招标与采购制度

PAGE招标与采购制度一、总则（一）目的为规范公司/组织的招标与采购活动，加强内部控制，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标与采购的项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标与采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动的合法性和合规性。2.公平公正原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招标与采购的供应商或承包商，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：招标与采购信息应公开透明，确保所有潜在参与者能够获取充分的信息，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：参与招标与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务和承诺。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据公司/组织需求，确定采购项目、数量、时间等。2.组织实施招标与采购活动，包括发布招标公告、邀请供应商、组织开标、评标等。3.对供应商进行资格审查和管理，建立供应商档案。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.负责采购项目的验收工作，确保采购物资或服务符合要求。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购项目规格、技术要求、质量标准等。2.参与采购项目的评标工作，提供专业意见。3.协助采购部门进行合同签订和验收工作。（三）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理使用和支付。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。3.负责采购项目的财务核算和报销工作。（四）审计部门1.对招标与采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。2.对采购项目的成本效益进行评估，提出审计意见和建议。（五）法务部门1.为招标与采购活动提供法律咨询和支持，审查采购合同的合法性。2.处理采购过程中的法律纠纷和风险防范。三、招标与采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交相关技术文件和需求说明。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，核实需求的合理性和预算的准确性。2.根据采购金额大小，按照公司/组织的审批权限，报相关领导审批。采购金额较小的项目，由采购部门负责人审批；采购金额较大的项目，需经分管领导、财务负责人等审批。（三）招标与采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的招标与采购方式。常见的招标与采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商谈判。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）招标与采购文件编制1.根据选定的招标与采购方式，采购部门编制相应的招标与采购文件。招标与采购文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标与采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货期、售后服务等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购部门应对招标与采购文件进行审核，确保文件内容完整、准确、合法，避免出现歧义或漏洞。（五）发布招标与采购信息1.对于公开招标项目，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间等信息。2.对于邀请招标项目，采购部门应向选定的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应与招标公告基本一致。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等项目，采购部门应向相关供应商发出采购邀请或询价单，明确采购项目要求、报价截止时间等信息。（六）供应商资格审查1.在接收供应商投标文件或报价文件后，采购部门对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购部门可实地考察供应商的生产经营场所、生产能力、质量管理等情况，以确保供应商具备履行合同的能力。3.只有通过资格审查的供应商才能进入评标或谈判环节。（七）开标、评标或谈判1.开标：在公开招标和邀请招标项目中，采购部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.评标：评标委员会由采购部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标办法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。3.谈判：在竞争性谈判和单一来源采购项目中，采购部门与供应商进行谈判。谈判小组由采购部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。谈判小组与供应商就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致后确定成交供应商。（八）定标与合同签订1.根据评标或谈判结果，采购部门确定中标人或成交供应商，并将定标结果通知所有参与投标或谈判的供应商。2.采购部门与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。2.验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。3.采购部门负责跟踪验收情况，确保采购项目最终达到预期要求。（十）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括合同条款执行情况、验收结果、发票真实性等。2.经审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款方式可包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。3.对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期时间和金额进行付款，并做好相关记录。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、合理的价格水平等。2.供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。3.采购部门对供应商提交的申请和材料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过的供应商纳入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、与需求部门沟通等多种形式。采购部门根据评价结果，对供应商进行打分，并划分等级。3.对于评价等级较低的供应商，采购部门应及时与其沟通，提出改进意见，并督促其整改。如供应商整改不力，采购部门可采取减少订单量、暂停合作等措施。（三）供应商激励与淘汰1.采购部门对表现优秀与长期合作的供应商给予一定的激励措施，如优先采购、增加订单量、给予价格优惠、颁发荣誉证书等，以鼓励供应商持续提高服务质量和产品质量。2.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况，或不再符合供应商准入标准的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商名录，并停止与其合作。五、监督与检查（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对招标与采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督：采购部门应建立内部监督机制，对采购活动的各个环节进行日常监督。采购人员应严格遵守采购制度和流程，确保采购活动的公正、公平、公开。需求部门、财务部门等相关部门应积极配合采购部门的工作，对采购活动进行监督和反馈。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、审计部门、纪检监察部门等。公司/组织应积极配合政府部门的工作，如实