学校询价采购制度

PAGE学校询价采购制度一、总则（一）目的为了规范学校询价采购行为，加强学校采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金及自有资金进行的询价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑资金使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护采购市场秩序。二、询价采购组织与职责（一）采购领导小组学校成立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校采购工作的重大事项，指导和监督采购活动，协调解决采购过程中的问题。其主要职责包括：1.制定和修订学校采购管理制度；2.审定年度采购预算和采购计划；3.对采购项目的采购方式、采购文件等进行审核；4.监督采购项目的实施过程，协调处理采购中的争议和纠纷。（二）采购执行机构学校设立采购执行机构，负责具体采购项目的组织实施。采购执行机构应配备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规。其主要职责包括：1.根据采购需求，编制采购文件，发布采购信息；2.组织询价小组开展询价采购活动；3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同；并对采购合同的执行情况进行跟踪和监督；4.整理、归档采购项目资料，建立采购项目档案。（三）询价小组询价小组由采购执行机构负责组建，成员包括采购人员、技术专家、财务人员等。询价小组人数应为三人以上的单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。询价小组的主要职责包括：1.对采购项目的技术、质量、价格等进行评审；2.向供应商发出询价通知书，要求供应商报价；3.对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商；4.编写询价采购报告，说明采购项目的基本情况、询价过程、评审结果等。三、询价采购程序（一）采购申请与审批1.各部门、各单位根据工作需要，提出采购申请，填写《学校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购需求等内容。2.采购申请经部门负责人审核签字后，报学校采购执行机构。采购执行机构对采购申请进行初审，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。3.初审通过的采购申请，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校采购管理制度和年度采购预算，对采购申请进行审批。审批通过的采购申请，由采购执行机构组织实施采购。（二）采购文件编制1.采购执行机构根据采购申请和采购项目的特点，编制询价通知书。询价通知书应包括采购项目的基本情况、采购需求、报价要求、评审标准、合同条款等内容。2.询价通知书中的采购需求应明确、具体，符合国家法律法规和行业标准要求。报价要求应明确报价的范围、方式、截止时间等。评审标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的报价和服务质量。合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。（三）供应商选择与询价1.采购执行机构通过学校官网及相关采购信息平台发布询价通知书，邀请符合条件的供应商参与询价采购活动。询价通知书应明确供应商的资格条件、报价要求、评审标准等内容。2.供应商应在规定的时间内，按照询价通知书的要求，向采购执行机构提交报价文件。报价文件应包括报价函、营业执照副本复印件、法定代表人授权书、产品规格型号及技术参数、售后服务承诺等内容。3.采购执行机构收到供应商的报价文件后，对报价文件进行初步审查。初步审查的内容包括供应商的资格条件是否符合要求、报价文件是否完整、报价是否有效等。对不符合要求的报价文件，采购执行机构应及时通知供应商进行补正或重新提交。4.询价小组对通过初步审查的供应商的报价文件进行详细评审。评审内容包括报价、技术方案、售后服务、企业信誉等方面。询价小组应按照询价通知书中规定的评审标准，对供应商的报价文件进行打分，并根据得分情况确定成交供应商。（四）成交供应商确定与合同签订1.询价小组根据评审结果，编写询价采购报告，推荐成交供应商。询价采购报告应包括采购项目的基本情况、询价过程概述、评审情况、成交供应商名单及理由等内容。2.采购执行机构将询价采购报告报采购领导小组审批。采购领导小组对询价采购报告进行审核，如无异议，确定成交供应商。3.采购执行机构向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购项目验收1.采购项目到货后，采购执行机构应及时组织相关部门和人员进行验收。验收人员应根据采购合同和询价通知书的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查。2.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。验收不合格的采购项目，采购执行机构应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。3.采购项目验收合格后，采购执行机构应按照采购合同的约定，及时支付货款。付款时，采购执行机构应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料，确保付款手续齐全、合规。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门、各单位应根据工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和资金来源。2.采购执行机构对各部门、各单位提交的采购预算进行汇总和审核，并结合学校年度财务预算，编制学校年度采购预算草案。采购预算草案应报采购领导小组审议通过后，提交学校财务部门审核。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，根据学校财力情况，对采购预算进行调整和确定。确定后的采购预算应报学校党委常委会批准后执行。（二）预算执行1.采购执行机构应严格按照批准后的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。2.采购项目的预算执行情况应定期进行统计和分析。采购执行机构应及时向采购领导小组和学校财务部门报告采购预算执行情况，确保采购资金的合理使用。（三）预算监督1.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审计。对违反采购预算管理规定的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。2.采购领导小组应加强对采购预算执行情况的监督，对采购项目的实施过程进行跟踪和检查。发现问题及时督促采购执行机构进行整改，确保采购项目顺利完成。五、采购档案管理将采购项目的相关文件、资料进行整理、归档，建立采购档案1.采购档案应包括采购申请、采购预算、采购文件、报价文件、询价采购报告、采购合同、验收报告、付款凭证等内容。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。采购档案的查阅和借阅应按照规定的程序进行审批，确保档案资料的安全和完整。六、监督与管理（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，对采购过程中的违规违纪行为进行严肃查处；2.采购领导小组应定期对采购工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改；3.采购执行机构应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.学校应主动接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门做好采购项目的审计和监督工作；2.学校应建立健全采购信息公开制度，及时向社会公开采购项目相关信息，接受社会监督。七、违规处理（一）供应商违规处理1．供应商有下列情形之一的，采购执行机构应将其列入不良行为记录名单，在一定期限内禁止其参与学校采购活动，并按照有关法律法规进行处理：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商违反采购合同约定的，采购执行机构应按照合同约定追究其违约责任，并要求供应商承担相应的赔偿责任。（二）学校工作人员违规处理学校工作人员在采购活动中有下列情形之一的，学校应视情节轻重，给予相应的纪律处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理：1.与供应商或者采购代理机构恶意串通的；2.在采购过程中接受