政府部门采购内控制度

PAGE政府部门采购内控制度一、总则（一）目的为了规范政府部门采购行为，加强政府采购内部控制，提高政府采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府部门及其所属单位使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.效益性原则：在确保采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公正性原则：公平对待所有参与政府采购活动的供应商，维护市场竞争秩序。4.公开性原则：政府采购信息应当依法公开，保障公众知情权和监督权。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，加强对采购活动各环节的监督和制约。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应当根据本部门职责和事业发展需要，按照财政部门要求，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、采购金额等内容，并确保与部门预算整体相衔接。（二）预算执行1.严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和采购金额。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应当按照规定程序报经财政部门批准。（三）预算监督1.财务部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，定期进行分析和通报。2.审计部门应当对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合规、有效。三、采购需求管理（一）需求调研1.使用部门应当对采购项目的需求进行充分调研，了解实际业务需求和技术要求。2.调研过程中应当广泛征求相关部门、人员的意见和建议，确保需求的合理性和完整性。（二）需求论证1.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，应当组织相关专家进行需求论证。2.需求论证报告应当包括项目背景、需求分析、技术方案、预算安排等内容，并提出明确的论证意见。（三）需求确定1.根据需求调研和论证结果，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等具体需求。2.采购需求应当清晰、准确、完整，避免出现模糊不清或歧义性条款。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购部门应当根据采购预算和采购需求，编制年度政府采购计划。2.采购计划应当明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容，并按照规定报财政部门备案。（二）计划执行1.严格按照采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应当提前报经财政部门批准，并及时通知相关部门和供应商。（三）计划监督1.采购部门应当定期对采购计划执行情况进行检查和总结，及时发现和解决问题。2.财政部门应当对采购计划执行情况进行监督检查，对未按计划执行的采购项目进行督促整改。五、采购方式选择（一）公开招标1.符合公开招标条件的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应当按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.具有特殊性只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.邀请招标应当从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.竞争性谈判应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，可以采用单一来源采购方式。2.单一来源采购应当由采购部门组织专家进行论证，并报财政部门批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应当成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。六、采购文件编制（一）招标文件1.公开招标和邀请招标项目应当编制招标文件。2.招标文件应当包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求及技术规格、投标文件格式等内容。（二）谈判文件1.竞争性谈判项目应当编制谈判文件。2.谈判文件应当包括谈判公告、谈判须知、谈判程序、合同条款及格式、采购需求及技术规格、响应文件格式等内容。（三）询价文件1.询价项目应当编制询价文件。2.询价文件应当包括询价通知书、采购需求及技术规格、报价文件格式等内容。（四）单一来源采购文件1.单一来源采购项目应当编制单一来源采购文件。2.单一来源采购文件应当包括单一来源采购公示、采购需求及技术规格、协商情况记录、合同条款及格式等内容。（五）文件审核1.采购文件编制完成后，应当由采购部门组织相关人员进行审核。2.审核内容包括文件的合法性、完整性、准确性、公正性等，确保采购文件符合法律法规和采购要求。七、采购活动组织（一）招标代理机构选择1.采用公开招标和邀请招标方式的采购项目，应当按照规定选择招标代理机构。2.招标代理机构应当具备相应的资质条件，并通过政府采购代理机构名录登记。（二）开标、评标、谈判、询价等活动组织1.采购部门应当按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判、询价等活动。2.开标、评标、谈判、询价等活动应当遵循公开、公平、公正的原则，严格按照规定程序进行。（三）现场监督1.纪检监察部门应当对采购活动进行现场监督，确保采购活动合法合规。2.采购部门应当主动接受纪检监察部门的监督，配合做好相关工作。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目成交后，采购部门应当按照规定与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、服务要求、付款方式等内容。（二）合同履行1.采购部门和供应商应当按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购部门应当及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量完成采购项目。（三）合同变更1.在合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同的，应当经双方协商一致，并签订书面补充协议。2.合同变更应当报财政部门备案。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括货物的数量、质量、规格型号等，以及服务的履行情况等。验收合格后，应当出具验收报告。（五）合同付款1.采购部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购资金。2.付款前，应当对采购项目的验收情况、发票等进行审核，确保付款依据充分、合规。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应当负责收集采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购预算、采购需求、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.档案收集应当及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订、编目等。2.档案整理应当规范、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全和完整。2.档案保管应当按照规定期限进行保存，不得擅自销毁档案资料。（四）档案查阅1.严格档案查阅制度，明确查阅权限和查阅程序。未经批准，不得擅自查阅档案资料。2.查阅档案资料应当进行登记，查阅人员应当妥善保管档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。十、监督检查与责任追究（一）内部监督1.纪检监察部门应当定期对政府采购活动进行内部监督检查，重点检查采购程序的合法性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等。2.审计部门应当对政府采购项目进行审计监督，审查采购资金的使用效益、采购活动的合规性等。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关、监察机关等有关部门的监督检查