大宗货物采购询价制度

PAGE大宗货物采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司大宗货物采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及大宗货物采购的询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等批量采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，提供平等的机会和条件，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：询价过程及相关信息应向参与询价的供应商公开，接受监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高采购效益。二、询价流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，提前填写《大宗货物采购申请表》，详细说明采购货物的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算情况等。3.如发现采购需求不合理或不符合公司规定，采购部门应与需求部门沟通，提出修改建议或不予受理。（三）成立询价小组1.根据采购项目的性质和规模，由采购部门牵头，组织相关技术、质量、财务等部门人员成立询价小组。2.询价小组人数应不少于三人，成员应具备相关专业知识和经验。3.询价小组组长由采购部门负责人担任，负责组织和协调询价工作。（四）制定询价文件1.询价小组根据采购需求制定询价文件，询价文件应包括以下内容：采购货物的详细规格、技术要求、质量标准等；交货时间、地点及方式；报价要求，包括报价有效期、报价方式、报价范围等；供应商资格要求，如营业执照、生产许可证、业绩证明等；评标标准，明确价格、质量、服务等方面的评分权重。2.询价文件应经询价小组全体成员签字确认，并加盖公司公章。（五）发布询价信息1.采购部门通过公司内部网站、行业网站、供应商数据库等渠道发布询价信息，邀请符合资格要求的供应商参与询价。2.询价信息应明确询价文件的获取方式、报价截止时间等关键信息。（六）供应商报价1.供应商应在报价截止时间前，按照询价文件的要求，将报价文件密封送达指定地点或通过指定邮箱发送。2.报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺、营业执照副本复印件、生产许可证复印件等相关资料。（七）报价文件接收与登记1.采购部门负责接收供应商的报价文件，并进行登记。2.登记内容包括供应商名称、报价文件送达时间、报价金额等。3.对逾期送达的报价文件，采购部门应予以拒收。（八）询价小组评审1.询价小组对收到的报价文件进行评审。2.评审过程中，询价小组可要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明。3.评审人员应根据评标标准，对供应商的报价、技术方案、质量保证、售后服务等方面进行综合评价，并填写《大宗货物采购询价评审表》。（九）确定中标供应商1.询价小组根据评审结果，按照评标标准确定中标供应商。2.中标供应商应具备报价合理、技术方案可行、质量保证能力强、售后服务良好等条件。3.如出现两个或以上供应商综合得分相同的情况，询价小组应根据采购项目的实际情况，选择最符合公司利益的供应商作为中标供应商。（十）签订采购合同1.采购部门根据询价小组确定的中标供应商，与其签订采购合同。2.采购合同应明确采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，应报公司相关领导审批，并加盖公司公章。三、询价文件编制规范（一）技术规格要求1.应详细描述采购货物的技术参数、性能指标、材质要求等，确保供应商能够准确理解采购需求。2.技术规格要求应符合国家相关标准和行业规范，如有特殊要求应明确说明。（二）质量标准1.明确采购货物的质量标准，包括验收标准、检验方法等。2.质量标准应具有可操作性，便于供应商提供符合要求的产品，也便于采购方进行验收。（三）交货要求1.规定交货时间、地点及方式，确保供应商能够按时、准确地将货物送达指定地点。2.交货时间应明确具体日期或时间段，交货地点应详细到具体地址，交货方式应注明是送货上门还是自提等。（四）报价要求1.说明报价有效期，确保供应商在报价有效期内的报价具有约束力。2.明确报价方式，如含税价、不含税价等，以及报价范围，是否包括运费、安装调试费等。（五）供应商资格要求1.列出供应商应具备的资格条件，如经营范围、生产能力、资质证书等。2.要求供应商提供相关证明材料，以证明其具备相应的资格。（六）评标标准1.制定科学合理的评标标准，明确价格、质量、服务等方面的评分权重。2.评标标准应客观公正，能够反映采购项目的实际需求和公司的利益诉求。四、询价小组职责（一）组长职责1.负责组织和协调询价工作，确保询价活动顺利进行。2.审核询价文件、评审报告等重要文件，对询价结果负责。3.协调解决询价过程中出现的问题，及时向上级领导汇报询价工作进展情况。（二）成员职责1.参与询价文件的编制，提供专业技术支持和意见。2.对供应商的报价文件进行评审，客观公正地评价供应商的各项指标。3.协助组长完成询价过程中的各项工作，如与供应商沟通、组织开标评标会议等。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，对潜在供应商进行资格审查。2.优先选择具有良好信誉、生产能力强、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商。（二）供应商培训1.对于新入选的供应商，采购部门应组织相关培训，使其了解公司的采购政策、流程和要求。2.培训内容包括询价文件编制、报价要求、合同签订、交货验收等方面。（三）供应商沟通与合作1.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况。2.对于采购过程中出现的问题，应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。3.加强与优质供应商的合作，建立长期稳定的合作关系，共同促进公司的发展。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应对大宗货物采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、采购合同是否履行等。2.采购部门应定期向公司领导汇报大宗货物采购询价工作进展情况，接受领导的监督和指导。（二）外部监督1.主动接受供应商、行业协会等外部机构的监督，对于提出的意见和建议应认真对待，及时整改。2.如涉及政府采购项目，应严格遵守政府采购相关法律法规和政策要求，接受政府采购监管部门的监督检查。七、保密规定（一）保密范围1.询价过程中涉及的采购需求、供应商报价、评标标准、评审结果等信息均属于保密范围。2.任何参与询价活动的人员不得向无关人员透露上述保密信息。（二）保密措施1.询价文件、报价文件等资