招标采购办工作制度

PAGE招标采购办工作制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，加强招标采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购活动，包括但不限于工程建设项目、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与方在平等的条件下竞争，确保采购结果公正合理。2.合法合规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，确保招标采购活动合法合规进行。3.效益优先原则在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚实守信原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、招标采购办职责（一）组织协调1.负责制定公司招标采购计划，并组织实施。2.协调各部门之间的工作，确保招标采购活动顺利进行。（二）文件编制与审核1.编制招标采购文件，包括招标文件、采购合同等。2.审核招标采购文件，确保文件内容合法合规、准确完整。（三）供应商管理1.建立供应商库，对供应商进行资格审查和评价。2.维护供应商关系，定期对供应商进行考核。（四）开标评标组织1.组织开标、评标活动，确保活动的公平公正。2.记录开标评标过程，整理相关资料。（五）合同签订与执行监督1.组织签订采购合同，确保合同条款符合公司要求。2.监督采购合同的执行情况，及时处理合同执行过程中的问题。（六）档案管理负责整理、归档招标采购活动中的各类文件资料，建立档案管理制度。三、招标采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至招标采购办。（二）采购审批1.招标采购办收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，判断是否符合公司采购政策和预算安排。2.将审核通过的采购申请表提交至公司领导审批，根据采购金额大小，按照相应的审批权限进行审批。（三）招标采购文件编制1.根据采购项目的特点和要求，编制招标采购文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款等内容；采购合同应明确双方的权利义务、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.招标采购文件编制完成后，组织相关部门和专家进行审核，确保文件内容合法合规、准确完整。（四）发布招标信息1.根据采购项目的特点和要求，选择合适的招标方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。2.通过公司官网、招标平台、媒体等渠道发布招标公告，公开招标信息，吸引潜在供应商参与投标。（五）资格预审1.对报名参加投标的供应商进行资格预审，审查供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.向通过资格预审的供应商发放招标文件，并告知其投标截止时间、开标时间和地点等信息。（六）投标文件接收与开标1.在投标截止时间前，接收供应商提交的投标文件，并进行登记。2.按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。（七）评标1.组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成，人数应符合法律法规规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。（八）中标通知1.根据评标结果，向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知未中标人。2.中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、交货时间、质量标准等内容。（九）合同签订1.中标人收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件签订，不得擅自变更合同条款。2.合同签订后，将合同副本提交至招标采购办备案。（十）合同执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量标准履行交货义务，公司相关部门负责组织验收。2.验收合格后，按照合同约定的付款方式支付货款；验收不合格的，按照合同约定处理，要求供应商限期整改或重新提供货物，直至验收合格。四、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.招标程序按照本制度规定的招标采购流程进行，发布招标公告的范围应广泛，确保有足够数量的潜在供应商参与投标。（二）邀请招标1.适用范围适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。2.招标程序向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，其他程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.招标程序成立谈判小组，与不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.招标程序由采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。协商过程中应记录协商情况，确保采购价格合理、采购质量符合要求。五、供应商管理（一）供应商库建立与维护1.制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉等条件。2.收集供应商信息，对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，符合准入标准的供应商纳入供应商库。3.定期对供应商库中的供应商进行评估和清理，淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商资格审查1.在招标采购活动中，对参与投标的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉等。2.要求供应商提供相关证明材料，并对材料的真实性进行核实。（三）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.根据评价结果对供应商进行考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并根据考核结果对供应商采取相应的奖惩措施。六、招标采购文件管理（一）文件编制要求1.招标采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰。2.文件编制过程中应充分考虑采购项目的特点和要求，明确采购需求、技术规格、评标办法、合同条款等内容。（二）文件审核与审批1.招标采购文件编制完成后进行审核，审核人员应包括招标采购办人员、相关部门人员和法律专家等。2.审核通过的文件提交至公司领导审批，确保文件符合公司采购政策和利益。（三）文件发放与回收1.向通过资格预审的供应商发放招标文件，并要求供应商签收确认。2.在投标截止时间后，回收供应商提交的投标文件，并进行登记和保管。（四）文件存档与保管1.招标采购活动结束后，将招标采购文件进行整理、归档，建立档案管理制度，并明确档案保管期限。2.档案管理人员应妥善保管档案，确保档案的安全和完整，防止档案丢失、损坏或泄露。七、开标评标管理（一）开标组织1.按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标过程应公开进行。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。（二）评标委员会组建1.评标委员会由公司内部相关部门人员和外部专家组成，人数应符合法律法规规定。2.评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会。（三）评标过程管理1.评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。2.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况。评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或受外界干扰。（四）评标结果公示1.评标结果确定后，将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间接受社会监督，如有异议，可向招标采购办提出质疑，招标采购办应及时进行调查处理。八、合同管理（一）合同签订1.中标人收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件签订，不得擅自变更合同条款。2.合同签订前，由招标采购办对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、准确完整。审核通过的合同提交至公司领导审批，审批通过后签订合同。（二）合同执行监督1.合同签订后，招标采购办负责监督合同的执行情况，定期检查供应商的履行合同情况。2.如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改；如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求的，按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，应按照合同约定和相关法律法规的规定进行操作。2.变更合同条款前需经双方协商一致，并签订书面协议。如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要解除合同的，应按照合同约定和相关法律法规的规定办理。（四）合同付款管理1.按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，付款前应审核供应商提交的付款申请和相关证明材料。2.在支付货款时，应严格按照财务管理制度进行操作，确保付款流程合法合规。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查招标采购程序是否合规、采购文件是否完整、合同执行是否到位等。2.招标采购办应建立内部监督机制，对自身工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，