政府办公室物品采购制度

PAGE政府办公室物品采购制度一、总则（一）目的为规范政府办公室物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障办公室各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府办公室各科室及所属单位的物品采购活动，包括办公用品、办公设备、耗材、服务类采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.预算控制原则：采购活动应严格按照预算执行，不得超预算采购。3.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，确保采购过程透明，竞争充分。4.效益优先原则：在保证物品质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各科室应根据下一年度工作计划和实际需求，编制本科室物品采购预算，明确采购项目、数量、规格、预计金额等内容。2..办公室财务部门负责汇总各科室采购预算，结合办公室整体预算安排，编制政府办公室年度物品采购预算草案，并提交办公室领导审核。3.年度物品采购预算草案经办公室领导审核通过后，报上级财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序办理审批手续。2.办公室财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期向办公室领导汇报预算执行情况，确保预算执行的严肃性。（三）预算调整1.因政策变化、工作任务调整、市场价格波动等原因，导致原采购预算无法满足实际需求的，各科室应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应包括调整原因、调整项目、调整金额等内容，并附相关证明材料。3.办公室财务部门对预算调整申请进行审核后，报办公室领导审批。经批准的预算调整申请，由办公室财务部门负责调整预算指标，并通知相关科室执行。三、采购流程（一）采购申请1.各科室根据工作需要，填写《政府办公室物品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、数量、用途、预计金额等信息，并提交本科室负责人审核。2.科室负责人对采购申请进行审核，确认采购必要性和合理性后，签字批准，并提交办公室采购管理部门。（二）采购审批1.办公室采购管理部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，重点审核采购项目是否符合预算安排、采购规格是否合理、采购渠道是否合规等。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由办公室根据实际情况确定），采购管理部门审核通过后，报办公室分管领导审批。3.对于金额较大的采购项目，采购管理部门审核通过后，提交办公室采购领导小组审议。采购领导小组由办公室领导及相关科室负责人组成，负责对重大采购项目进行决策。采购领导小组审议通过后，报办公室主要领导审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购管理部门负责组织实施采购活动。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，具体采购方式应根据采购项目的特点和金额大小，按照相关法律法规和政策规定确定。2.对于采用公开招标方式采购的项目，采购管理部门应按照规定发布招标公告，组织开标评标活动，并确定中标供应商。3.对于采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式采购的项目，采购管理部门应按照规定邀请符合条件的供应商参与采购活动，并组织谈判、询价等工作，确定成交供应商。4.在采购过程中，采购管理部门应与供应商签订采购合同，并明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，应及时报办公室财务部门备案。（四）验收付款1.采购物品到货后，采购管理部门应及时组织相关科室进行验收。验收内容包括物品的规格、数量、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购管理部门应填写《政府办公室物品采购验收单》，相关科室负责人和验收人员签字确认。验收单一式三份，采购管理部门、财务部门和供应商各执一份。3.办公室财务部门根据采购合同和验收单，办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，原则上应通过银行转账方式支付。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分且具有通用标准的采购项目。2.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照规定在政府采购指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.开标评标活动应按照规定的程序和标准进行，由依法组建的评标委员会负责评标工作。评标委员会应按照招标文件规定的评标方法和标准，对投标文件进行评审，推荐中标候选人，并出具评标报告。4.采购人根据评标报告确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书发出后，采购人应与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的项目。2.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包含采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3..被邀请供应商应在规定时间内提交投标文件，并参加开标评标活动。开标评标活动及中标供应商确定等程序与公开招标方式相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同条款等要求。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，并要求供应商提交最后报价。谈判小组应根据谈判文件规定的评审标准和方法，对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商，并出具评审报告。4.采购人根据评审报告确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并填写《政府办公室单一来源采购论证表》，明确采购项目名称、采购内容、采购预算、单一来源采购理由等内容。论证表应由采购管理部门负责人、办公室分管领导及相关专家签字确认。项目采购项目名称采购内容采购预算单一来源采购理由采购管理部门负责人签字办公室分管领导签字专家签字3.单一来源采购论证通过后，采购管理部门应将论证表及相关材料报办公室主要领导审批。经批准后，采购管理部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价采购方式采购的，采购管理部门应向不少于三家的供应商发出询价单，询价单应包含采购项目名称、采购内容、规格要求、数量、交货时间、售后服务等内容。3.供应商应在规定时间内提交报价文件，采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。4.采购人根据成交通知书与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内签订。合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交办公室法律顾问进行合法性审查，并根据审查意见进行修改完善。2.采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款完整、准确、合法。合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送办公室财务部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付采购物品。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购物品，并提供相关的质量证明文件和售后服务。供应商在履行合同过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应及时与采购管理部门协商，并签订书面补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，采购管理部门应及时与供应商协商，并签订书面变更或解除协议。变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、责任承担等事项。2.合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知办公室财务部门，并按照规定办理相关财务手续。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，采购管理部门应及时收集相关证据材料，并配合办公室法律顾问做好应对工作，维护政府办公室的合法权益。六、采购监督与管理（一）内部监督1.办公室纪检监察部门负责对政府办公室物品采购活动进行全程监督，重点监督采购程序是否合规、采购过程是否公正、采购结果是否公平等。2.办公室财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，严格按照预算执行，杜绝资金浪费和滥用现象。3.采购管理部门应建立健全采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理归档，妥善保管，以备查阅。采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、验收单、付款凭证等。（二）外部监督1.接受上级财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，对于涉及公众利益的采购项目，应按照规