招标于采购制度

PAGE招标于采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的招标与采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资、服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标与采购的项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保招标与采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标与采购的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：招标与采购信息公开，包括采购需求、招标条件、评标标准等，接受公司/组织内部及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求和采购时间节点。2.组织实施招标与采购活动，包括发布招标公告、收集供应商资料、组织开标评标等。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评价和管理。（二）需求部门1.提出采购需求，详细说明所需物资、服务或工程的规格、数量、质量要求等，并对需求的合理性负责。2.参与采购项目的评标工作，提供技术支持和专业意见。3.协助采购部门与供应商沟通协调，确保采购的物资、服务或工程符合实际需求。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排。2.负责采购资金的支付和核算，对采购费用进行审核和监督。3.协助采购部门进行成本分析，提供财务方面的建议和支持。（四）法务部门1.审核招标与采购文件，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。2.参与重大采购合同的谈判和签订，提供法律意见和保障。3.处理采购过程中的法律纠纷，维护公司/组织的合法权益。（五）监督部门1.对招标与采购活动进行全程监督，确保采购过程的合规性和公正性。2.受理供应商和公司内部员工的投诉举报，对违规行为进行调查和处理。3.定期对采购制度的执行情况进行检查和评估，提出改进建议。三）招标程序（一）招标申请需求部门根据业务需要，填写《招标申请表》，详细说明招标项目的名称、内容、预算金额、技术要求、时间要求等信息，并提交至采购部门。采购部门对招标申请进行审核，审核通过后启动招标程序。（二）招标文件编制采购部门组织相关人员编制招标文件，招标文件应包括以下内容：1.招标公告，明确招标项目的基本信息、招标范围、资格要求、报名时间、开标时间和地点等。2.投标人须知，对投标文件的编制、提交、开标、评标等程序进行详细说明。3.技术规格和要求，明确采购物资、服务或工程的技术标准和质量要求。4.商务条款，包括合同条款、价格条款、付款方式、交货期等。5.评标标准，明确评标方法和评分细则，确保评标过程的公平公正。6.投标文件格式，规定投标文件应包含的内容和格式要求。（三）招标公告发布采购部门通过公司/组织内部网站、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应在规定的时间内保持有效，确保足够的供应商有机会获取信息并参与投标。（四）供应商报名与资格审核1.潜在供应商在规定时间内按照招标公告要求报名，提交报名资料，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等。2.采购部门对报名供应商进行资格审核，核实其提供的资料真实性和有效性，筛选出符合资格要求的供应商进入投标环节。（五）投标文件接收与开标1.采购部门接收供应商提交的投标文件，并进行登记和编号。2.在规定的开标时间和地点，组织开标会议，邀请所有投标人参加。开标会议应公开进行，宣布投标文件的开启顺序、投标人名称、投标报价等基本信息。（六）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标，评标委员会由公司/组织内部相关部门的代表以及技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审。2.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人，并出具评标报告。（七）中标通知采购部门根据评标报告，确定中标人，并向中标人发出《中标通知书》。同时，将中标结果通知所有未中标的投标人。四）采购程序（一）采购申请需求部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对采购申请进行审核，审核通过后启动采购程序。（二）采购方式选择采购部门根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（三）供应商选择与采购谈判1.根据采购方式，采购部门从供应商数据库或通过其他渠道筛选出潜在供应商，并向其发出采购邀请。2.采购部门与供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。采购谈判过程中，采购人员应保持客观公正，不得泄露公司/组织的商业机密和谈判底线。（四）采购合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同，并提交法务部门审核。法务部门审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务或工程的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（五）采购合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.需求部门负责组织对采购物资、服务或工程的验收工作，验收人员应按照采购合同约定的质量标准进行验收，并出具验收报告。验收合格后，采购部门办理付款手续；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量等条件。2.潜在供应商向采购部门提交《供应商准入申请表》及相关证明材料，采购部门对其进行资格审查。资格审查合格的供应商纳入供应商数据库，并给予相应的编码和标识。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核，评价方式包括日常评价、定期评价和专项评价等。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。（三）供应商淘汰与更新1.对于连续多次评价不合格、严重违反合同约定、出现重大质量问题或其他违规行为的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商数据库。2.采购部门定期对供应商数据库进行清理和更新，引入新的优质供应商，优化供应商结构，确保公司/组织的采购活动有足够的优质供应商资源可供选择。六、监督与检查（一）内部监督1.监督部门定期对招标与采购活动进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、评标过程的公正性、合同签订与执行情况等。2.采购部门应定期向监督部门报送招标与采购工作进展情况，接受监督部门的监督和指导。（二）投诉处理1.公司/组织设立投诉举报渠道