学校采购业务制度

PAGE学校采购业务制度一、总则（一）目的为规范学校采购业务流程，确保采购活动合法、合规、公开、透明，提高采购资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、准确、及时地公开，接受学校内部和社会的监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购质量和价格合理。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门学校指定专门的部门或人员作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，确保采购活动的顺利进行。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，编制采购文件。4.发布采购信息，组织供应商报名、投标、开标、评标等活动。5.与中标供应商签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。6.整理采购档案，妥善保存采购活动的相关文件和资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求等内容，并对采购项目进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购款项的支付手续。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校工作安排和实际需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、单价、总价等内容，并详细说明采购项目所需资金的来源和用途。2.采购执行部门负责汇总各需求部门的采购预算，结合学校财务状况和资金安排，编制学校年度采购预算草案。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，审核通过后报学校采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购价格合理。对于超过预算的采购项目，应及时向采购领导小组报告，并说明原因和解决方案。（三）预算监督1.学校财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组汇报采购预算的执行情况。2.审计部门应加强对采购预算执行情况的审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的；服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的；工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从供应商库中随机抽取不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，并制定谈判文件。谈判小组与各供应商进行谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。(四)单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并报学校采购领导小组批准。批准后，与供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、质量标准、服务要求等内容，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》应提交给采购执行部门，采购执行部门对采购申请进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。（二）采购计划编制1.采购执行部门根据采购申请，结合学校采购预算和实际情况，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的采购方式、采购时间、采购进度安排等内容。2．采购计划经采购领导小组批准后，采购执行部门按照采购计划组织实施采购活动。（三）供应商选择与管理1.采购执行部门应通过市场调研、供应商推荐、招标公告、投标邀请书等方式，广泛收集供应商信息，建立供应商库。2.对进入供应商库的供应商进行资格审查和评价，并定期对供应商进行考核。考核内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。3．根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应组织相关人员对供应商进行实地考察。（四）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购执行部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件询价单等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、服务要求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（五）采购信息发布1.采购执行部门应按照规定的程序和渠道，及时发布采购信息。采购信息应包括采购项目的名称、规格、数量、预算、采购方式、采购时间、投标截止时间、开标时间等内容。2.采购信息发布的渠道包括学校官网、政府采购网、招标代理机构网站及其他相关媒体等。(六)投标与开标1.供应商应按照采购文件的要求，编制投标文件，并在规定的时间内提交给采购执行部门。2.采购执行部门应按照规定的时间和地点组织开标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件中的其他主要内容。（七）评标与定标1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，组建评标委员会。评标委员会由学校相关部门人员、技术专家、法律专家等组成，人数应符合规定要求。2.评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。评标标准应包括技术方案、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（八）合同签订与履行1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，并符合法律法规和采购文件的要求。2.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送学校财务部门、审计部门备案。3.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定，履行各自义务。采购执行部门应监督供应商的履约情况，确保采购项目按时、按质完成。（九）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格、质量、性能等方面是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，并经验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购款项的依据。3.如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或重新提供货物、服务等。整改或重新提供后，应再次进行验收，直至验收合格为止。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标通知书发出之日起三十日内（法律法规另有规定的除外），与中标供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容；合同的签订时间、地点、生效条件等；付款方式、付款时间、付款比例等；违约责任及争议解决方式等。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同的约定，全面履行各自的义务。采购执行部门应监督供应商的履约情况，并及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行时，采购执行部门和供应商应及时协商解决，并采取相应的措施减少损失。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需要变更合同条款，采购执行部门和供应商应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致采购合同无法继续履行或部分无法履行时，采购执行部门和供应商可以协商解除合同。合同解除后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。（四）合同档案管理1.采购执行部门应妥善保管采购合同档案，包括采购合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等相关文件和资料。2.采购合同档案应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，并建立相应的检索目录，便于查询和使用。3.采购合同档案的保管期限应按照法律法规和学校档案管理规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期或不定期对采购项目进行审计检查，检查采购程序的合法性、合规性，以及采购资金的使用效益。2.学校财务部门负责对采购资金的使用进行监督管理，审核采购预算的执行情况，办理采购款项的支付手续，确保采购资金的安全和合理使用。3.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为发生。（二）外部监督1．学校采购活动应接受政府采购监管部门的监督管理，按照政府采购法律法规的要求，及时报送采购项目的相关信息，接受政府采购监管部门的检查和指导。2.学校采购活动应接受