学校内部采购控制制度

PAGE学校内部采购控制制度一、总则（一）目的为了加强学校内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。本制度旨在确保学校采购活动合法合规、公开透明、科学高效，保障学校各项工作的顺利开展，维护学校和师生的合法权益。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。包括教学设备、办公用品、基建工程、维修服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，作为采购决策机构。采购领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。2.审批采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构。采购部门负责具体采购业务的组织实施，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.编制采购预算和采购计划，经审批后组织实施。3.制定采购方案，选择采购方式，发布采购信息。4.组织采购评审活动，确定中标（成交）供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。6.建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术、商务谈判等工作，配合采购部门做好采购验收等工作。其主要职责包括：1.根据学校工作需要和实际情况，提出准确、详细的采购需求。2.对采购项目的技术要求、质量标准等进行论证和审核。3.协助采购部门开展市场调研，提供相关参考信息。4.参与采购合同的签订和验收工作，对采购项目的质量和使用效果负责。（四）监督部门学校设立监督部门，对采购活动进行全过程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购制度的规定。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。3.对采购项目的采购程序、采购结果等进行监督检查，提出监督意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际工作需要，提出采购项目的初步预算。2.采购部门对采购需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，形成学校年度采购预算草案。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，结合学校财力状况，提出调整意见，报采购领导小组审议批准。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.采购部门应建立采购预算执行台账，记录采购项目的预算安排、执行进度、资金支付等情况，接受财务部门和监督部门的检查。四、采购流程（一）采购申请1.采购需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对采购项目进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.初审通过后，采购部门将采购申请提交采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，必要时可组织相关人员进行论证。（三）采购实施1.采购部门根据采购领导小组的审批意见，制定采购方案，明确采购方式、采购程序、时间安排等内容。2.采购部门按照采购方案组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应按照相关法律法规和规定的程序进行操作；对于竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购方式，应严格按照学校制定的相应采购流程执行。3.在采购过程中，采购部门应及时发布采购信息，组织供应商报名、资格审查、投标（报价）、评审等活动，确保采购活动的公开、公平、公正。（四）合同签订1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购部门应及时与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同内容合法合规。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目到货后，采购需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，并签字确认。《采购验收报告》应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商、验收情况等内容。3.对于大型、复杂的采购项目或技术含量较高的采购项目，采购需求部门可邀请专业机构或专家参与验收工作。验收过程中发现问题的，采购需求部门应及时与供应商沟通协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商的违约责任。（六）资金支付1.采购项目验收合格后，采购需求部门应根据采购合同和验收报告，填写《资金支付申请表》，报财务部门审核。2.财务部门对《资金支付申请表》进行审核，核实采购项目的金额、支付方式、支付条件等是否符合合同约定和学校财务制度规定。审核通过后，按照学校财务审批流程进行支付。3.财务部门应及时将采购资金支付情况反馈给采购部门和采购需求部门，确保采购资金支付的准确性和及时性。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照相关法律法规和规定的程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。谈判过程中，谈判小组应与供应商进行多轮谈判，最终确定成交供应商。（四）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向符合相应资格条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。论证通过后，报采购领导小组审批。采购部门与单一供应商协商确定采购价格、合同条款等内容，并签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和学校采购制度的规定，不得损害学校和师生的利益。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同内容合法合规。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、采购需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务。采购需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行情况。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更涉及采购预算调整的，应按照采购预算管理的相关规定办理审批手续。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或双方协商一致提前终止合同的，合同终止。合同终止后，双方应按照合同约定办理结算、清理等手续。2.因供应商违约导致合同终止的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，维护学校的合法权益。七、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的全过程监督，定期对采购项目进行检查，确保采购活动合法合规、公开透明。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和培训，规范采购操作流程，防范采购风险。3.采购需求部门应积极配合监督部门和采购部门的工作，对采购活动进行监督，发现问题及时反馈。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向学校提出投诉。投诉应在规定的时间内提出，并提供相关证明材料。2.学校收到供应商投诉后，应及时进行调查处理。对于投诉事项属实的，应依法依规进行处理，并将处