学校物资定点采购制度

PAGE学校物资定点采购制度一、总则（一）目的为了规范学校物资采购行为，加强学校物资采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级在教学、科研、行政等活动中所需物资的定点采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。3.效益原则：在保证物资质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购领导小组1.组成：由学校领导、相关部门负责人等组成。2.职责：负责制定学校物资采购政策和发展规划。审议采购预算和重大采购项目。监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。（二）采购执行部门1.组成：学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责具体采购工作。2.职责：贯彻执行采购领导小组的决策和制度。编制采购计划，组织实施采购活动。选择供应商，进行商务谈判，签订采购合同。负责采购物资的验收、付款等工作。（三）使用部门1.职责：根据教学、科研、行政等工作需要，提出物资采购申请。参与采购物资的选型、验收等工作。对采购物资的使用情况进行反馈和评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制物资采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、预算金额等内容，并报采购执行部门审核。（二）预算审批1.采购执行部门对各部门上报的采购预算进行汇总、审核后，提交采购领导小组审批。2.采购领导小组根据学校财力状况和事业发展需要，对采购预算进行审议，确定年度采购预算总额。（三）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购领导小组审批。四、定点采购供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资格，具备良好的商业信誉和财务状况。2.具有较强的供应能力，能够按时、按质、按量提供所需物资。3.产品质量符合国家相关标准和行业规范，具有完善的售后服务体系。4.价格合理，在同类产品中具有一定的价格优势。5.遵守法律法规和学校采购制度，无不良记录。（二）供应商入围程序1.采购执行部门发布供应商征集公告，明确供应商入围条件、报名方式、报名时间等要求。2.供应商按照公告要求提交报名材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等。3.采购执行部门对报名供应商进行资格审查，筛选出符合条件的供应商名单。4.组织对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况。5.根据资格审查和实地考察结果，确定最终入围的供应商名单，并向社会公布。（三）供应商考核与评价1.采购执行部门定期对定点采购供应商进行考核与评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.建立供应商考核档案，记录供应商的考核结果。3.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。五、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写物资采购申请表，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容，并经部门负责人签字确认。2.将采购申请表提交给采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核，审核内容包括采购必要性、预算合理性、采购方式等。2.根据审核结果，报采购领导小组审批。对于金额较大或重要的采购项目，需经学校领导集体研究决定。（三）采购实施1.采购执行部门根据批准的采购申请，在定点采购供应商范围内选择合适的供应商进行采购。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.跟踪采购合同执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。（四）验收付款1.采购物资到货后，采购执行部门组织使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等是否符合合同要求。2.验收合格后，使用部门在验收单上签字确认。采购执行部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。3.如发现采购物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至问题得到妥善处理。六、采购方式（一）公开招标1.适用范围：一次性采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.招标程序：采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。组织开标、评标、定标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目。2.招标程序：采购执行部门根据采购项目特点和供应商信息，选择若干家符合条件的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，参加投标。采购执行部门组织开标、评标、定标活动，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。2.谈判程序：采购执行部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容。发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交报价文件和技术方案，进行多轮谈判，直至达成一致。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。2.采购程序：采购执行部门填写单一来源采购申请表，并说明采用单一来源采购方式的理由。报采购领导小组审批。采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。2.询价程序：采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。供应商按照询价通知书要求提交报价文件。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。3.采购合同签订前，应进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规和学校采购制度的要求。（二）合同履行1.采购执行部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购执行部门应跟踪采购合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定按时、按质、按量提供物资，并提供相应的售后服务。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜。（四）合同归档1.采购执行部门应将采购合同副本及时归档，妥善保管。2.合同归档内容包括合同文本、中标通知书、投标文件、验收报告、付款凭证等相关资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校设立内部监督机构，对物资采购活动进行全过程监督。2.监督机构应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。3.对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）审计监督1.学校审计部门对物资采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购成本、采购效益等。2.审计部门应定期开展专项审计工作，对重大采购项目进行重点审计。3.根据审计