天际股份采购制度

PAGE天际股份采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范天际股份（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动符合公司利益，保证所采购物资和服务的质量，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及下属子公司、分公司涉及的所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。公平性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，不得偏袒任何供应商。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务满足公司生产经营需要。协同合作原则：采购部门应与各需求部门密切配合，共同完成采购任务，提高整体工作效率。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行指导和监督。2.采购部门职责制定采购计划：根据公司生产经营计划和需求预测，制定年度、季度和月度采购计划。供应商管理：建立供应商评估、选择、考核和淘汰机制，维护供应商数据库，确保供应商的质量、信誉和供应能力。采购执行：按照采购计划和审批结果，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。采购成本控制：通过市场调研、谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购性价比。采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，如质量风险、供应风险、价格风险等，制定相应的风险防范措施。采购文档管理：负责采购文件、合同、发票等资料的整理、归档和保管，确保采购信息的完整性和可追溯性。3.需求部门职责提出采购需求：根据本部门的生产经营需要，及时、准确地提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作，提供技术支持和质量标准要求。验收采购物资：负责对采购物资进行验收，确保所采购物资符合质量要求和合同约定。反馈采购意见：及时向采购部门反馈采购物资的使用情况和问题，协助采购部门改进采购工作。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购申请的必要性、合理性和准确性进行审核，签署意见后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购申请，采购部门应提交采购决策委员会审批。采购决策委员会根据公司采购政策和实际情况，对采购申请进行审议，做出审批决定。3.采购实施确定采购方式：根据采购物资或服务的性质、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。制定采购文件：采购部门根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价单等，明确采购要求、评审标准、合同条款等内容。发布采购信息：通过公司内部网站、采购平台、媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。供应商选择与评审：采购部门对参与投标或报价的供应商进行资格审查和评审，根据评审标准选择合适的供应商，并与其进行谈判或签订合同。签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。4.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。需求部门按照合同约定和相关标准对采购物资进行验收，填写《采购验收单》，详细记录验收情况，包括物资的名称、规格、型号、数量、质量状况、验收结果等。验收合格的物资，需求部门应在《采购验收单》上签字确认；验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并在《采购验收单》上注明处理情况。5.采购付款采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，核实采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收单的完整性等，确保付款金额准确无误。财务部门审核通过后，按照公司财务制度和合同约定的付款方式进行付款，并及时登记入账。四、供应商管理1.供应商选择供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。供应商评估：采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、技术水平、管理水平、信誉状况、价格水平等方面。供应商选择决策：采购部门根据供应商评估结果进行综合分析，选择合适的供应商，并报采购决策委员会审批。2.供应商考核建立考核指标体系：采购部门制定供应商考核指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等，明确各项指标的权重和考核标准。定期考核：采购部门定期对供应商进行考核，收集相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、价格变动情况、服务反馈等，按照考核指标体系进行评分。考核结果处理：采购部门根据供应商考核结果，对供应商进行分类管理，对于考核优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于考核不合格的供应商提出整改要求或终止合作关系。3.供应商激励与约束激励措施：公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作、延长付款期等激励措施，以提高供应商的积极性和合作意愿。约束措施：公司与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，对于供应商违反合同约定的行为，采取扣除保证金、罚款、终止合作等约束措施，以维护公司的合法权益。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应风险、价格风险、合同风险、法律风险等。采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时调整采购策略，合理安排采购计划，降低市场波动对采购成本和供应的影响。质量风险应对：选择质量可靠的供应商，加强对采购物资的检验和验收，建立质量追溯机制，如发现质量问题及时与供应商协商解决，确保所采购物资符合质量要求。供应风险应对：与主要供应商建立长期稳定的合作关系，签订供应保障协议，定期评估供应商的供应能力，制定应急预案，如寻找替代供应商、增加安全库存等，以应对供应中断等风险。价格风险应对：通过招标采购、竞争性谈判、询价采购等方式，引入竞争机制，降低采购价格；与供应商协商签订价格调整条款，如根据市场价格波动情况调整采购价格；加强成本分析和控制，优化采购成本。合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰、权利义务对等；在合同执行过程中，加强监督和跟踪，及时发现和解决合同履行过程中的问题，防范合同纠纷。法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规；对于重大采购项目，咨询专业法律意见，防范法律风险。六、采购信息管理1.采购信息收集采购部门通过多种渠道收集采购信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息、政策法规信息等。建立采购信息收集机制，明确信息收集的责任人和渠道，定期收集和整理采购信息。2.采购信息分析与利用采购部门对收集到的采购信息进行分析和研究，为采购决策提供依据。利用采购信息，优化采购计划，选择合适的采购方式和供应商，降低采购成本，提高采购效益。3.采购信息保密采购部门应加强对采购信息的保密管理，确保采购信息的安全。对涉及公司商业秘密、供应商信息、采购价格等敏感信息，严格限制访问权限，防止信息泄露。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的违