政府采购三方询价制度

PAGE政府采购三方询价制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动，包括但不限于办公用品、设备采购、工程项目发包以及各类服务外包等。（三）基本原则1.公开透明原则：政府采购活动应公开进行，采购信息、采购程序、采购结果等应向社会公众或相关利益方公开，确保透明度。2.公平竞争原则：给予所有符合条件的供应商平等参与竞争的机会，不得歧视任何潜在供应商，维护市场公平竞争环境。3.公正原则：采购活动应按照事先规定的规则和标准进行，保证采购过程和结果的公正性，维护各方合法权益。4.诚实信用原则：采购当事人在政府采购活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、技术参数等详细信息，并确保需求的合理性和准确性。2.根据采购项目的特点和需求，选择合适的询价方式，组织实施三方询价采购活动。3.负责与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，收集供应商的报价文件和相关资料。4.对供应商的报价进行初步审核和比较分析，筛选出符合要求的供应商，并提交询价报告。（二）询价小组1.由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，成员应具备相应的专业知识和经验。2.负责对采购需求进行深入研究和分析，制定询价文件，明确询价的范围、标准、程序和要求等。3.向潜在供应商发出询价邀请，组织供应商进行现场考察或答疑会，确保供应商充分了解采购项目的情况。4.对供应商的报价文件进行详细评审，综合考虑价格、质量、服务、信誉等因素，按照事先确定的评审标准进行打分或排序，推荐中标候选人。5.负责与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行情况。（三）监督部门1.对政府采购三方询价活动进行全程监督，确保采购活动符合法律法规和公司/组织内部规定。2.受理供应商的质疑和投诉，对采购过程中的违规行为进行调查处理，并及时反馈处理结果。3.定期对政府采购三方询价制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议，促进制度的不断完善。三、询价程序（一）采购需求确定1.采购部门根据公司/组织的业务需求和发展规划，结合实际工作情况，提出采购项目的申请。2.对采购项目进行可行性研究和论证，明确采购的必要性、合理性和可行性，确保采购项目符合公司/组织的战略目标和利益。3.组织相关部门和人员对采购需求进行评审，充分征求各方面的意见和建议，对采购需求进行细化和优化，形成准确、完整的采购需求文件。（二）询价文件编制1.询价小组根据采购需求文件，编制询价文件。询价文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、询价范围、报价要求、评审标准、合同条款等内容。2.询价文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、验收要求等详细信息，确保供应商能够准确理解采购需求，提供符合要求的报价和产品或服务。技术规格应具体、明确，避免使用模糊或歧义性的语言；质量标准应符合国家相关标准和行业规范，明确验收的方法和程序；验收要求应详细列出验收的内容、标准、方式和时间等。3.在询价文件中，应明确报价的有效期、报价的格式和内容要求，以及供应商应提供的相关证明材料等。报价有效期应合理设定，一般不少于询价文件发出之日起[X]个工作日；报价格式应统一规范，便于评审和比较；供应商应提供营业执照副本、资质证书、业绩证明、产品质量检验报告等相关证明材料，以证明其具备提供产品或服务的能力和资格。（三）供应商邀请1.根据采购项目的特点和需求，通过公司/组织内部采购平台、政府采购网、行业媒体等渠道发布询价公告，邀请潜在供应商参与询价。2.询价公告应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购预算、询价文件获取方式、报价截止时间、开标时间和地点等信息，确保潜在供应商能够及时获取询价信息。3.对报名参加询价的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备参与询价的资格和能力。（四）询价文件发放1.向通过资格审查的供应商发放询价文件，确保供应商及时收到询价文件，并确认收到情况。2.在发放询价文件时，应告知供应商询价文件的重要事项和注意事项，如报价截止时间、开标时间和地点、评审标准等，提醒供应商按照询价文件的要求编制报价文件。3.如供应商对询价文件有疑问或需要澄清的问题，应及时给予答复，并以书面形式通知所有已获取询价文件的供应商。（五）报价文件接收1.在报价截止时间前，接收供应商提交的报价文件。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、售后服务承诺、资格证明文件等内容。2.对供应商提交的报价文件进行编号、登记和整理，确保报价文件的完整性和准确性。3.在报价截止时间后，不再接收供应商提交的报价文件，如供应商因不可抗力等原因未能按时提交报价文件，应按照询价文件的规定处理。（六）询价评审1.询价小组按照询价文件规定的评审标准，对供应商的报价文件进行详细评审。评审内容包括价格、质量、服务、信誉等方面。2.价格评审应按照最低价成交原则进行，但最低价并非唯一的评审标准，还应综合考虑质量、服务等因素。在价格评审时，应计算所有有效报价的算术平均值，并将其作为评标基准价；供应商的报价等于评标基准价的得满分，高于或低于评标基准价的，按照询价文件规定的价格分计算公式计算得分。3.质量评审应根据采购项目的技术规格和质量标准，对供应商提供的产品或服务的质量进行评估。如供应商提供的产品或服务符合采购需求文件规定的质量标准，得相应的质量分；如不符合，应根据偏离程度扣除相应的质量分。4.服务评审应考虑供应商提供的售后服务承诺、响应时间、服务质量等因素进行评估。如供应商提供的售后服务承诺完善、响应时间快、服务质量好，得相应的服务分；如存在不足，应根据具体情况扣除相应的服务分。5.信誉评审应根据供应商的信誉状况、业绩情况、有无违法违规记录等来评估。如供应商信誉良好、业绩突出、无违法违规记录，得相应的信誉分；如存在不良记录，应根据具体情况扣除相应的信誉分。6.询价小组应按照评审标准对供应商的报价文件进行打分或排序，推荐得分最高或排序最前的供应商为中标候选人，并编写询价评审报告。询价评审报告应包括采购项目的基本情况、询价过程、评审情况、中标候选人推荐意见等内容。（七）结果公示与确认1.将询价评审结果在公司/组织内部采购平台、政府采购网等指定媒体上进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容应包括采购项目的名称、编号、中标候选人名称、中标金额、评审情况等信息，接受社会公众和相关利益方的监督。2.在公示期内，如供应商或其他利害关系人对询价评审结果有异议，可向采购部门或监督部门提出质疑或投诉。采购部门或监督部门应及时受理，并按照相关规定进行调查处理。3.如公示期内无异议，采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。中标通知书应明确采购项目的名称、编号、中标供应商名称、中标金额、签订合同的时间和地点等信息。四、合同签订与履行（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书发出之日起[X]个工作日内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应按照询价文件和中标供应商的报价文件确定的内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括采购项目的名称、编号、规格、数量、质量标准、价格、交货时间和地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。3.在签订采购合同前，应将合同文本提交给公司/组织的法务部门进行审核，确保合同符合法律法规和公司/组织内部规定，避免合同风险。（二）合同履行1.采购部门应按照采购合同的约定，及时向中标供应商支付货款或服务费用。付款方式应在采购合同中明确约定，如按照合同进度分期支付、验收合格后一次性支付等。2.中标供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供产品或服务。在履行合同过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商和变更，并签订补充协议。3.采购部门应加强对采购合同履行情况的监督和检查，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现中标供应商存在违约行为，应按照合同约定追究其违约责任。五、验收管理（一）验收准备1.在采购项目实施前，采购部门应制定验收方案，明确验收的组织形式、验收人员、验收内容、验收标准和验收程序等。2.验收人员应具备相应的专业知识和经验，熟悉采购项目的技术规格和质量标准。验收人员应包括采购部门、技术部门、使用部门等相关人员，必要时可邀请外部专家参与验收。3.采购部门应提前通知中标供应商做好验收准备工作，要求供应商提供产品或服务的相关资料，如产品说明书、质量检验报告、售后服务承诺等。（二）验收实施1.按照验收方案组织验收工作，验收人员应认真核对采购项目的规格、数量、质量等是否符合采购合同的约定。2.验收过程中，可采用现场检查、抽样检测、功能测试等方法进行验收。如发现采购项目存在质量问题或不符合合同约定的情况，应及时要求中标供应商进行整改或更换。3.验收人员应如实记录验收情况，填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结果等信息，验收报告应由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.如验收合格，采购部门应按照采购合同的约定支付货款或服务费用，并办理相关手续。2.如验收不合格，采购部门应及时与中标供应商沟通协商，要求其限期整改或更换产品或服务。如中标供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，采购部门有权按照合同约定扣除相应的货款或服务费用，并追究其违约责任。3.验收结果应在公司/组织内部进行通报，对验收过程中发现的问题进行分析总结，提出改进措施，防止类似问题再次发生。六、监督与管理（一）内部监督1.监督部门应定期对政府采购三方询价制度的执行情况进行检查和评估，检查内容包括采购需求确定、询价文件编制、供应商邀请、询价评审、合同签订与履行、验收管理等环节。2.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。如发现存在违规行为，应按照公司/组织内部规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的法律意识和业务水平，确保政府采购活动的规范、公正、透明。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门、监察部门等外部监督机构的监督检查，积极配合外部