央企采购管理制度及流程

PAGE央企采购管理制度及流程一、总则（一）目的为规范中央企业（以下简称“央企”）采购管理行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合央企实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于央企总部及所属各级子企业的采购活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和要求进行。2.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订等。3.对采购过程进行监督和管理，确保采购活动依法合规进行。4.建立和维护供应商数据库，对供应商进行评价和管理。5.协调解决采购过程中的争议和问题。（二）需求部门职责1.根据企业生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购过程，提供技术支持和商务谈判协助。3.对采购物资、工程或服务进行验收，确保符合需求。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同审核，对合同中的付款条款进行把关。3.负责采购资金的支付和核算。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况。2.对采购项目进行专项审计，防范采购风险。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据企业年度生产经营计划、预算安排和实际需求，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购管理部门汇总平衡。采购管理部门应结合企业库存情况、市场供应情况等因素，对采购计划进行审核和调整，形成年度采购计划草案。3.年度采购计划草案应提交企业管理层审批。经审批后的年度采购计划应作为企业采购活动的依据。（二）采购计划执行与调整1.采购管理部门应根据年度采购计划，分解制定季度和月度采购执行计划，并组织实施。采购执行计划应明确采购项目的具体实施时间、责任人等内容。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营需要等原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。采购管理部门应会同相关部门对调整申请进行审核，并报企业管理层审批。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入标准，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等内容。2.供应商准入应遵循公开、公平、公正的原则，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合准入标准的供应商中选择入围供应商。3.新供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品样本等相关资料。采购管理部门应组织对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况、质量管理情况等。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，应及时采取警告、暂停采购、取消入围资格等措施。3.采购管理部门应定期对供应商进行考核，考核结果作为供应商后续合作的重要依据。（三）供应商关系维护1.采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量情况等，协调解决合作过程中出现的问题。2.对于重要供应商，采购管理部门应建立定期走访制度，加强与供应商的合作与交流。3.采购管理部门应鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，共同推动企业采购管理水平的提升。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应通过国家指定的招标公告发布媒介发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较少的采购项目。邀请招标应向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容，并经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门收到采购申请表后，应进行初步审核。对于金额较大、技术复杂或涉及重大投资的采购项目，采购管理部门应组织相关部门进行论证，并报企业管理层审批。3.采购实施：采购管理部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。采购实施过程中，应按照相关法律法规和企业制度的要求，进行招标、谈判、询价等工作，并与供应商签订采购合同。4.合同签订：采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经采购管理部门、财务部门、法律部门等相关部门审核。审核通过后的采购合同，应由企业法定代表人或授权代表签字盖章。5.合同履行：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应做好采购物资、工程或服务验收的准备工作。6.验收付款：采购物资、工程或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，需求部门应填写验收报告，并提交采购管理部门。采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商违约风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对策略，明确风险应对措施和责任人。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格变化、供应情况等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式，降低市场风险。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，签订质量保证协议，加强采购物资检验检测，确保采购物资质量符合要求。3.供应商违约风险应对：选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任，加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商违约问题。4.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和培训，提高采购人员的法律意识，在采购活动中严格遵守法律法规，确保采购合同合法有效，避免法律纠纷。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.当采购风险达到预警标准时，采购管理部门应及时发出预警信号，通知相关部门和人员采取应对措施，防范风险扩大。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门内部监督：采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，规范采购操作流程，防止采购过程中的违规行为。2.企业内部审计监督：审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的签订和履行情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.政府监管部门监督：采购活动应接受政府相关监管部