大额物资采购询价制度

PAGE大额物资采购询价制度一、总则1.目的为规范公司大额物资采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证物资质量，特制定本询价制度。2.适用范围本制度适用于公司内涉及金额较大的各类物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等。具体金额标准由公司根据实际情况另行规定并适时调整。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。公开透明原则：采购信息、询价过程、评审标准等应向相关方公开，接受监督。效益优先原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程1.采购申请各部门根据业务需求，填写《大额物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对申请进行初步审核，确认申请的必要性和合规性，对于不符合要求的申请予以退回并说明理由。2.成立询价小组采购部门负责组建询价小组，成员包括采购人员、技术专家、财务人员等。询价小组人数根据采购项目规模确定，一般不少于三人。明确询价小组各成员的职责，采购人员负责组织询价活动、与供应商沟通等；技术专家负责对物资的技术参数、质量标准等进行审核；财务人员负责对采购成本、预算控制等方面进行监督。3.供应商选择与邀请采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并向其发出询价邀请。邀请方式可采用书面函件、电子邮件等，确保供应商能够及时收到询价信息。在邀请询价时，应向供应商明确询价的截止时间、回复要求等重要事项。4.询价文件编制询价小组根据采购物资的具体情况编制询价文件。询价文件应包括物资采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货时间和地点、售后服务要求、报价要求等内容。对于技术复杂或专业性较强的物资，可在询价文件中提供技术规格偏离表，要求供应商填写所提供物资与询价文件要求的差异情况。询价文件应确保内容清晰、准确，避免出现模糊不清或歧义性的表述，以保证供应商能够准确理解采购需求并进行报价。5.供应商报价供应商在收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包括物资单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容，并加盖单位公章。供应商应在规定的询价截止时间前将报价文件送达指定地点或通过指定方式提交给采购部门。对于逾期送达的报价文件，询价小组不予受理。采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价文件的完整性进行初步审核。审核内容包括报价文件是否齐全、是否加盖公章、报价是否清晰等。对于不符合要求的报价文件，及时通知供应商进行补充或修正。6.询价评审询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审过程中，应按照询价文件规定的评审标准进行，主要评审因素包括报价、物资质量、交货期可靠性、售后服务能力等。采用综合评分法的，应根据各评审因素的重要程度确定相应的权重，计算出各供应商的综合得分。综合得分最高的供应商为推荐中标候选人。评审过程中，询价小组可要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。供应商应在规定的时间内作出回复。询价小组应做好评审记录，记录内容包括评审过程、各供应商的报价及评审意见等。评审记录应由询价小组全体成员签字确认，作为采购决策的重要依据。7.确定中标供应商根据询价评审结果，采购部门确定中标供应商，并将中标结果通知所有参与询价的供应商。向中标供应商发出《中标通知书》，明确中标物资的名称、规格型号、数量、价格、交货时间和地点等内容。中标通知书具有法律效力，双方应按照通知书的要求履行各自的义务。对于未中标的供应商，采购部门应及时向其反馈未中标原因，感谢其参与询价活动。三、供应商管理1.供应商资质审核在选择供应商时，采购部门应严格审核其资质。要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。对供应商的资质进行实地考察或通过第三方机构进行核实，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。对于资质不符合要求的供应商，不得纳入询价范围。2.供应商评价与考核建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。根据评价结果对供应商进行考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为优秀的供应商，在后续采购中可给予优先考虑；对于考核结果为不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、要求整改等，直至解除合作关系。3.供应商信息更新与维护采购部门应定期对供应商数据库中的信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。及时了解供应商的经营状况、产品变化、资质变更等情况，并进行相应的记录和调整。对于不再符合要求或已停止合作的供应商，应及时从供应商数据库中删除，避免在后续采购中出现错误选择。四、监督与管理1.内部监督公司内部审计部门负责对大额物资采购询价活动进行监督检查。定期对采购项目进行审计，审查采购程序是否合规、询价文件是否规范、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。审计部门有权调阅采购活动相关的文件、记录、报表等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督查处。对于违反本制度及相关法律法规的单位和个人，依法依规追究责任。2.外部监督接受供应商、行业协会、政府监管部门等外部机构的监督。对于供应商提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关方。积极配合政府监管部门的检查和审计工作，如实提供采购活动相关资料，对于监管部门提出的问题，及时整改落实。五、保密规定1.参与大额物资采购询价活动的所有人员应严格遵守保密规定，不得泄露采购项目的相关信息，包括采购需求、供应商报价、评审过程、中标结果等。2.对于因工作需要知悉采购项目信息的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。3.在采购活动结束后，对涉及采购项目的文件、资料等应妥善