学校财物采购制度

PAGE学校财物采购制度一、总则（一）目的为了规范学校财物采购行为，加强学校财物采购管理，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及所属单位的财物采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受师生监督，保证采购信息的公开、公正、公平。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商参与竞争，通过公平竞争选择优质的产品和服务。4.效益原则：注重资金使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高采购效率。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校年度采购计划、重大采购项目及采购制度的制定与修订等工作，对采购活动进行决策和监督。（二）采购工作小组采购工作小组由学校财务部门、资产管理部门、使用部门等相关人员组成。采购工作小组负责具体实施采购活动，包括编制采购文件、组织采购评审、签订采购合同等工作。（三）职责分工1.采购领导小组职责审议学校年度采购计划，确保采购项目符合学校发展规划和实际需求。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的选择、采购预算的确定等。监督采购制度的执行情况，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。2.采购工作小组职责根据学校年度采购计划，编制具体采购项目实施方案，明确采购需求、采购方式、采购程序等内容。组织采购评审工作，按照规定的评审标准和程序，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评审，确定中标供应商或成交供应商。签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的履行和执行。负责采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量、数量、规格等进行检查和验收，确保符合合同要求。整理和归档采购项目资料，包括采购文件、评审记录、合同文本、验收报告等，建立健全采购档案管理制度。三、采购预算管理（一）预算编制原则1.科学性原则：根据学校教育教学工作的实际需求，结合学校发展规划，科学合理地编制采购预算。2.完整性原则：将学校所有采购项目纳入预算管理，确保预算的完整性和准确性。3.严肃性原则：采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整和变更。（二）预算编制程序1.各部门根据本部门的工作任务和实际需求，提出年度采购预算申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.学校财务部门对各部门提交的采购预算申请进行汇总和审核，结合学校年度财务预算安排，提出采购预算草案。3.采购领导小组对采购预算草案进行审议，报学校领导批准后，下达各部门执行。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，由采购项目实施部门提出书面申请，说明调整的原因及调整金额。2.采购工作小组对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。3.采购领导小组批准调整预算后，由学校财务部门按照规定程序进行调整。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《学校财物采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交至采购工作小组，采购工作小组对采购申请进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。（二）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购工作小组编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购评审标准、采购合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购工作小组组长审核签字，报采购领导小组备案。（三）供应商选择与采购评审管理1.供应商选择根据采购文件的要求，采购工作小组通过多种渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。供应商应具备良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力等条件。2.采购评审采购工作小组组织成立评审小组，对供应商的投标文件或报价文件进行评审。评审小组由学校相关部门人员、专业技术人员等组成，人数应符合规定要求且为奇数。评审过程应严格按照采购文件规定的评审标准和程序进行，确保评审结果的公正、公平。评审内容包括供应商的报价、技术方案、售后服务、业绩信誉等方面。评审小组根据评审情况，推荐中标候选人或成交候选人，并出具评审报告。（四）采购合同签订1.根据评审结果，采购工作小组向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书。2.中标供应商或成交供应商应在规定时间内与学校签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，并严格按照采购文件和评审结果签订，不得擅自变更合同内容。采购合同签订后，报学校财务部门备案。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，采购工作小组组织相关部门和人员对采购项目进行验收工作。验收人员应包括采购项目使用部门代表、资产管理部门人员、专业技术人员等。2.验收人员按照采购合同要求，对采购物品或服务的质量（包括规格、型号、性能指标等）、数量、外观等进行逐一检查和核对。验收合格后出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收标准及验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.如验收过程中发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或采取其他补救措施。如供应商未能按时解决问题或提供的解决方案不符合要求，学校有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）采购付款管理1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定，向学校提交付款申请及相关证明材料。2.学校财务部门对供应商提交的付款申请及证明材料进行审核，审核无误后报学校领导审批。3.学校领导批准付款申请后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组定期对采购项目进行检查和评估，确保采购活动符合规定要求。2.学校审计部门对采购项目进行定期审计或专项审计，重点审查采购项目的预算执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，发现问题及时提出整改意见。3.设立举报信箱和举报电话，接受师生对采购活动中违规行为的举报。对举报内容进行认真调查核实，如情况属实，依法依规对相关责任人进行处理。（二）外部监督积极接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，及时整改存在的问题。主动配合相关部门开展工作，提供真实、准确的采购信息和资料。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购文件（包括采购公告、招标文件、投标文件、报价文件、评审报告等）采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购工作小组负责采购项目资料及时整理和归档，按照档案管理的要求，进行分类、编号、装订等工作，确保档案