学校正版软件采购制度

PAGE学校正版软件采购制度一、总则（一）目的为规范学校正版软件采购行为，保障学校教学、科研及管理工作的正常开展，维护学校和软件供应商的合法权益，促进软件产业健康发展，依据相关法律法规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、办公等活动中涉及的正版软件采购行为。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家有关知识产权保护、软件采购等法律法规，确保采购行为合法合规。2.必要性原则根据学校实际需求，合理确定软件采购的种类、数量和版本，避免盲目采购和资源浪费。3.正版化原则优先采购正版软件，杜绝使用盗版软件，维护软件市场的正常秩序。4.性价比原则在保证软件质量和功能的前提下，综合考虑价格因素，选择性价比高的软件产品和供应商。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门、各学院根据教学、科研、办公等工作需要，定期梳理软件使用需求，并填写《学校软件采购需求申请表》，详细说明软件名称、版本、功能要求、预计使用人数、使用期限等信息。2.对于因特殊项目或临时性工作需要采购软件的，应单独提交申请，并注明项目名称、用途、预算等相关内容。（二）需求审核1.学校信息化管理部门负责对各部门、各学院提交的软件采购需求申请表进行初步审核，重点审核需求的合理性、必要性以及与学校现有软件系统的兼容性。2.对于涉及金额较大、技术复杂或对学校整体工作有重要影响的软件采购需求，信息化管理部门应组织相关专家进行论证，形成论证意见。3.经审核或论证通过的软件采购需求申请表，由信息化管理部门提交学校采购管理部门，作为采购工作的依据。三、采购流程(一)采购方式选择1.对于通用软件或市场上有多种品牌可供选择的软件，学校采购管理部门可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行采购。2.对于具有特定技术要求或独家授权的软件，若符合单一来源采购条件，可按照相关规定采用单一来源采购方式。3.对于采购金额较小、技术简单的软件，可采用询价采购方式。(二)采购文件编制1.根据选定的采购方式，学校采购管理部门会同信息化管理部门编制采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件中应明确要求供应商提供正版软件的相关证明材料，如软件著作权登记证书、授权许可协议等。(三)供应商选择1.采购管理部门通过发布采购公告、邀请供应商参与投标等方式，广泛征集供应商。2.对参与投标的供应商进行资格审查，重点审查其营业执照、经营范围、软件代理资质、信誉状况等。3.组织评标委员会对供应商的投标文件进行评审，按照评标标准确定中标供应商。评标过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保选择具有良好信誉、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。(四)合同签订1.采购管理部门与中标供应商签订软件采购合同。合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.合同中应约定供应商提供的软件必须是正版软件，并承担因软件版权问题引发的一切法律责任。3.采购管理部门应将合同副本送信息化管理部门备案，信息化管理部门负责对合同执行情况进行跟踪和监督。四、软件验收(一)验收准备1.信息化管理部门组织相关技术人员和使用部门人员成立验收小组，制定验收方案，明确验收标准和流程。2.验收小组应提前熟悉软件的功能、性能要求，准备好验收所需的工具和设备。(二)到货验收1.供应商按照合同约定的时间和地点交货后，采购管理部门通知信息化管理部门组织验收。2.验收小组对软件的数量、规格、型号等进行核对，检查软件的外包装是否完好，有无破损、变形等情况。(三)安装调试验收1.供应商负责将软件安装调试至正常运行状态。验收小组对软件的安装过程进行监督，检查安装是否符合要求，有无报错、冲突等问题。2.安装调试完成后，验收小组按照验收方案对软件的功能、性能进行测试，确保软件满足学校的实际需求。(四)资料审查验收1.要求供应商提供软件的相关资料，如用户手册、操作指南、技术文档、软件著作权登记证书、授权许可协议等。2.验收小组对资料进行审查，确保资料齐全、真实、有效，与所采购的软件一致。(五)验收报告1.验收完成后，验收小组应编写验收报告，详细记录验收过程、验收结果及存在的问题。验收报告应由验收小组成员签字确认。2.验收报告作为支付软件采购款项的重要依据。如验收合格，采购管理部门按照合同约定办理付款手续；如验收不合格，采购管理部门应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。若供应商无法整改或整改后仍不符合要求，采购管理部门有权按照合同约定追究供应商的违约责任。五、软件使用与管理(一)使用培训1.供应商应负责为学校提供软件使用培训服务，确保学校相关人员能够熟练掌握软件的操作方法和技巧。2.信息化管理部门应组织相关人员参加培训，并做好培训记录。培训记录应包括培训时间、培训地点、培训内容、培训讲师、参加人员等信息。(二)账号管理1.学校信息化管理部门负责为软件使用人员分配账号和密码，并做好账号信息的登记和管理工作。2.使用人员应妥善保管自己的账号和密码，不得擅自将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或存在安全隐患，应及时通知信息化管理部门进行处理。(三)软件更新与维护1.供应商应按照合同约定为学校提供软件更新和维护服务，确保软件的正常运行。软件更新应及时通知学校相关人员，并说明更新的内容和对学校工作的影响。2.信息化管理部门应定期对软件的运行情况进行检查，及时发现并反馈软件存在的问题，配合供应商做好软件的维护工作。(四)数据安全管理1.在使用软件过程中，学校应高度重视数据安全问题，采取必要的安全措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.对于涉及学校重要数据的软件，应按照学校的数据安全管理规定进行操作和管理，确保数据的安全性和保密性。六、监督与检查(一)内部监督1.学校审计部门负责对软件采购项目进行审计监督，检查采购过程是否合规、合同执行情况是否良好、资金使用是否合理等。2.信息化管理部门应定期对学校各部门、各学院的软件使用情况进行检查，确保正版软件的正常使用，杜绝盗版软件的使用行为。(二)外部监督1.积极配合国家有关部门对学校软件正版化工作的监督检查，如实提供相关资料和情况。2.对于国家有关部门提出的整改意见，学校应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告上级主管部门。七、法律责任(一)学校责任1.学校各部门、各学院应严格遵守本制度，如因违反本制度导致学校遭受法律纠纷或经济损失的，相关责任人应承担相应的责任。2.学校对因采购和使用正版软件引发的法律纠纷负责协调处理，并承担相应的法律责任。(二)供应商责任1.供应商应严格按照合同约定提供正版软件及相关服务，如因提供盗版软件或违反合同约定给学校造成损失的，应承担赔偿责任。2.供应商应确保所提供的软件不存在任何知识产权纠纷，并承担因软件侵权引发的一切法律责任。(三)使用人员责任1.学校软件使用人员应遵守本制度和学校的相关规定，不得擅自使用盗版软件或未经授权的软件。如因使用盗版软件或违规使用软件给学校造成损失的，应