密。3.质疑供应商对采购人的答复不满意或者采购人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后十五个工作日内向同级政府采购监督管理部门投诉。（二）投诉处理1.政府采购监督管理部门收到投诉后，应在五个工作日内进行审查，决定是否受理投诉。2.对于决定受理的投诉，政府采购监督管理部门应在三十个工作日内，对投诉事项进行调查、取证，并依法作出处理决定。3.投诉处理决定应包括投诉事项的基本情况、投诉事项的调查情况、处理结果等内容，并以书面形式通知投