政府采购方式确定制度

PAGE政府采购方式确定制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强对政府采购活动的管理和监督，提高采购资金的使用效益，保证采购质量，根据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政府采购的项目，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，让符合条件的供应商能够平等参与竞争，以获取最佳的采购效益。4.公正原则：采购活动应按照既定的标准和程序进行，确保采购结果公正合理，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购方式分类及适用条件（一）公开招标1.定义：公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.适用条件采购货物、工程或服务符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定的公开招标限额标准以上。具体限额标准按照国家及地方相关规定执行。采购项目具有较高的通用性和标准化程度，市场上有较多的潜在供应商可供选择。采购项目对公开性和竞争性要求较高，需要广泛吸引供应商参与竞争，以确保采购结果的公正性和合理性。（二）邀请招标1.定义：邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.适用条件具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。例如，采购项目涉及特定的技术、专利或其他特殊要求，只有少数供应商具备相应的能力和资质。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。在这种情况下，邀请招标可以在保证采购质量的前提下，降低采购成本。（三）竞争性谈判1.定义：竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.定义：单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用条件只能从唯一供应商处采购的。例如，采购项目的货物或服务来源具有唯一性，如专利产品、特定品牌的设备等，市场上没有其他可替代的产品或服务。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.定义：询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。三、采购方式确定程序（一）采购需求分析与论证1.采购部门应根据公司/组织的业务需求，详细分析采购项目的性质、数量、质量、技术要求等，形成明确的采购需求文件。2.对于复杂或重大的采购项目，组织相关专业人员进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。论证内容包括技术方案的可行性、预算的合理性、对公司/组织业务的影响等。（二）采购方式建议提出采购部门根据采购需求分析结果，结合适用条件，提出初步的采购方式建议，并说明理由。（三）审核与批准1.将采购方式建议提交至公司/组织的采购管理部门进行审核。采购管理部门应依据法律法规、行业标准以及公司/组织的相关规定，对采购方式建议进行全面审查，核实其合规性和合理性。2.审核通过后，报公司/组织的管理层批准。管理层应综合考虑采购项目的重要性、预算情况、时间要求等因素，做出最终的采购方式确定决策。（四）公示与备案1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购信息应按照规定在指定的媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。公示内容包括采购项目名称、采购方式及理由、采购预算、供应商资格条件等。2.采购方式确定后，按照相关规定向财政部门或其他监管部门进行备案，确保采购活动符合监管要求。四、采购文件编制要求（一）招标文件1.公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、采购项目技术规格、数量、要求、评标标准和方法、合同主要条款等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、验收方法等，确保供应商能够准确理解采购需求，编制出符合要求的投标文件。3.评标标准应客观、公正、明确，具有可操作性，能够对供应商的投标文件进行科学、合理的评价。（二）谈判文件1.竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、数量、要求、谈判程序、成交标准等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和成交标准，确保谈判过程的公平、公正、公开。（三）询价文件1.询价项目应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购项目技术规格、数量、要求、报价要求、评审方法等内容。2.询价文件应明确报价要求和评审方法，确保供应商能够清晰了解询价项目的要求，提供准确、有效的报价文件。五、采购活动实施（一）招标活动1.发布招标公告（或投标邀请书）：按照规定在指定媒体上发布招标公告（或向邀请的供应商发出投标邀请书），公告（或邀请书）应包含采购项目的基本信息、采购方式、供应商资格条件、获取招标文件的时间和方式等内容。2.发售招标文件：向潜在供应商发售招标文件，并提供必要的答疑和澄清服务。3.开标、评标：按照规定的时间和地点组织开标、评标活动。开标过程应公开进行，唱标、记录投标报价等信息。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.中标公示与中标通知书发放：评标结果应进行公示，公示无异议后，向中标供应商发放中标通知书。（二）谈判活动1.成立谈判小组：谈判小组由采购人代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.发出谈判邀请书：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请书应包含采购项目的基本信息、谈判时间、地点、要求等内容。3.谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应严格按照谈判文件规定的程序和内容进行，记录谈判情况。4.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，按照成交标准确定成交供应商，并编写谈判报告。（三）询价活动1.成立询价小组：询价小组由采购人代表和有关专家组成，人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。2.发出询价通知书：向符合资格条件的供应商发出询价通知书，通知书应包含采购项目的基本信息、询价要求、报价时间、地点等内容。3.供应商报价：供应商按照询价通知书的要求进行报价，报价应一次性报出不得更改。4.确定成交供应商：询价小组根据供应商的报价情况，按照评审方法确定成交供应商，并编写询价报告。六、采购合同签订与履行（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等内容。3.政府采购合同不得擅自变更、中止或者终止。如因特殊原因需要变更合同的，应当按照规定的程序进行审批，并与供应商协商一致签订补充合同。补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。（二）合同履行1.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。2.采购人应按照合同约定及时支付货款或服务费用，对供应商的履约情况进行监督检查。3.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应按照合同约定的争议解决方式进行处理。如协商不成，可以通过仲裁或诉讼等法律途径解决。七、验收与结算（一）验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等，工程的质量、进度、性能等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格的，采购人应出具验收报告；验收不合格的，采购人应要求供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购人有权按照合同约定追究供应商的违约责任。（二）结算1.采购人应按照合同约定的付款方式和时间进行结算。结算时，供应商应提供合法有效的发票及相关证明文件。2.财务部门应严格审核采购项目的结算凭证，确保结算金额准确无误，符合合同约定和财务制度要求。八、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织的内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应加强对采购活动的日常管理和监督，及时发现和纠正采购过程中存在的问题，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.接受财政部门、审计机关、监察机关等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，对于供应商和社会公众的投诉和举报，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。九、法律责任（一）采购人责任1.采购人有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；拒绝有关部门依法实施监督检查的。2.采购人及其工作人员有下列情形之一，构成犯罪的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，处以罚款，有违法所得的，并处没收违法所得，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：与供应商或者采购代理机构恶意串通的；在采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；在有关部门依法实施的监督检查中提供虚假情况的；开标前泄露标底的。（二）供应商责任1.供应商有下列情形之一的，处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由工商行政管理机关吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.供应商有下列情形之一的，由财政部门列入不良行为记录名单，禁止其一至三年内参加政府采购活动：中标、成交后无正当理由不与采购人签订合同的；将中标、成交项目转让给他人，或者在投标文件中未说明，且未经采购人同意，将中标、成交项目分包给他人的；拒绝履行合同义务的。（三）采购代理机构责任1.采购代理机构有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由其行政主管部门或者有关机关给予处分，并予通报：应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；擅自提高采购标准的；以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的；在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；未按照规定在指定媒体上发布招标公告的；未经采购人同意擅自改变采购方式的；拒绝有关部门依法