学校低值易耗品采购保管理制度

PAGE学校低值易耗品采购保管理制度一、总则（一）目的为加强学校低值易耗品采购、保管与使用管理，规范工作流程，提高资产使用效益，保障学校教学、科研及日常工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院在教学、科研、行政办公等活动中所需低值易耗品的采购、保管和使用管理。（三）定义低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、器具、管理用具、玻璃器皿以及在经营过程中周转使用的包装容器等。（四）管理原则1.统一领导，分级管理。学校对低值易耗品采购、保管与使用实行统一领导，各部门、各学院负责本部门低值易耗品的具体管理工作。2.按需采购原则。根据教学、科研及日常工作实际需要，合理编制采购计划，避免盲目采购和浪费。3.规范流程原则。严格执行采购、验收、保管、领用、报废等工作流程，确保管理工作规范有序。4.责任追究原则。对在低值易耗品管理工作中出现违规行为的单位和个人，依法依规追究责任。二、采购管理（一）采购计划编制1.各部门、各学院应根据教学、科研及日常工作需求，于每年[具体时间]前编制下一年度低值易耗品采购计划。采购计划应详细列出所需低值易耗品的名称、规格、型号、数量、预算金额等信息。2.采购计划应经本部门、本学院负责人审核后，报学校资产管理部门汇总。学校资产管理部门对各部门、各学院的采购计划进行审核，结合学校实际情况，统筹编制学校年度低值易耗品采购计划。（二）采购方式1.集中采购。对于通用性强、需求量大的低值易耗品，由学校资产管理部门通过招标、询价等方式进行集中采购。2.分散采购。对于有特殊要求、专业性较强的低值易耗品，由各部门、各学院按照学校相关规定自行组织采购，但采购过程必须严格遵守学校采购管理规定。（三）采购流程1.集中采购流程学校资产管理部门根据年度采购计划，制定具体采购方案，明确采购方式、采购时间、采购预算等内容。通过学校采购信息平台发布采购公告（招标公告、询价公告等），邀请符合条件的供应商参与投标或报价。组织开标、评标或询价等活动，确定中标供应商或成交供应商。与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。供应商按照合同约定将货物送达学校指定地点，学校资产管理部门组织相关人员进行验收。2.分散采购流程各部门、各学院自行组织采购时，应成立采购小组，采购小组成员不得少于三人，其中一人为组长。采购小组应负责采购项目的市场调研、供应商选择、合同签订、验收等工作。采购小组应通过多种渠道收集供应商信息，对供应商的信誉、资质、产品质量、价格等进行综合评估，选择合适的供应商。与供应商签订采购合同，合同签订后应及时报学校资产管理部门备案。供应商交货时，采购小组应组织相关人员进行验收，验收合格后办理入库手续。（四）采购合同管理1.采购合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送学校资产管理部门备案。学校资产管理部门应建立采购合同台账，对合同执行情况进行跟踪管理。2.采购合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应报学校资产管理部门备案。3.采购合同履行完毕后，合同承办部门应及时将合同执行情况进行总结，并将合同原件及相关资料归档保存。三、验收管理（一）验收标准1.采购的低值易耗品应符合国家相关标准和行业标准，同时满足学校教学、科研及日常工作的实际需求。2.验收人员应按照采购合同约定的质量标准、规格型号、数量等对采购物品进行验收。（二）验收程序1.集中采购的低值易耗品到货后，学校资产管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应包括资产管理部门人员、使用部门人员、技术专家等。2.分散采购的低值易耗品到货后，采购小组应组织相关人员进行验收。验收合格后，验收人员应在验收单上签字确认。3.验收过程中，如发现采购物品的质量、规格型号、数量等不符合合同约定或存在质量问题，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，学校应按照合同约定追究供应商的违约责任。（三）验收记录1.验收人员应如实填写验收记录，验收记录应包括采购物品的名称、规格型号、数量、供应商名称、合同编号、验收日期、验收结果等信息。2.验收记录应一式两份，一份由学校资产管理部门留存，作为资产入账和管理的依据；一份由使用部门留存，作为使用和保管的依据。四、保管管理（一）保管场所1.学校应设立专门的低值易耗品仓库，用于存放采购验收合格的低值易耗品。仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保物品安全。2.对于一些特殊的低值易耗品，如易燃易爆物品、化学试剂等，应按照相关规定设立专门的保管场所，并配备相应的安全设施和防护设备。（二）保管人员职责1.仓库保管人员应负责低值易耗品的入库、保管、出库等工作，确保物品数量准确、质量完好。2.仓库保管人员应建立低值易耗品台账，详细记录物品的名称、规格型号、数量、出入库时间、领用部门等信息。3.仓库保管人员应定期对库存物品进行盘点，做到账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并向上级主管部门报告。4.仓库保管人员应做好仓库的安全管理工作，定期检查仓库的消防设施、通风设备等，确保仓库安全。（三）库存管理1.低值易耗品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.库存物品应按照先进先出的原则进行发放，避免物品积压过期。3.对于一些易损、易变质的低值易耗品，应定期进行检查和维护，确保物品质量。五、领用管理（一）领用原则1.各部门、各学院应根据实际工作需要领用低值易耗品，不得超计划领用。2.领用的低值易耗品应按照规定的用途使用，不得擅自转借、挪用或改变用途。（二）领用流程1.各部门、各学院使用人员填写低值易耗品领用申请表，注明领用物品的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经本部门、本学院负责人审批。2.领用申请表经审批后，使用人员持申请表到学校资产管理部门办理领用手续。学校资产管理部门根据申请表发放物品，并在领用登记表上签字确认。3.对于一些贵重或限量领用的低值易耗品，学校资产管理部门应严格控制领用数量，并要求使用人员提供相关证明材料。（三）领用记录1.学校资产管理部门应建立低值易耗品领用台账，详细记录领用物品的名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间、领用人等信息。2.领用记录应定期进行核对和统计，确保账实相符。如发现领用记录与实际情况不符，应及时查明原因，并进行调整。六、报废管理（一）报废条件1.已超过使用年限，且无法继续使用的低值易耗品。2.因损坏、变质等原因，无法修复或修复后无法满足使用要求的低值易耗品。3.因技术进步、工艺改进等原因，已被淘汰的低值易耗品。（二）报废申请1.各部门、各学院使用人员发现低值易耗品符合报废条件时，应填写低值易耗品报废申请表，注明报废物品的名称、规格型号、数量、购置时间及报废原因等信息，并经本部门、本学院负责人审核后，报学校资产管理部门。2.学校资产管理部门对各部门、各学院提交的报废申请进行审核，必要时可组织相关人员进行现场查看，确认物品是否符合报废条件。（三）报废处理1.经审核批准报废的低值易耗品，学校资产管理部门应统一组织处理。处理方式可采用报废变卖、捐赠、报废销毁等方式。2.对于报废变卖的低值易耗品，学校资产管理部门应通过学校采购信息平台发布变卖公告，邀请符合条件的单位或个人参与竞买。变卖收入应及时上缴学校财务部门。3.对于捐赠的低值易耗品，学校资产管理部门应按照学校相关规定办理捐赠手续，并做好记录。4.对于需要报废销毁的低值易耗品，学校资产管理部门应组织相关人员进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁物品的名称、规格型号、数量、销毁时间、销毁地点、销毁人员等信息。（四）报废资产核销1.低值易耗品报废处理完毕后，学校资产管理部门应及时办理资产核销手续，冲减相关资产账目。2.学校财务部门应根据资产管理部门提供的报废资产核销清单，进行账务处理，确保资产账目准确无误。七、监督检查（一）监督检查部门学校审计部门负责对学校低值易耗品采购、保管与使用管理工作进行定期或不定期的审计监督检查。学校资产管理部门负责对各部门、各学院低值易耗品管理工作进行日常监督检查。（二）监督检查内容1.采购计划的编制与执行情况。2.采购方式的选择与采购流程的执行情况。3.验收管理工作的落实情况。4.保管管理工作的规范情况。5.领用管理工作的执行情况。6.报废管理工作的开展情况。（三）问题处理1.对于监