招标采购工作制度

PAGE招标采购工作制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，确保招标采购活动合法、合规、公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及招标采购的项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息公开透明，所有潜在供应商享有平等参与机会，评标过程公正，结果公平。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高经济效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审批招标采购计划和重大招标采购项目方案。监督招标采购工作的执行情况，协调解决招标采购过程中的重大问题。对招标采购结果进行决策。（二）招标采购工作小组1.组成：由采购部门负责人、相关技术专家、法务人员等组成。2.职责负责制定具体的招标采购计划和方案。组织实施招标采购活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标、评标等。对供应商进行考察、评估和管理。负责招标采购文件的归档和保管。（三）采购部门1.职责负责日常采购工作的组织和实施。与供应商进行沟通和谈判，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。（四）技术部门1.职责提供技术支持，参与招标文件中技术条款的编制和审核。对投标文件中的技术方案进行评审。协助采购部门进行技术交流和技术谈判。（五）法务部门1.职责审核招标采购文件和合同，确保其合法合规。参与招标采购活动，提供法律咨询和法律保障。处理招标采购过程中的法律纠纷。三、招标采购计划管理（一）计划编制1.各部门根据业务需求，每年年底前提交下一年度的招标采购计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等。2.采购部门对各部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合公司实际情况，编制年度招标采购总计划。（二）计划调整1.因业务发展、市场变化等原因需要调整招标采购计划的，相关部门应提前向采购部门提出申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购部门对调整申请进行审核，报招标采购领导小组批准后，对招标采购计划进行调整。四、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.操作流程采购部门发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等。潜在供应商报名并获取招标文件。采购部门组织开标、评标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。招标采购领导小组确定中标人，采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目。2.操作流程参照公开招标，但邀请对象为采购部门根据项目特点和供应商情况，从符合资格条件的供应商中选择的特定供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.操作流程采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，供应商提交响应文件和最后报价，谈判小组从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人。采购部门根据谈判小组的推荐意见，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.操作流程采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。招标采购领导小组组织相关部门和人员进行论证，论证通过后批准单一来源采购申请。采购部门与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.操作流程采购部门成立询价小组，询价小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、招标采购文件编制（一）招标文件编制要求1.招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解招标要求。（二）招标文件审核1.采购部门编制的招标文件初稿应提交技术部门、法务部门审核。2.技术部门重点审核招标文件中的技术条款，确保技术要求合理、明确、可行。3.法务部门重点审核招标文件的合法性、合规性，确保招标文件符合法律法规要求。4.采购部门根据技术部门和法务部门的审核意见，对招标文件进行修改和完善，报招标采购领导小组批准后发布招标文件。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.对申请进入供应商信息库的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等。3.经资格审查合格的供应商进入供应商信息库，采购部门定期对供应商信息库进行更新和维护。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价方式包括实地考察、问卷调查、数据分析等。2.根据供应商评价结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对评价为不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，将其从供应商信息库中删除。（三）供应商激励与约束1.对优秀供应商，采购部门在下次招标采购时可给予优先考虑，并在合同签订、付款方式等方面给予一定优惠。2.对违反合同约定的供应商，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并在供应商评价中予以扣分，情节严重的，将其列入黑名单，禁止其参与公司今后的招标采购活动。七、招标采购程序（一）招标公告发布1.采购部门根据招标采购计划，按照规定的媒体和渠道发布招标公告。2.招标公告应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（二）资格预审1.对潜在供应商进行资格预审，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉情况等。2.采购部门根据资格预审结果，确定合格供应商名单，并向其发出招标文件。（三）投标文件编制与提交1.投标人应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.投标人应在投标截止时间前将投标文件密封送达指定地点。（四）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标时应邀请所有投标人参加。2.在开标现场，采购部门工作人员应检查投标文件的密封情况，确认无误后当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（五）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标，评标委员会由采购代表和有关专家共五人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。（六）中标通知1.招标采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。2.采购部门同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（七）合同签订1.采购部门与中标人按照中标通知书和招标文件的要求签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。八、招标采购监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购工作进行审计监督，检查招标采购程序是否合规、采购合同是否履行等。2.招标采购领导小组对招标采购工作进行全过程监督，发现问题及时责令整改。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合政府有关部门的工作，如实提供相关资料和信息。2.接受社会公众的监督，对社会公众的投诉和举报及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。**九、招标采购档案管理**（一）档案收集采购部门负责收集招标采购活动中产生的各类文件资料，包括招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。（二）档案整理采购部门对收集到的文件资料进行整理，按照文件类型、时