学校自主采购制度及流程

PAGE学校自主采购制度及流程一、总则（一）目的为规范学校自主采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议学校重大采购项目，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，负责具体组织实施采购活动。采购管理部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等，并对采购项目的实施效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校资金状况，提出年度采购预算建议方案，报学校采购领导小组审议。3.学校采购领导小组审议通过后的采购预算，报学校财务部门审核，纳入学校年度预算管理。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照学校预算调整程序办理。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督，确保采购资金的合理使用，并定期向学校采购领导小组报告预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和效益性。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]万元以上；工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额标准]万元以上；服务类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额标准]万元以上。3.公开招标程序：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购管理部门根据采购项目特点和需求，从符合相应资格条件的供应商名单中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书；其他程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判文件。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，按照评定成交的标准确定成交供应商，并向采购人提出成交报告。采购人根据谈判小组的成交报告，向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购管理部门组织相关人员对采购项目进行论证，形成单一来源采购论证报告，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将单一来源采购论证报告报学校采购领导小组审批。采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向采购人提出成交报告。采购人根据询价小组的成交报告，向成交供应商发出成交通知书，并签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）需求调研与采购文件编制（如有需要）1.采购管理部门接到采购申请后，对采购项目进行需求调研，与需求部门沟通，进一步明确采购项目的技术规格和商务要求。2.根据需求调研结果，采购管理部门编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购合同草案等内容。采购文件应符合相关法律法规和行业标准要求，并确保其公平、公正、合理。（三）采购方式选择与审批1.采购管理部门根据采购项目的特点、预算金额等因素，选择合适的采购方式，并填写《采购方式审批表》，说明选择该采购方式的理由及依据。2.《采购方式审批表》经采购管理部门负责人审核签字后，报学校采购领导小组审批。学校采购领导小组应在规定时间内完成审批，并将审批结果反馈给采购管理部门。（四）供应商选择与采购实施1.根据采购方式和采购文件要求，采购管理部门组织开展供应商选择工作。公开招标、邀请招标项目：发布招标公告或投标邀请书，接受供应商报名；对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单；向合格供应商发售招标文件；组织开标、评标活动，确定中标供应商。竞争性谈判项目：成立谈判小组，制定谈判文件并确定参加谈判的供应商名单；组织谈判活动，要求供应商提交最后报价；谈判小组按照评定成交的标准确定成交供应商。单一来源采购项目：组织相关人员进行论证，形成单一来源采购论证报告并报学校采购领导小组审批；与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。询价项目：成立询价小组，向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书；询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。2.采购管理部门与选定的供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并符合法律法规和行业标准要求。（五）合同执行与验收1.采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合采购合同要求，工程是否达到设计标准，服务是否满足约定条件等。验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，并加盖部门公章。（六）付款与结算1.采购项目验收合格后，供应商凭采购合同、发票、验收报告等资料向采购管理部门申请付款。采购管理部门对申请付款资料进行审核，审核无误后报财务部门。2.财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，办理采购资金支付手续。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期或不定期对采购项目进行审计检查，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用效益等情况。2.学校纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的违法违规行为和腐败问题。（二）供应商管理1.采购管理部门建立供应商档案，对供应商提供的产品质量、交货期、售后服务等情况进行记录和评价。2.对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，采购管理部门应视情节轻重，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。（三）采购人员管理1.采购管理部门应加强对采购人员的培训