大额物资采购询价制度规定

PAGE大额物资采购询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司大额物资采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证物资质量，特制定本询价制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及金额较大的各类物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、固定资产等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.诚实守信原则：各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，提前填写《大额物资采购申请表》，详细说明物资名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到申请表后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、必要性、预算金额等。2.如发现需求不合理或存在疑问，及时与申请部门沟通核实，并提出修改建议。（三）询价准备1.根据采购物资的特点和市场情况，采购部门确定询价供应商范围。一般应选择不少于三家具有良好信誉、生产能力和供应能力的供应商作为询价对象。2.采购部门编制询价文件，询价文件应包含物资详细规格要求、技术参数、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务要求等内容。3.准备询价通知书，明确询价的方式、时间、地点、报价要求等事项。（四）询价实施1.将询价文件和询价通知书以书面或电子方式发送给选定的供应商，要求其在规定时间内进行报价。2.采购部门可通过电话、邮件、现场沟通等方式与供应商就询价文件中的相关内容进行沟通，确保供应商理解采购需求。3.供应商应在规定时间内将密封的报价文件提交至采购部门指定地点或通过指定邮箱发送。报价文件应包含报价明细、交货期、售后服务承诺等内容。（五）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，评审人员应包括采购人员、技术人员、财务人员等。2.评审内容主要包括报价的合理性、物资质量、交货期、售后服务等方面。3.对各供应商的报价进行比较分析，评估其性价比，确定初步的中标候选人。（六）实地考察（如有需要）1.对于重要物资采购或对供应商情况了解不够充分的，采购部门可组织相关人员对中标候选人进行实地考察。2.实地考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、仓储物流情况、售后服务能力等。3.根据实地考察结果，对中标候选人进行进一步评估和筛选。（七）确定中标供应商1.根据报价评审和实地考察结果，采购部门提出中标供应商建议，报公司领导审批。2.公司领导审批通过后，确定最终的中标供应商，并向其发出中标通知书。（八）签订采购合同1.采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求，签订正式的采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、物资规格数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。3.合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门存档。三、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确描述采购物资的规格、型号、技术参数等要求，避免出现模糊不清或歧义性的表述，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）完整性包含采购物资的各项详细信息，如质量标准、验收方法、包装要求、交货时间、交货地点、售后服务要求等，不得遗漏重要内容。（三）规范性语言表达应规范、严谨，符合行业通用标准和公司内部规定，避免使用容易引起误解或争议的词汇和语句。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面进行评估。2.要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质证明文件。3.对新申请准入的供应商进行实地考察或背景调查，确保其具备良好的合作条件。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格合理性等方面。2.建立供应商评价档案，记录评价结果，并根据评价情况对供应商进行分类管理。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，及时进行警告或整改通知。2.如供应商在规定期限内未能有效改进，或出现多次违规行为，将其列入淘汰名单，不再与其进行业务往来。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对大额物资采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、供应商选择是否公正等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购活动中违规行为的举报，对举报内容进行及时调查核实。（二）责任追究1.对于在采购询价过程中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，应依法追