大学采购管理制度

PAGE大学采购管理制度一、总则（一）目的为规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学各部门、各学院及所属单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开透明，采购过程公平竞争，采购结果公正合理。3.效益原则：在满足教学、科研和管理需求的前提下，注重节约资金，提高采购效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人、教师代表、学生代表等组成。2.职责研究制定学校采购管理的政策、制度和办法。审议学校年度采购计划和重大采购项目。对采购活动中的重大事项进行决策和监督。（二）采购部门1.职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校采购管理制度。负责编制和执行学校年度采购计划。组织实施具体采购项目，包括采购需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行等。建立采购档案，做好采购信息统计和分析工作。配合相关部门做好采购项目的验收和绩效评价工作。（三）需求部门1.职责根据教学、科研和管理需要，提出采购需求。参与采购需求调研、采购文件编制等工作，提供技术参数、规格要求等相关资料。负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量等进行核实和评价。（四）监督部门1.职责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的合法性、合规性。受理采购活动中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。参与采购项目的验收和绩效评价工作，提出监督意见。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，在规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行审核汇总，结合学校财力状况和采购计划，编制学校年度采购预算。3.学校年度采购预算报采购管理委员会审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。因特殊原因确需调整预算的，应按规定程序报经批准。2.采购部门应根据采购预算安排采购进度，合理控制采购资金支出，确保预算执行的严肃性。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购资金使用合法合规。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的货物、工程和服务采购项目。2.程序采购部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、采购内容及要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件，对潜在投标人进行资格预审。组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购部门根据评标结果确定中标人，发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.程序采购部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。后续程序参照公开招标程序进行。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门组织专业人员对拟采用单一来源采购方式的项目进行论证，形成论证意见。将论证意见报采购管理委员会审批。采购部门与单一来源供应商就采购项目的价格、数量、质量、服务等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（六）电子卖场采购1.适用范围：采购限额标准以下的货物和服务采购项目，可通过电子卖场进行采购。2.程序采购部门在电子卖场平台上注册账号，维护采购需求信息。从电子卖场平台上选择符合需求的商品或服务，下单采购。供应商发货后，采购部门进行验收，验收合格后支付货款。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购部门应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物、工程或服务。3.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督和验收工作。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如需变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，采购部门应按照法律法规规定的程序办理，并及时通知相关部门。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷,采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的,可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。六、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。验收小组应由需求部门代表、技术专家、财务人员等组成。2.大型或复杂的采购项目，验收小组可邀请校外相关专家参与验收。（二）验收内容1.货物验收：主要验收货物的名称、规格型号、数量、质量、性能、外观等是否符合合同约定。2.工程验收：主要验收工程的质量、进度、安全、造价等是否符合合同要求。3.服务验收：主要验收服务的内容、标准、期限、质量等是否达到合同规定。（三）验收程序1.供应商完成采购项目后，应向需求部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.需求部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照合同约定和验收标准进行验收，填写验收报告。3.验收合格的，验收小组出具验收合格证明；验收不合格的，验收小组应明确提出整改意见，要求供应商限期整改，整改完成后重新组织验收。（四）验收监督1.监督部门对采购项目的验收工作进行监督检查，确保验收程序规范、验收结果真实可靠。2.财务部门根据验收合格证明办理付款手续。七、采购绩效评价管理（一）评价主体采购绩效评价工作由采购管理委员会负责组织实施，采购部门、需求部门、监督部门等参与评价。（二）评价内容1.采购效率：包括采购项目的完成时间、采购周期等。2.采购质量：采购货物、工程和服务是否符合合同要求和质量标准。3.采购成本：采购资金的使用效益，是否节约资金。4.采购合规性：采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度的规定。5.供应商管理：对供应商的选择、评价、管理等情况。（三）评价方法1.定量评价：通过对采购效率、采购成本等指标进行量化分析，评价采购绩效。2.定性评价：对采购质量、采购合规性、供应商管理等方面进行定性描述和评价。3.综合评价：将定量评价和定性评价结果进行综合，得出采购绩效评价结论。（四）评价结果应用1.采购绩效评价结果作为改进采购工作、加强采购管理的重要依据。2.对采购绩效优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对采购绩效较差的部门和个人进行督促整改，并视情况进行问责。八、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如法律法规风险、市场风险、供应商风险、合同风险等。2.需求部门、监督部门等应协助采购部门做好风险识别工作，及时反馈相关信息。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类分级，制定相应的风险应对策略。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的采购活动，应采取风险规避措施，如放弃采购项目等。2.风险降低：通过加强采购管理、完善采购程序、选择可靠供应商等方式，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：如通过购买保险等方式，