学校仪器采购审批制度

PAGE学校仪器采购审批制度一、总则（一）目的为规范学校仪器采购行为，加强仪器采购管理，提高资金使用效益，确保采购仪器符合教学、科研等工作需求，特制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院因教学、科研、行政办公等工作需要进行的仪器采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.必要性原则根据实际工作需求，合理确定仪器采购项目，避免盲目采购和重复购置。3.效益性原则注重资金使用效益，在满足工作要求的前提下，优先选择性价比高的仪器设备。4.公正性原则采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保所有潜在供应商有平等参与竞争的机会。二、采购申请与审批流程（一）采购申请1.各部门、学院根据教学、科研、行政办公等工作实际需要，填写《学校仪器采购申请表》。申请表应详细注明仪器名称、规格型号、数量、预算金额、用途、预计采购时间等信息。2.对于专业性较强的仪器采购，申请部门应组织相关专业人员进行论证，提供技术可行性报告，说明仪器的技术参数、性能要求、与现有设备的兼容性等情况，以确保采购的仪器能够满足工作需求。（二）部门初审1.申请部门负责人对采购申请进行初审，重点审查申请的必要性、预算合理性以及是否符合本部门工作计划等。2.初审通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章，提交至学校采购管理部门。（三）采购管理部门审核1.采购管理部门收到采购申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括采购项目是否符合学校整体规划、采购预算是否在学校下达的年度预算范围内、采购方式是否符合规定等。2.对于不符合要求的采购申请，采购管理部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关内容。（四）财务部门审核1.财务部门对采购申请的预算进行审核，确认预算金额是否合理、资金来源是否合规。2.若预算金额超出学校规定的审批权限或现有预算安排，财务部门应提出调整建议，申请部门需重新履行相关预算调整手续。（五）学校领导审批1.根据采购申请的金额大小和重要程度，分别提交学校不同层级领导审批。采购金额较小（具体金额标准由学校另行规定）的项目，由分管领导审批。采购金额较大或涉及重要教学、科研项目的仪器采购，需经校长办公会或党委会审议通过后，由校长审批。2.学校领导审批通过后，采购申请进入采购实施阶段。三、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购仪器设备金额较大（具体金额标准由学校根据实际情况确定）、技术规格复杂、市场竞争充分的项目，应当采用公开招标方式。2.招标程序采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。2.招标程序采购管理部门从符合相应资格条件的供应商名单中随机选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。后续开标、评标等程序与公开招标类似，但参与供应商数量相对较少。（三）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。2.采购程序采购管理部门组织专业人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将论证情况报学校领导审批，并在学校官网等渠道进行公示，公示期不少于五个工作日。公示无异议后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购管理部门向三家以上潜在的供应商发出询价单，对采购的货物规格、数量、质量要求等进行明确。供应商在规定时间内报价，采购管理部门对各供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。合同内容应包括仪器名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同条款明确、具体，符合双方意愿且不违反法律法规和学校规定。2.合同签订前应进行审核，采购管理部门、财务部门等相关部门应对合同条款进行审核，重点审查合同的合法性、完整性、准确性以及对学校权益的保障等方面。审核通过后，由学校法定代表人或授权代表签字并加盖学校公章。（二）合同执行1.采购管理部门负责跟踪合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，确保按时、按质、按量交货。2.供应商交货时，采购管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括仪器的数量、规格型号、外观质量、技术性能等是否符合合同要求。对于大型、复杂仪器设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。3.如发现供应商提供的仪器不符合合同约定，采购管理部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或更换货物。若供应商未能履行合同义务，学校有权按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因以及对合同其他条款的影响等。变更协议签订前同样需经过相关部门审核和学校领导审批。2.若出现下列情形之一，采购合同可以终止：合同履行完毕，双方权利义务已全部实现；经双方协商一致，同意终止合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。3.合同终止后，采购管理部门应组织相关人员对合同执行情况进行清理，包括货物验收、款项结算、资料归档等工作。五、采购资金管理（一）预算编制1.各部门、学院在编制年度预算时，应根据教学、科研、行政办公等工作实际需求，合理确定仪器采购预算。采购预算应细化到具体仪器项目，明确预算金额、资金来源等信息。2.学校采购管理部门会同财务部门对各部门、学院提交的采购预算进行审核汇总，结合学校整体发展规划和财力状况，编制学校年度仪器采购预算草案，报学校领导审批后纳入学校年度预算。（二）资金支付1.采购合同签订后，财务部门根据合同约定和资金支付计划，办理资金支付手续。付款前，采购管理部门应提供验收合格证明等相关资料，作为财务部门付款的依据。2.对于财政性资金采购项目，严格按照政府采购资金支付管理规定执行，确保资金支付安全合规。对于非财政性资金采购项目，按照学校财务管理制度进行支付管理。（三）财务核算与监督1.财务部门应按照国家财务会计制度和学校财务管理制度，对仪器采购资金进行单独核算，准确记录采购项目的资金收支情况。2.学校审计部门定期对仪器采购资金使用情况进行审计监督，检查采购项目是否按照预算执行、资金支付是否合规、采购效益是否达到预期目标等。对于发现的问题，及时提出整改意见并督促相关部门落实。六、监督与检查（一）内部监督1.学校成立仪器采购监督小组，成员由学校纪检监察部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。监督小组负责对仪器采购全过程进行监督检查，确保采购活动合法合规、公正透明。2.监督小组定期对采购项目进行抽查，重点检查采购申请审批、采购方式选择、合同签订与执行、资金使用等环节是否符合规定。对于发现的违规行为，及时责令整改，并依法依规追究相关人员责任。（二）外部监督1.主动接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购项目资料和情况