政协采购管理制度

PAGE政协采购管理制度一、总则1.1目的为了加强政协采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障政协各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合政协实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于政协机关及所属各部门、各事业单位（以下统称“各部门”）的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。1.3基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规运作。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各利益相关方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的货物、工程和服务。4.公正原则：采购决策应公正，按照规定的程序和标准进行评审和选择，维护供应商的合法权益。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。二、采购组织与职责2.1采购管理部门政协设立专门的采购管理部门，负责统筹协调政协的采购工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定政协采购管理制度和实施细则。2.编制年度采购计划，报政协领导审批后组织实施。3.建立和管理采购供应商库，负责供应商的资格审查、选择和评价。4.组织采购项目招标、谈判、询价等采购活动，负责采购合同的签订、履行和监督。5.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估。6.受理采购活动中的投诉和举报，协调处理采购纠纷。7.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。2.2采购需求部门各部门负责提出本部门的采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算等，并对采购需求的合理性和准确性负责。其主要职责包括：1.根据工作需要，及时向采购管理部门提交采购申请。2.配合采购管理部门开展采购活动，提供必要的技术支持和协助。3.参与采购项目的验收工作，对采购项目的适用性和质量进行评价。4.负责采购项目的使用和管理，确保采购项目发挥应有的作用。2.3监督部门政协设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理部门和采购需求部门执行采购制度的情况。2..审查采购项目的采购方式、采购程序、采购文件等是否合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。4.定期对采购活动进行监督检查，提出改进意见和建议。三、采购预算管理3.1预算编制1.各部门应根据年度工作计划和工作任务，结合实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额等详细信息。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合政协年度财务预算，编制政协年度采购预算草案，报政协领导审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序办理审批手续。3.%预算执行1.采购管理部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购资金不超预算。2.采购需求部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自扩大采购范围、提高采购标准或增加采购数量。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，按照采购合同约定及时支付采购款项，确保采购资金的安全和合理使用。3.3预算监督1.监督部门应定期对采购预算执行情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.采购管理部门应定期向政协领导汇报采购预算执行情况，接受政协领导的监督和指导。3.各部门应配合监督部门做好采购预算执行情况检查工作，如实提供相关资料和信息。四、采购方式4.1公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采购管理部门应按照规定的程序组织公开招标活动，包括发布招标公告。编制招标文件、开标、评标、定标等环节。4.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保招标文件的公平性和公正性。5.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。6.采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。4.2邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.邀请招标的程序和要求参照公开招标的规定执行。4.3竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。3.采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应与供应商进行谈判，谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。5.谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。4.4询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购管理部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，询价单应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等内容。4.供应商应在规定时间内一次性报出价格，采购管理部门对供应商的报价进行比较和评价，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。4.5单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（l）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购管理部门应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。4.采购管理部门应将单一来源采购项目的论证意见报政协领导审批，经批准后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。五、采购程序5.1采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。5.2采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目？采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证。3.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报政协领导审批。政协领导根据采购项目的情况进行审批？批准后交采购管理部门组织实施。5.3采购实施1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等活动。3.采用竞争性谈判、询价方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组或询价小组，与供应商进行谈判或询价，确定成交供应商。4.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应按照规定的程序组织论证、审批，并与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。5.4合同签订采购管理部门应与成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规的要求，确保双方的合法权益。5.5合同履行1.采购管理部门应督促成交供应商按照采购合同约定履行义务，及时提供货物、工程和服务。2.采购需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和验收。3.财务部门应按照采购合同约定及时支付采购款项，确保采购合同的顺利履行。5.6验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。2.验收人员应按照采购合同约定和相关标准对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和评估，填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，采购需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与成交供应商协商解决办法，直至验收合格为止。六、采购合同管理%l合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应审核合同条款是否符合法律法规和采购文件的要求，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。6.2合同履行1.采购管理部门应督促成交供应商按照采购合同约定履行义务，及时提供货物、工程和服务。2.采购需求部门应配合采购管理部门做好合同履行的监督工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和验收。3.财务部门应按照采购合同约定及时支付采购款项，确保采购合同的顺利履行。6.3合同变更1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购管理部门应与成交供应商协商一致，并签订书面补充协议。2.合同变更涉及采购金额、交货时间、质量标准等重大事项的，应按照规定的程序重新进行审批。6.4合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、供应商违约等原因导致合同无法继续履行，采购管理部门应及时与成交供应商协商解决办法，办理合同终止手续。6.5合同档案管理采购管理部门应建立采购合同档案，对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行记录和归档。采购合同档案应包括采购合同文本、采购申请、采购审批文件、验收报告、付款凭证等相关资料，确保采购合同档案的完整性和可追溯性。七、采购监督与考核7.1监督机制1.政协建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。监督部门应定期对采购活动进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.采购管理部门应建立内部监督制度，加强对采购人员和采购活动的管理和监督，确保采购活动的规范运作。3.建立供应商诚信档案，对供应商的诚信情况进行记录和评价，对有不良记录的供应商，应限制其参与政协采购活动。%2投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购管理部门提出质疑。采购管理部门应在规定时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购管理部门的答复不满意或者采购管理部门未在规定时间内作出答复的，供应商可以向监督部门投诉。监督部门应按照规定的程序对投诉进行调查和处理，并及时将处理结果通知投诉人。7.3考核评价1.政协建立采购工作考核评价制度，对