学校总务处采购制度制度

PAGE学校总务处采购制度制度一、总则（一）目的为了加强学校总务处采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校总务处负责的所有采购活动，包括教学设备、办公用品、后勤物资、基建材料等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校利益，保障各供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购人员及相关参与人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、总务处负责人及相关部门代表组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式及重大采购项目的决策等。（二）采购执行部门总务处为学校采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.根据学校需求，编制采购计划和预算，报采购领导小组审批。2.组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动，选择合适的供应商。3.签订采购合同，并监督合同的执行情况。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资及服务符合要求。5.建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物资及服务的规格、数量、质量等要求，并协助总务处进行采购项目的验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每学期末向总务处提交下一学期的采购需求计划，详细说明所需采购物资及服务的名称、规格、数量、预计采购时间等。2.总务处根据各部门的采购需求计划，结合学校实际情况和财务状况，汇总编制学校年度采购计划。采购计划应明确采购项目的类别、金额、采购时间安排等。3.采购计划应经采购领导小组审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序重新申报审批。（二）采购预算管理1.总务处根据采购计划编制采购预算，采购预算应包括采购项目的预计金额、资金来源等。2.采购预算需报财务部门审核，经学校领导批准后纳入学校年度预算管理。3.在采购过程中，严格控制采购支出，确保采购费用不超过预算额度。如因特殊原因需要追加预算，应按规定程序办理审批手续。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上；服务类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上；工程类采购单项或批量金额达到[具体金额标准]以上。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：在规定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：向潜在投标人发售招标文件，招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标方法等内容。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示：将中标候选人名单进行公示，公示期不得少于[具体天数]。签订合同：公示无异议后，与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象：从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，招标文件内容与公开招标要求相同。开标、评标：同公开招标程序。中标公示及签订合同：同公开招标程序。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术、服务要求，以及合同草案条款等内容。邀请供应商：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求进行报价和提供技术方案等。谈判小组可以要求供应商对其报价和技术方案进行澄清和说明。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购人的代表和有关专家共[奇数人数]人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数及要求同其他采购方式。确定单一来源供应商：采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并在学校内进行公示，公示期不得少于[具体天数]。公示无异议后，确定单一来源供应商。谈判与签订合同：与单一来源供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，总务处应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资及服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。合同签订后，应报学校采购领导小组备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。总务处应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供采购物资及服务。2.供应商应按照合同要求组织生产或提供服务，如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前与总务处协商，并签订书面补充协议。（三）合同验收1.采购物资及服务到货后，总务处应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，并签字确认。验收报告应作为支付货款的依据之一。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同约定和验收情况，及时办理付款手续。付款方式应符合学校财务管理制度的规定。2.对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付货款，但应在每次付款前对采购项目的执行情况进行检查。六、采购监督与审计（一）内部监督1.学校采购领导小组负责对采购活动进行监督，定期检查采购制度的执行情况，对采购过程中的重大事项进行决策和指导。2.总务处应建立健全采购内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应定期轮岗，避免长期负责同一采购项目。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的签订与执行情况以及采购资金的使用效益等。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对违规行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案保管采购档案由总务处指定专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类、整理、归