学校分散采购管理制度

PAGE学校分散采购管理制度一、总则（一）目的为加强学校分散采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的分散采购活动。分散采购是指学校各部门、各单位单次采购金额未达到学校集中采购限额标准的采购行为。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督和社会监督，保证采购信息的公开、公平、公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，严格履行采购合同约定的各项义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购决策机构，负责审议学校分散采购的重大事项，包括采购政策、采购预算、采购计划、采购方式的选择等。采购决策机构由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行部门学校各部门、各单位为采购执行部门，负责本部门、本单位的分散采购活动的组织实施。采购执行部门应指定专人负责采购工作，并明确其职责和权限。（三）采购管理部门学校设立采购管理部门，负责对学校分散采购活动进行统一管理和监督。采购管理部门的主要职责包括：1.制定和完善学校分散采购管理制度；2.审核采购执行部门的采购计划和采购申请；3.指导采购执行部门选择采购方式、确定采购程序；4.监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和纠纷；5.建立采购档案，对采购活动进行记录和存档。（四）其他相关部门学校财务部门负责采购资金的支付和管理；审计部门负责对采购活动进行审计监督；纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行查处。三、采购预算与计划（一）采购预算采购执行部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，编制本部门、本单位的采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报学校采购管理部门审核。学校采购管理部门应会同财务部门对采购预算进行审核，报学校采购决策机构审议通过后，纳入学校年度预算。（二）采购计划采购执行部门应根据采购预算和实际工作需要，编制采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额、采购时间安排、采购方式选择等内容。采购执行部门应在采购活动实施前[X]个工作日将采购计划报学校采购管理部门审核。学校采购管理部门应根据采购计划的审核情况，及时反馈审核意见，并指导采购执行部门做好采购准备工作。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和学校的相关规定执行。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请[X]家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[X]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购执行部门根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算金额、采购时间要求、采购方式建议等内容。采购申请表经本部门、本单位负责人审核签字后，报学校采购管理部门。（二）采购审批学校采购管理部门收到采购申请表后，应按照本制度的规定对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目是否符合学校事业发展规划和年度工作计划、采购预算是否合理、采购方式选择是否恰当等。对于重大采购项目，学校采购管理部门应报学校采购决策机构审批。采购申请经审核或审批通过后，采购管理部门向采购执行部门出具采购审批意见。（三）采购实施1.选择采购方式：采购执行部门根据采购审批意见，按照本制度规定的采购方式组织采购活动。采用公开招标、邀请招标方式的，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购执行部门应按照相关规定组织谈判、采购等活动。2.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式的，招标代理机构应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购执行部门应向符合相应资格条件的供应商发出采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、报价要求、合同条款等内容。3.供应商报名与资格审查：供应商应按照采购文件的要求报名参加采购活动，并提供相关资格证明文件。采购执行部门或招标代理机构应按照采购文件规定的资格条件对供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.开标、评标、谈判或询价：采用公开招标、邀请招标方式的，应按照招标文件规定的时间、地点开标，并由评标委员会进行评标；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照采购文件规定的程序进行谈判或询价。开标、评标、谈判或询价过程应记录在案，并由相关人员签字确认。5.确定成交供应商：采购执行部门根据评标委员会的评标报告或谈判、询价结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。成交通知书应包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、成交日期等内容。（四）合同签订采购执行部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送学校采购管理部门备案。（五）采购验收采购项目到货后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。对于大型或复杂的采购项目，学校采购管理部门可会同相关部门进行验收。（六）资金支付采购执行部门应按照采购合同的约定，及时办理资金支付手续。采购资金支付应按照学校财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、准确、及时。采购执行部门应将资金支付凭证复印件送学校采购管理部门备案。六、采购监督与管理（一）内部监督学校采购管理部门应加强对采购活动的内部监督，建立健全采购监督管理制度。采购管理部门应定期对采购执行部门的采购活动进行检查，发现问题及时督促整改。学校审计部门应定期对采购活动进行审计，重点审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。学校纪检监察部门应加强对采购活动中违规违纪行为的查处，维护采购秩序。（二）供应商管理学校采购管理部门应建立供应商信息库，对供应商的基本情况进行登记和管理。采购执行部门应从供应商信息库中选择供应商参加采购活动。学校采购管理部门应定期对供应商的履约情况进行评价，对于履约情况差的供应商，应及时将其从供应商信息库中删除，并禁止其参加学校的采购活动。（三）采购档案管理学校采购管理部门应建立采购档案管理制度，对采购活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购档案应包括采购申请表、采购审批意见、采购文件、投标文件、评标报告、谈判记录、询价记录、采购合同、验收报告、资金支付凭证等内容。采购档案的保管期限按照国家和学校的相关规定执行。七、违规处理（一）对采购执行部门的违规处理采购执行部门在采购活动中违反本制度规定的，学校采购管理部门应责令其改正，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，学校应按照有关规定给予相应的纪