扬州大学后勤采购制度

PAGE扬州大学后勤采购制度一、总则（一）目的为了加强扬州大学后勤采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扬州大学后勤部门涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立扬州大学后勤采购领导小组，由后勤部门负责人、相关职能科室负责人等组成。负责审议采购计划、采购政策、重大采购项目等，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购办公室，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.根据采购需求，制定采购计划和采购方案。2.组织供应商的选择、评审和确定。3.签订采购合同，并监督合同的执行。4.负责采购项目的验收工作。5.整理和归档采购文件资料。（三）需求部门各使用部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施过程和结果进行监督。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据工作需要和实际库存情况，定期编制采购需求计划，详细列出所需物资或服务的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划应经部门负责人审核后报采购办公室。采购办公室汇总各部门采购计划，结合学校后勤整体工作安排，编制年度、季度和月度采购计划。（二）供应商选择与管理1.供应商征集采购办公室通过多种渠道广泛征集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，对征集到的供应商进行分类整理和登记，记录供应商的基本情况、经营范围、联系方式、信誉状况等。2.供应商筛选根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。对潜在供应商进行初步调查，了解其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。3.供应商评审对于重要采购项目，成立评审小组，对筛选出的潜在供应商进行实地考察和综合评审。评审内容包括供应商的资质、业绩、生产设备、技术水平、质量控制体系、价格竞争力、售后服务承诺等。评审小组根据评审结果，对供应商进行打分排序，确定入围供应商名单。4.供应商管理与入围供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商合作关系，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得相关部门的批准。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目的要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等条款，以及评审标准和方法。3.采购信息发布对于公开招标和邀请招标项目，通过指定的媒体发布采购公告，邀请潜在供应商参与投标。对于竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目，向入围供应商发送采购文件，邀请其参加采购活动。4.投标与响应供应商按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，在规定的时间内提交给采购办公室。采购办公室对供应商的投标文件或响应文件进行签收和登记，并组织开标、谈判、询价等活动。5.评审与确定中标供应商组织评审小组对投标文件或响应文件进行评审，按照评审标准和方法进行打分排序，确定中标供应商或成交供应商。采购办公室将评审结果报采购领导小组审核批准后，向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。（四）合同签订1.采购办公室与中标供应商或成交供应商按照采购文件和投标文件或响应文件的内容，签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式及违约责任等条款。3.采购合同签订后，应及时报学校相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的质量、效果等方面。3.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收结果等内容。4.对于验收不合格的采购项目，采购办公室应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格。（六）采购付款1.采购办公室根据采购合同和验收报告，按照学校财务制度的规定，办理采购付款手续。2.付款前，采购办公室应审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保凭证真实、合法、有效。3.对于符合付款条件的采购项目迅速办理付款，对于不符合付款条件的采购项目，应及时与供应商沟通协商，解决问题后再办理付款。四、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组定期对采购工作进行检查和监督，确保采购活动符合本制度的规定和要求。2.学校纪检监察部门对采购工作进行全程监督，受理有关采购活动的投诉和举报，查处采购过程中的违规违纪行为。（二）审计监督学校审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，提出审计意见和建议，促进采购管理水平的提高。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断、原材料供应短缺等风险。2.质量风险：采购物资或服务不符合质量要求，影响学校后勤工作正常开展。3.合同风险：合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等风险。4.人员风险：采购人员违规操作、失职渎职等风险。（二）风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断风险。加强与供应商的沟通协调，建立应急物资储备机制，应对原材料供应短缺风险。2.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，加强对采购物资或服务的检验检测力度。与供应商签订质量保证协议，要求供应商提供质量担保和售后服务承诺。3.合同风险应对加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、明确、完整。建立合同履行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。加强与供应商的沟通协商，妥善处理合同纠纷。4.人员风险应对加强对采购人员的培训和教育，提高采购人员的业务素质和职业道德水平。建立健全采购人员考核评价机制，加强对采购人员的监督管理。实行采购岗位定期轮换制度，防范采购人员违规操作和失职渎职风险。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购文件、投标文件或响应文件、评审记录、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档采购办公室应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照档案管理的要求，对采购文件资料进行分类、编号、装订，建立采购档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管与查阅采购档案应妥善保管，存放