政府某单位采购管理制度

PAGE政府某单位采购管理制度一、总则（一）目的为了加强政府某单位采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府某单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与竞争。4.公正诚信原则：采购过程公正，诚实守信，维护各方合法权益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划和采购需求。组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等。监督采购合同的签订、履行和验收。协调处理采购过程中的争议和问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的评审和验收工作。3.财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核。对采购资金使用情况进行监督和审计。4.监察部门对采购活动进行全程监督，查处采购过程中的违规违纪行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案应经本单位内部审核后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理部门审核后，报财政部门批准。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.监察部门应加强对采购预算执行情况的监督，防止出现违规使用预算资金的行为。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据批准的采购预算和实际工作需要，编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购金额等内容，并报本单位领导审批。（二）计划执行1.采购管理部门应按照年度采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.如因特殊情况需要调整采购计划，采购管理部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经本单位领导审批后执行。（三）计划监督1.采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行检查和总结，并向本单位领导汇报。2.监察部门应加强对采购计划执行情况的监督，确保采购活动按照计划有序进行。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.采购管理部门应按照相关法律法规和规章的规定，组织实施公开招标采购活动。（二）邀请招标1.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购管理部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购管理部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，并报本单位领导审批。（五）询价1.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购管理部门应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。（六）采购方式审批1.采购管理部门应根据采购项目的性质、金额等因素，按照规定的采购方式选择适用的采购方式，并报本单位领导审批。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，未经批准不得采用其他采购方式。五、采购程序管理（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购申请表应经需求部门负责人签字确认后，报采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到采购申请表后，应进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.采购申请表经采购管理部门审核通过后，报本单位领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准的采购申请，按照选定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标方式的，采购管理部门应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。3.采用邀请招标方式的，采购管理部门应向选定的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。4.采用竞争性谈判方式的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。5.采用单一来源采购方式的，采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报本单位领导审批后，与供应商签订采购合同。6.采用询价方式的，采购管理部门应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，确定成交供应商。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购货物、工程和服务的规格、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购管理部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。2.需求部门应及时验收采购货物、工程和服务，如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购管理部门和供应商。3.采购管理部门应监督采购合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（六）验收管理1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购货物、工程和服务的数量、质量、规格等进行检查和测试。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。4.如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门和供应商，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。*（七）资金支付*1.财务部门应按照采购合同约定和相关财务制度，审核采购资金支付申请。2.采购资金支付申请经财务部门审核通过后，报本单位领导审批。3.财务部门应按照审批结果及时支付采购资金。六、采购文件管理（一）文件编制1.在采购活动实施过程中，采购管理部门应根据不同采购方式和采购阶段，编制相应的采购文件，包括招标公告、招标文件、投标邀请书、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购要求、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）文件审核1.采购文件编制完成后，采购管理部门应组织相关人员进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性等。2.采购文件审核通过后，报本单位领导审批。（三）文件存档1.采购活动结束后，采购管理部门应将采购文件进行整理归档，妥善保存。2.采购文件存档期限应按照相关法律法规和规章的规定执行，一般不少于十五年。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与本单位采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的要求和特点，从符合资格条件的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素。（三）供应商考核1.采购管理部门应建立供应商考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行考核。2.供应商考核结果应作为供应商后续参与本单位采购活动的重要依据。（四）供应商淘汰1.对于考核不合格或出现严重违约行为的供应商，采购管理部门应将其列入淘汰名单，禁止其参与本单位后续采购活动。2.采购管理部门应定期清理淘汰供应商名单，确保名单的准确性和有效性。八、采购内部控制与监督检查（一）内部控制1.本单位应建立健全采购内部控制制度，明确采购各环节的职责分工、工作流程和风险防控措施。2.采购管理部门应定期对采购内部控制制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。（二）监督检查1.监察部门应加强对采购活动的全程监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金的安全使用。3.审计部门应定