报账制单位采购制度

PAGE报账制单位采购制度一、总则（一）目的为了规范报账制单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本报账制单位内各部门、各项目的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，维护所有参与采购活动的供应商的合法权益。3.公开性原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会公众的监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。5.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由单位负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。其主要职责包括：1.制定采购计划，根据单位需求和预算安排，确定采购项目、采购数量、采购时间等。2.组织采购活动，包括选择采购方式、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。5.整理和归档采购文件，包括采购申请、采购合同、验收报告等。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的规格、型号、数量、质量等要求，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预计金额等内容，并说明采购的必要性和资金来源。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总和审核，结合单位的财务状况和资金安排，提出采购预算草案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据单位的发展战略和实际情况，对采购预算草案进行审定，形成年度采购预算，并报上级主管部门或财政部门审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门应定期对采购预算的执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同和预算安排支付采购款项，确保资金使用的合规性和安全性。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求和价格发生较大变动。因不可抗力因素，如自然灾害、突发事件等，影响采购项目的实施。其他不可预见的原因，导致原采购预算无法满足实际需要。2.预算调整申请应由采购执行部门提出，经需求部门、财务部门审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况进行审议，决定是否调整采购预算以及调整的幅度。3.采购预算调整后，应及时通知相关部门，并按照新的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。工程采购项目，单项合同估算价在2０0万元以上。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等。4.采购执行部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。4.采购执行部门应组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.谈判小组应与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并形成论证报告。论证报告应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的选择理由、采购价格的合理性等内容。4.采购执行部门应将论证报告报采购领导小组审批，经批准后，与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向三家以上的供应商发出询价单，询价单应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求以及交货时间、地点等内容。4.供应商应在规定时间内报价，采购执行部门对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，采购执行部门负责人可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购执行部门应将采购申请表报采购领导小组审批。3.采购领导小组应根据采购项目的情况进行审议，做出审批决定。审批通过的，采购执行部门按照审批意见组织采购活动；审批不通过的，采购执行部门应将意见反馈给需求部门。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购执行部门选择合适的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应按照规定发布招标公告或投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标活动。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式采购的，采购执行部门应按照相应的程序组织谈判、协商或询价活动。4.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门审核，审核通过后，报单位负责人签字盖章。3.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购执行部门应组织需求部门、相关技术人员等对采购货物、工程和服务进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目符合要求。验收合格的，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。2.财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。支付采购款项时，应严格审核相关凭证，确保支付的合规性和准确性。3.采购执行部门应建立采购项目的档案管理制度，将采购申请、采购合同、验收报告、付款凭证等相关文件资料进行整理归档，妥善保管，以备查阅。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。审计部门有权调阅采购文件、合同、账目等资料，对相关人员进行询问和调查。2.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算的执行情况，监督采购款项的支付，防止资金浪费和滥用。3.采购执行部门应建立健全内部管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，确保采购活动依法依规进行。（二）供应商管理1.建立供应商准入制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等条件。2.采购执行部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等。对供应商的表现进行评价，对于表现优秀的供应商给予适当的奖励，对于存在不良记录的供应商，限制其参与本单位的采购活动。3.加强与供应商的沟通与合作，定期对供应商进行培训和指导，提高供