学校实验耗材采购制度

PAGE学校实验耗材采购制度一、总则（一）目的为了规范学校实验耗材采购行为，加强实验耗材采购管理，确保实验教学的顺利进行，提高资金使用效益，保障师生的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各教学单位、科研机构及其他相关部门在教学、科研等活动中所需实验耗材的采购管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.规范性原则：建立健全采购流程，规范采购行为，保证采购过程公开、公平、公正。3.效益性原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，合理选择采购方式和供应商，降低采购成本。4.质量保证原则：所采购的实验耗材必须符合国家相关标准和学校教学、科研的实际需求，确保质量可靠。5.服务优先原则：加强与供应商的沟通与合作，确保及时、准确地供应实验耗材，提供优质的售后服务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立实验耗材采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。领导小组由学校分管领导、相关职能部门负责人、教学单位代表等组成。其主要职责包括：1.审议实验耗材采购工作的政策、制度和规划。2.审定年度采购预算和采购计划。3.对采购项目的立项、采购方式的选择等重大事项进行决策。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.根据学校各部门的需求，编制采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购项目的信息收集、市场调研、供应商选择与管理等工作。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）需求部门各教学单位、科研机构及其他相关部门为实验耗材的需求部门，其主要职责包括：1.根据教学、科研等工作的实际需要，提出实验耗材的采购申请。2.参与采购项目的技术要求制定、验收等工作。3.配合采购部门做好供应商的评价和售后服务工作。（四）监督部门学校设立采购监督小组，负责对实验耗材采购活动进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成。其主要职责包括：1.监督采购部门和采购人员执行采购制度的情况。2.检查采购项目的采购程序、采购方式、采购合同等是否合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门教学、科研等工作任务，结合实验耗材的消耗情况，于每年[具体时间]前编制下一年度实验耗材采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等详细内容，并附必要的说明。3.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和实际需求，编制学校年度实验耗材采购总预算，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度财务预算。（二）采购计划制定1.采购部门根据学校年度实验耗材采购总预算和实际工作进度，分季度制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购时间、采购方式等。2.采购计划应提前通知各需求部门，需求部门如有调整需求，应及时向采购部门提出书面申请，采购部门根据实际情况进行调整。3.对于临时性、紧急性的采购需求，需求部门应填写《紧急采购申请表》，说明采购原因、采购内容、预计金额等，经所在部门负责人审核后，报采购部门和学校分管领导审批。采购部门应在确保质量和满足需求的前提下，尽快组织采购。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的实验耗材采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的实验耗材采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的实验耗材采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的实验耗材采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的实验耗材采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据教学、科研等工作需要，填写《实验耗材采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并经所在部门负责人审核签字后，提交采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。对于金额较大或重要的采购项目，报采购领导小组审批。3.采购实施公开招标采购：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标。组织开标、评标、定标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。邀请招标采购：采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判采购：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购部门组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，填写《单一来源采购申请表》，报采购领导小组审批。经批准后，与供应商协商确定采购价格、交货时间等条款，签订采购合同。询价采购：采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。4.合同签订：采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等主要条款。5.合同履行与验收合同履行：供应商按照采购合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。验收：采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对实验耗材的数量、规格型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《实验耗材验收单》，由验收人员签字确认。对于验收不合格的实验耗材，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换或退货等。6.付款结算：采购部门根据采购合同和验收情况，办理付款手续。财务部门按照学校财务制度和采购合同约定的付款方式，及时支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、售后服务等资料。2.对于新采购项目，采购部门应通过多种渠道，如市场调研、供应商推荐、招标公告等，广泛寻找潜在供应商。3.采购部门对潜在供应商进行资格审查，重点审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、经营业绩、信誉状况等。4.根据采购项目的特点和需求，采购部门从资格审查合格的供应商中选择若干家作为候选供应商，邀请其参与采购项目的投标或报价。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等。2.建立供应商评价指标体系，包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务、合同履行情况等方面。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作机会；对于评价较差的供应商，减少或暂停合作，并要求其限期整改。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情况之一的供应商，采购部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供虚假资质证明或产品质量不合格，给学校造成损失的。严重违反采购合同约定，多次逾期交货或提供劣质服务的。有商业贿赂等违法违纪行为的。其他不符合合作要求的情况。2.采购部门应及时更新供应商信息库，将淘汰的供应商信息予以删除，并向相关部门通报。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（如招标公告、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收文件（如验收单、检验报告等）、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目完成后，采购人员应及时将相关资料收集齐全，并按照档案管理要求进行分类整理。2.采购档案应按照年度、项目类别等进行分类存放，建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查阅性。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为[具体年限]，重要采购项目档案保管期限为[具体年限]。2.因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。七、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对实验耗材采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的执行情况、采购方式的选择是否合规、采购合同的签订与履行情况等。2.采购部门应定期向采购监督小组报告采购