学校自行采购内控制度

PAGE学校自行采购内控制度一、总则（一）目的为了加强学校自行采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保学校各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中，使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当公平公正，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，优化采购流程，降低采购成本。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购活动的全过程监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，作为采购决策机构，负责审议采购政策、采购计划、采购预算等重大事项，协调解决采购工作中的重大问题。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体组织实施采购活动。采购部门应当配备专业的采购人员，明确采购岗位职责，建立健全采购岗位责任制。（三）采购需求部门学校各部门、各单位作为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购活动的相关环节，如采购文件编制、供应商选择、合同签订等，并对采购项目的实施情况和采购质量负责。（四）监督管理部门学校审计、纪检监察等部门作为监督管理部门，负责对采购活动进行全过程监督检查，受理有关采购活动的投诉举报，依法查处采购活动中的违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应当根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，编制采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、单价、预算金额等内容，并按照学校预算管理规定进行申报和审批。（二）预算执行采购部门应当严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算金额。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照学校预算调整程序进行申报和审批。（三）预算监督监督管理部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购预算的严格执行。对违反预算管理规定的行为，应当依法依规进行处理。四、采购流程（一）采购申请采购需求部门应当填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数要求、预算金额、采购用途等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核，并按照学校采购审批权限进行审批。对于重大采购项目，应当报采购工作领导小组审议批准。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和需求编制采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应当明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的合法性、完整性和公正性。（四）采购信息发布采购部门应当通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，公开采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购文件获取方式等内容，邀请潜在供应商参与采购活动。（五）供应商选择采购部门应当按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的资格条件、技术实力、业绩信誉、报价等进行综合评审，选择符合要求的供应商作为中标候选人或成交供应商。对于采用竞争性谈判、询价等采购方式的项目，应当在规定的时间内组织谈判或询价，并按照谈判或询价结果确定成交供应商。（六）合同签订采购部门应当与中标候选人或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购项目的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应当报学校相关部门备案。（七）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收合格的，应当出具验收报告；验收不合格的，应当及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款采购部门应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购付款手续。付款前，应当对采购项目的验收情况、发票等进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。五、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有较多潜在供应商的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标邀请书的方式，邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人按照法定程序，通过与不少于三家供应商进行谈判，从中择优选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）询价询价是指采购人按照法定程序，通过向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改价格，从中择优选择成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（五）单一来源采购单一来源采购是指采购人按照法定程序，从单一供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购货物、工程和服务，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应当与中标候选人或成交供应商签订采购合同，合同内容应当符合法律法规和采购文件的要求，明确双方的权利义务和违约责任。采购合同应当采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字盖章。（二）合同履行采购合同签订后，双方应当按照合同约定履行各自的义务。采购部门应当及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货或提供服务的义务。（三）合同变更采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应当协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当作为原采购合同的补充文件一并存档。（四）合同终止采购合同履行完毕或因不可抗力等原因无法继续履行的，双方应当及时办理合同终止手续。合同终止后，双方应当按照合同约定进行结算和清理。（五）合同档案管理采购部门应当建立采购合同档案管理制度，对采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程资料进行整理归档，妥善保管。采购合同档案应当包括采购合同文本、采购文件、评标报告、验收报告、付款凭证等相关资料。七、采购风险管理（一）风险识别采购部门应当建立采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行全面识别和评估，如采购需求不合理、采购方式选择不当、供应商违约、采购合同纠纷等。（二）风险应对针对识别出的采购风险，采购部门应当制定相应的风险应对措施，如加强采购需求管理、优化采购方式选择、加强供应商管理、完善采购合同条款等，降低采购风险发生的可能性和影响程度。（三）风险监控采购部门应当建立采购风险监控机制，对采购风险应对措施的执行情况进行跟踪和监控，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。同时，应当定期对采购风险进行评估和总结，不断完善采购风险管理体系。八、监督检查与责任追究（一）监督检查监督管理部门应当加强对采购活动的监督检查，定期或不定期对采购项目的采购程序、采购文件、采购合同、采购验收、采购付款等环节进行检查，确保采购活动合法合规。（二）投诉举报处理学校设立采购投诉举报邮箱和电话，接受师生员工对采购活动的投诉举报。监督管理部门应当及时受理投诉举报，并按照规定进行调查处理。对投诉举报事项经查实的，应当依法依规追究相关人员的责任。（三）责任追究对于在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和