抖音采购管理制度及流程

PAGE抖音采购管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范公司在抖音平台的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、合理性和高效性，保障公司利益，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及通过抖音平台进行采购活动的部门、人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规以及抖音平台的相关规定。2.合规性原则：严格按照公司既定的采购流程和审批制度执行采购任务。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，杜绝不正当竞争和利益输送。二、采购需求的提出与审批（一）需求识别各部门根据业务发展需要、项目要求等，识别在抖音平台采购的商品或服务需求。需求应明确、具体，包括但不限于商品名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间等。（二）需求申请需求部门填写《抖音采购需求申请表》，详细说明采购需求的背景、用途、预计金额等信息，并提交至部门负责人审核。（三）部门负责人审核部门负责人对采购需求进行审核，重点审查需求的必要性、合理性以及与部门预算的匹配性。如审核通过，在申请表上签字确认后提交至采购部门；如存在问题，要求需求部门进行修改或补充。（四）预算审核（如有预算限制）对于涉及预算的采购需求，财务部门对其预算额度进行审核。确认该采购需求在部门预算范围内，方可进入下一步流程。（五）审批流程根据采购金额大小，按照公司既定的审批权限进行审批。一般采购需求由部门负责人、分管领导审批；重大采购需求需经过总经理办公会或董事会审批。审批通过后，采购需求申请表返回采购部门作为采购依据。三、采购实施（一）采购人员选择采购部门根据采购需求的特点和性质，选择合适的采购人员负责具体采购任务。采购人员应具备相关的业务知识、市场经验以及良好的沟通协调能力。（二）供应商筛选与管理1.供应商搜索：采购人员通过抖音平台搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集潜在供应商信息。2.供应商评估：对收集到的供应商进行初步评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以参考抖音平台上供应商的评价、口碑以及过往交易记录等。3.建立供应商库：经过评估合格的供应商纳入公司供应商库，并定期对供应商库进行更新和维护。4.供应商选择：根据采购需求，从供应商库中选择合适的供应商进行采购洽谈。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商。（三）采购洽谈与合同签订1.采购洽谈：采购人员与选定的供应商就采购商品或服务的各项条款进行洽谈。包括商品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。洽谈过程中应明确双方的权利和义务，确保条款清晰、准确、合理。2.合同起草：根据洽谈结果，采购人员起草采购合同。合同应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，明确双方的权利义务、商品或服务的详细内容、价格条款、交付条款、质量标准、违约责任等重要条款。3.合同审核：采购合同起草完成后，提交至法务部门和财务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性以及风险防范条款；财务部门审核合同的付款方式、结算周期等财务条款。审核通过后，由采购人员与供应商签订合同。（四）采购订单下达采购人员根据签订的采购合同，在抖音平台上向供应商下达采购订单。采购订单应准确反映合同的各项条款，包括商品或服务名称、规格型号、数量、价格（含单价和总价）、交货时间、交货地点等信息。同时，要求供应商确认采购订单，确保双方对订单内容无异议。四、采购验收（一）验收准备采购部门在采购商品或服务预计交付前，通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。需求部门应安排熟悉业务的人员参与验收，质量检验部门应根据采购商品或服务的特点制定相应的验收标准和流程。（二）到货通知供应商发货后，应及时通知采购部门到货信息。采购部门在收到到货通知后，及时告知需求部门和质量检验部门。（三）验收实施1.数量验收：需求部门和质量检验部门按照采购合同和采购订单的要求，对到货商品的数量进行清点核对。确保实际到货数量与订单数量一致。2.质量验收：质量检验部门依据既定的质量标准对到货商品的质量进行检验。检验内容包括商品外观、性能、规格型号等方面。对于需要进行专业检测的商品，可委托第三方检测机构进行检测。3.验收报告：验收完成后，需求部门和质量检验部门共同填写《抖音采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收结果（合格或不合格）、存在的问题及处理建议等。验收报告应由验收人员签字确认。（四）验收结果处理1.合格处理：如验收结果为合格，采购部门按照采购合同的约定办理付款手续。2.不合格处理：如验收结果为不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决方案。根据不合格的具体情况，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施。同时，跟踪供应商处理结果，直至问题得到妥善解决。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失，则按照合同约定追究供应商的违约责任。五、采购付款（一）付款申请采购部门在收到验收合格报告后，根据采购合同的付款条款，填写《抖音采购付款申请表》。付款申请表应包含采购合同编号、供应商名称、采购商品或服务内容、已到货金额、本次申请付款金额、付款方式等信息。（二）部门审核采购部门负责人对付款申请进行审核，重点审查付款申请是否符合合同约定、验收情况是否真实等。审核通过后，签字确认并提交至财务部门。（三）财务审核财务部门对付款申请进行审核，主要审核付款金额的准确性、付款方式的合规性以及相关发票等财务凭证的完整性。同时，核对采购合同的执行情况，确保付款符合公司财务制度和资金安排。审核通过后，提交至分管领导审批。（四）审批付款根据公司既定的审批权限，由分管领导对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。付款方式应严格按照采购合同约定执行，如采用银行转账、支票、电子支付等方式。对于涉及外汇付款的，应按照国家外汇管理规定办理相关手续。六、采购档案管理（一）档案收集采购部门负责收集采购活动过程中产生的各类文件和资料，包括采购需求申请表、采购合同、采购订单、验收报告、发票、付款凭证等。确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理采购人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号和归档。整理过程中应剔除无关的文件和重复的资料，确保档案资料清晰、有序。（三）档案保管整理好的采购档案应妥善保管，可采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。选择安全、防火、防潮、防虫的档案保管场所，配备必要的档案保管设备。同时，建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因和查阅内容。经采购部门负责人审批后，方可查阅。查阅过程中应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.借阅权限：因特殊情况需要借阅采购档案的，需填写《采购档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等信息。经采购部门负责人、分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案资料，按时归还。归还时，采购部门应对档案资料进行检查，确保档案资料完好无损。七、监督与审计（一）内部监督公司内部审计部门定期对抖音采购活动进行监督检查。检查内容包括采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况、采购档案的管理情况等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计（如有需要）根据公司实际情况，可委托外部审计机构对抖音采购活动进行专项审计。外部审计机构应具备相应的资质和专业能力