招标采购部流程管理制度

PAGE招标采购部流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，确保招标采购活动合法、合规、公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息公开透明，所有潜在供应商享有平等参与机会，评标过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的市场秩序。二、招标采购流程（一）采购需求提出1.使用部门申请：各使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间或服务期限等内容，并经部门负责人签字确认。2.需求审核：采购申请提交至招标采购部后，由招标采购部对需求的合理性、必要性、完整性进行审核。如发现需求不明确或不合理，及时与使用部门沟通，要求其补充或修正。（二）采购方式确定1.招标方式达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购单项合同估算价在[X]万元人民币以上的；工程建设项目施工单项合同估算价在[X]万元人民币以上的；货物、服务采购项目，单项合同估算价低于前款规定标准，但项目总投资额在[X]万元人民币以上的。对于符合公开招标条件，但具有特殊情况的项目，经公司领导批准，可以采用邀请招标方式。邀请招标应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。2.竞争性谈判方式符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.单一来源采购方式符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.询价采购方式采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价时，应向三家以上潜在的供应商发出询价单，对其报价进行比较，确定成交供应商。（三）招标采购文件编制1.招标文件编制对于采用招标方式的采购项目，招标采购部负责编制招标文件。招标文件应包括招标公告或投标邀请书、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标要求。2.谈判文件编制采用竞争性谈判方式的采购项目，谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、报价要求等内容。谈判文件应明确谈判的程序、规则和标准，为谈判提供依据。3.询价文件编制询价文件应包括询价函、采购项目要求、报价表等内容。询价文件应简洁明了，便于供应商报价。（四）发布招标采购信息及资格预审1.招标采购信息发布对于公开招标项目，招标采购部应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等。邀请招标项目应向特定的潜在供应商发出投标邀请书。竞争性谈判、询价等采购方式的采购信息，应通过公司内部网站、邮件等方式向潜在供应商发布。2.资格预审根据招标采购项目的要求，对潜在供应商进行资格预审。资格预审内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书（如有）、业绩证明、财务状况、信誉等。招标采购部负责收集、整理潜在供应商的资格预审资料，并进行审核。对于通过资格预审的供应商，发放招标文件或谈判文件等采购文件。（五）投标/响应文件接收与开标/谈判/询价1.投标/响应文件接收招标采购部负责接收投标人或供应商的投标/响应文件。接收时，应检查文件的密封情况、完整性等，并做好记录。对逾期送达或不符合规定的投标/响应文件，应予以拒收。2.开标/谈判/询价开标：对于公开招标和邀请招标项目，按照招标文件规定的时间、地点进行开标。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容，并记录开标过程。谈判：采用竞争性谈判方式的采购项目，按照谈判文件规定的程序进行谈判。谈判小组与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，供应商应根据谈判情况进行报价和承诺。询价：采用询价方式的采购项目，向供应商发出询价单后，要求供应商在规定时间内报价。招标采购部对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（六）评标/评审1.评标委员会/谈判小组/询价小组组建评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二，但询价小组中采购人的代表人数不得超过询价小组总人数的三分之一。2.评标/评审过程评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。谈判小组按照谈判文件规定的谈判程序和标准进行谈判，对供应商的响应文件进行评审，确定成交供应商。询价小组对供应商的报价进行比较，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（七）中标/成交结果确定与通知1.中标/成交结果确定根据评标委员会或谈判小组、询价小组的评审结果，确定中标/成交供应商。中标/成交供应商应满足采购项目的实质性要求，且报价合理、服务承诺等方面具有优势。2.中标/成交结果通知招标采购部向中标/成交供应商发出《中标/成交通知书》，同时将中标/成交结果通知其他未中标/成交的供应商。《中标/成交通知书》对招标人和中标/成交供应商具有法律效力，是签订合同的依据。（八）合同签订1.合同起草中标/成交供应商确定后，招标采购部负责起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务、采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同审核采购合同起草完成后，提交至公司相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等。如发现问题，及时与招标采购部沟通修改。3.合同签订经审核通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与中标/成交供应商签订。签订后的合同应加盖双方公章，并妥善保管。（九）合同履行与验收1.合同履行合同签订后，双方应按照合同约定履行各自义务。中标/成交供应商应按照合同规定的时间、地点、质量标准等提供货物或服务，招标人应按照合同约定支付货款或服务费用。2.验收采购项目完成后，由使用部门负责组织验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。验收合格后，使用部门应出具《验收报告》。如验收不合格，应要求中标/成交供应商限期整改或重新提供货物或服务，并再次进行验收。三、招标采购相关职责分工（一）招标采购部职责1.负责制定和完善公司招标采购管理制度和流程。2.组织实施公司的招标采购活动，包括采购需求收集、采购方式确定、文件编制、信息发布、开标评标等工作。3.负责与潜在供应商进行沟通、联系，组织资格预审，发放采购文件。4.负责整理、保存招标采购相关资料，并建立采购档案。5.协助使用部门进行采购项目的验收工作。（二）使用部门职责1.根据实际工作需要，提出采购申请，并对采购需求的合理性、必要性负责。2.参与采购项目的技术要求制定、评标标准确定等工作。3.负责采购项目的验收工作，出具验收报告。（三）财务部门职责1.参与采购项目预算的审核，提供资金安排建议。2.负责审核采购合同的付款条款，按照合同约定支付货款或服务费用。3.对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务方面的支持和监督。（四）审计部门职责1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性。2.对采购项目的成本效益进行审计评价，提出审计意见和建议。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计，检查采购程序是否符合规定，采购文件是否齐全、规范，评标过程是否公正等。2.招标采购部应建立内部监督机制，对采购工作的各个环节进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合其工作，提供必要的资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，可以邀请社会公众参与监督，提高采购活动的透明度。五、违规处理（一）对供应商违规行为的处理供应商在招标采购活动中如有下列违规行为，招标采购部有权采取相应措施：1.提供虚假材料谋取中标/成交的，取消其成交资格，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加公司的招标采购活动。2.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的，责令改正，并处以一万元以上三万元以下的罚款。3.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的，中标/成交无效，并没收违法所得，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加公司的招标采购活动。4.向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的，中标/成交无效，并处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加公司的招标采购活动，构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.在招标采购过程中拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的，责令改正，并处以一万元以上三万元以下的罚款。（二）对公司内部人员违规行为的处理公司内部人员在招标采购活动中如有下列